On est clients Dendreo depuis maintenant bientôt 10 ans. On avait besoin de pouvoir centraliser toutes les données à un seul et même unique endroit.
HYSEQUA est client Dendreo depuis 10 ans. Sébastien Auriol, co-fondateur, nous a fait part de son retour après ces nombreuses années à nos côtés.
L'organisme de formation que je représente, ça s'appelle l'organisme de formation HYSEQUA.
On est spécialistes en hygiène et sécurité des aliments, et on propose des formations pour développer les compétences de toutes les personnes du secteur de l'alimentaire. On est vraiment focus sur la partie sécurité des aliments, et on fait ça au niveau national avec Alexandre mon co-associé depuis maintenant bientôt 20 ans. Le siège est sur Bordeaux en Gironde, et on gravite sur toute la France pour réaliser des prestations auprès de l'ensemble des secteurs de l'alimentaire.
On s'est mis sur la plateforme Dendreo pour une raison simple : on était en pleine évolution sur notre organisme de formation, et on avait besoin de pouvoir centraliser toutes les données, les informations à un seul et même unique endroit. Nos assistants et assistantes administratifs et commerciales avaient besoin de pouvoir réduire leurs tâches administratives qui étaient de plus en plus chronophages sur la saisie, double saisie. Il nous a fallu trouver une solution qui nous permette de réduire les points de friction sur la gestion des actions de formation et permettre à l'ensemble de nos collaborateurs de pouvoir avoir un outil efficace sur lequel l'ensemble des informations sont regroupées et d'un point de vue commercial, continuer dans la scalabilité et l'évolution de la société avec un outil qui évolue en même temps que notre activité.
Avant d'avoir Dendreo, notre fonctionnement était un peu archaïque. Je parle de ça il y a un peu plus de 10 ans, on avait des outils qui étaient tous sur des plateformes hébergées sur différents endroits. Tout n'était pas encore en cloud, tout n'était pas encore centralisé sur des éléments disponibles par tout le monde. On avait beaucoup d'éléments sur des documents Word, des documents Excel, beaucoup de tableurs qui venaient retranscrire les informations, le suivi pédagogique et ces choses là. Et du coup, il y a eu beaucoup beaucoup beaucoup, beaucoup de saisie, double saisie et des difficultés à pouvoir intégrer et conserver l'information, l'élément, le support ou la documentation à un endroit clé qu'on puisse tous retrouver.
Donc ça fonctionnait finalement bien, mais c'était très compliqué de pouvoir développer l'activité de formation par le fait que c'était systématiquement des choses qui étaient plus ou moins chronophages.
Plusieurs choses, d'une par l'automatisation que propose Dendreo et par la centralisation des informations, ça a permis à nos équipes de trouver une sérénité et un seul outil dans lequel toutes les informations sont retranscrites. La partie aussi, enlever les frictions. On avait beaucoup de frictions, de ressaisies. Donc on a amélioré aussi la politique RSE, en enlevant les tâches chronophages à nos collaborateurs et en leur permettant de se concentrer sur le cœur d'activité qui est le leur et sur les compétences qu'ils ont à pouvoir mettre en œuvre, l'accompagnement client.
Donc finalement on a via Dendreo éliminé une grosse partie des frictions et ça nous a permis d'accélérer, et ça a permis également à nos collaborateurs de pouvoir trouver la bonne façon et le bon format pour accompagner l'ensemble des entreprises et des participants du début à la fin de l'action de formation, jusqu'aux mises en place sur site ou dans leur activité professionnelle.
Les classes virtuelles ont été lancées, je pense, comme beaucoup d'autres organismes de formation, pendant le COVID, cette période où on a eu une complexité à pouvoir se déplacer dans les dans les établissements ou directement auprès des apprenants. On utilisait les logiciels standards du marché, Zoom, Meet, Teams, qui étaient plus ou moins performants, avec beaucoup de complexité sur certaines structures qui nous interdisaient d'avoir certains logiciels par des problématiques de sécurité.
Ça nécessitait aussi d'avoir beaucoup d'éléments, des liens Teams, des liens Zoom à intégrer, à envoyer à nos participants et tout ce qui allait être connecté par rapport aux signatures, avant Dendreo Live.
Nos formateurs ont trouvé dans Dendreo, comme nos collaborateurs administratifs et commerciaux, la plateforme sur laquelle les interactions avec notre organisme de formation sont toutes retranscrites.
Donc ils ont la possibilité de retrouver leurs agendas, les missions pour lesquelles ils sont appelés à venir intervenir et les thématiques. Ils vont retrouver la totalité des informations avec les informations participants. Pour eux ce qui a changé, c'est beaucoup moins de mails envoyés, une centralisation de l'information et du coup une réduction des canaux de communication. Le canal de communication aujourd'hui, c'est le mail et l'Extranet formateur Dendreo.
On avait beaucoup de mails, beaucoup de demandes de renvoi d'attestations de formation qui devenaient assez lourds administrativement et en terme de de suivi client post formation. Donc l'extranet par rapport aux établissements qui l'ont et qui l'utilisent aujourd'hui, c'est la centralisation de la donnée avec les attestations de formation et tous les éléments qui sont envoyés en amont ou post formation disponibles à l'établissement et pour les participants. Et pour nous, ça nous enlève la partie de relance, ou du moins de renvoi d'information auprès des entreprises.
Les clients ne font pas de retour forcément sur l'utilisation, donc ça veut dire que s'il y a pas de retour, c'est qu'habituellement ça fonctionne pas trop mal. Les seuls retours qu'on va avoir c'est le retour du client qui nous demande de lui renvoyer le mot de passe, parce qu'il a perdu le mot de passe de son extranet. Donc finalement c'est pas grand chose, on renvoie un petit mail automatique, mais hormis la demande du mot de passe que le client a oublié, ce qui arrive finalement à tout un chacun, aujourd'hui on a pas de retour donc pour nous c'est pari gagné.
On attendait le quiz avec impatience. Et l'arrivée du quiz a été pour nous quelque chose de très intéressant, parce qu'il combinait tout ce que nous avions sur des plateformes externes qui n'étaient pas forcément adaptées, avec l'intégration dans l'outil Dendreo pour pouvoir centraliser encore une fois la totalité des informations.
Donc Quiz Pro, on a commencé à l'utiliser sur nos classes virtuelles sur lesquelles on n’avait pas de documents papier, ce qui pouvait être encore le cas sur les classes en présentiel. Et là, depuis quelques mois, on utilise également Quiz Pro, même sur les classes en présentiel où on va faire flasher les participants, ou du moins les faire se connecter à leur extranet, et ils peuvent directement remplir les informations.
Ce que ça a changé, c'est éviter de l'impression papier, donc plus à la course des QCM et des quiz à imprimer la veille de la formation par les formateurs. Pour nous, une économie aussi et une réponse à certains éléments environnementaux sur certains appels d'offres, on nous demande qu'est ce qu'on met en place aujourd'hui, on peut dire qu'on est sur du 0 papier. C'est un point hyper intéressant.
Et ça a été aussi une rapidité d'exécution et de retour de formation, puisque via Quiz Pro on a les éléments en direct sur les questionnaires. Ce qui veut dire que l'administratif chez nous peut, à la fin de l'action de formation, immédiatement réaliser des retours et informer les participants et les entreprises des réponses au quiz. Alors qu'à l'époque ça pouvait prendre beaucoup plus de temps, parce qu'on recevait les documents papier ou scannés, il fallait les interpréter, les traiter. On a vraiment un gain de temps sur cette partie là.
Aujourd'hui, on est dans l'ère de la numérisation, il nous faut des nouveautés et les apprenants attendaient avec impatience de l'interactivité. Les formateurs avaient également besoin de ces outils là pour être sur quelque chose de plus dynamique en fin de formation et relever un petit peu l'accroche de fin de formation comparé au quiz papier. Donc effectivement sur les nouveaux et les différents modules qui sont proposés sur les différentes thématiques, ça permet d'amener quelque chose de nouveau donc c'est que positif.
Le quiz dans Dendreo, ça a été pour nous le soleil après la pluie, parce que tous les quiz proposés par d'autres formats ou d'autres plateformes ne sont pas intégrés dans le parcours de la formation. Donc ça réduit les complexités d'intégration des liens de quiz, les retours aussi sur les quiz.
J'amène les établissements qui sont encore sur des outils tiers à venir s'intégrer sur le Quiz Pro de Dendreo.
Et je sais qu'avec les évolutions que Dendreo met toujours en place régulièrement, même si peut être certains éléments de quiz que l'on peut retrouver sur d'autres plateformes ne sont pas encore mis en place, il y a je suppose des éléments qui vont être améliorés encore, comme c'est déjà le cas au fur à mesure des mois qu'on est en train d'utiliser. Aujourd'hui, je ne changerai absolument pas de plateforme, bien au contraire. Et ça rentre encore dans cette dynamique d'automatisation du parcours de formation.
Les besoins d'il y a 10 ans ne sont pas les mêmes besoins qu'aujourd'hui, et les outils aussi présentés à l'époque ou existant sur les plateformes de l'époque n'étaient pas les mêmes qu'aujourd'hui. On a trouvé chez Dendreo un prestataire qui évolue au fur à mesure des réglementations, des besoins, des Qualiopi ou des éléments qui sont mis en place et demandés par l'administration.
Mais ça a aussi répondu à toutes les questions qu'on avait au fur à mesure des années.
Donc finalement, on a évolué avec les réglementations et les besoins de nos clients et des participants. Et Dendreo a également fait évoluer sa plateforme dans cet objectif là. Aujourd'hui, on est plutôt satisfaits puisque à chaque évolution, Dendreo nous suit et suit le parcours de formation en évolution.
Moi, en ce moment, la fonctionnalité c'est l'automatisation des tâches pour pouvoir réaliser mon workflow totalement automatisé. Aujourd'hui, encore une fois, on s'aperçoit qu'il peut y avoir des éléments à améliorer. Et chez nous, chez Hysequa, l'automatisation pour réduire les frictions administratives, c'est vraiment l'outil qu'on teste, qu'on met en place, qu'on fait évoluer. La partie automatisation, envoi des mailings, inscription automatique, gestion de l'envoi des conventions, inscription automatique des participants sur Dendreo Live... Ça permet de libérer une certaine contrainte administrative. Donc c'est vraiment l'outil clé sur lequel on est en train de travailler, qui est sorti il y a quelques quelques temps déjà, mais finalement qui aujourd'hui nous permet de nous amuser un petit peu à à faire évoluer la société aussi.
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HYSEQUA réalise des missions de conseil, d'audit et de formation en santé et sécurité des aliments au niveau national.
