Contrôle de service fait

Qu’est-ce que le contrôle de service fait ?

Le contrôle de service fait (ou CSF) est une étape obligatoire dans le cadre du financement des actions de formation professionnelle par des fonds publics ou mutualisés (OPCO, Pôle emploi, CPF, État, Régions, etc.). Il consiste à vérifier que la prestation financée a bien été réalisée conformément aux engagements contractuels, légaux et réglementaires.

Ce contrôle intervient après la réalisation de la formation et avant le paiement de l’organisme de formation. Il est déclenché par le financeur (notamment les OPCO) et repose sur l’analyse de pièces justificatives fournies par le prestataire pour prouver l’exécution effective de la prestation.

Le contrôle de service fait est distinct du contrôle qualité, qui évalue la conformité pédagogique et organisationnelle globale des formations.

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Objectifs du contrôle de service fait

Le CSF vise à garantir une utilisation rigoureuse et justifiée des fonds publics ou mutualisés. Ses principaux objectifs sont :

1. S’assurer de l’exécution réelle de la formation : confirmer que les heures prévues ont bien été dispensées.
2. Vérifier la conformité documentaire : analyser les pièces transmises (factures, attestations, émargements, etc.).
3. Protéger les financements publics : éviter les abus, les erreurs ou les fraudes.
4. Autoriser le paiement : le CSF conditionne le versement de la subvention ou du remboursement à l’organisme de formation.

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Quelles sont les pièces justificatives exigées ?

Selon l’arrêté du 21 décembre 2018 modifié, les documents habituellement demandés pour un CSF sont :

• La demande de prise en charge (ou convention de formation)
• L’accord de financement délivré par le financeur
• La facture émise par l’organisme de formation
• Le certificat de réalisation ou attestation de fin de formation
• Le relevé des dépenses (lorsque prévu)
• Les feuilles d’émargement signées (présentiel) ou preuves d’assiduité (distanciel)
• Le programme et les objectifs pédagogiques
  

Depuis le 13 mai 2024, les OPCO peuvent également solliciter tout document complémentaire, notamment en cas de doute, de plainte ou d’anomalie.

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Quand et comment se déroule un contrôle de service fait ?

• Moment : toujours après la réalisation de la prestation, avant le paiement
• Forme : à distance ou sur site
• Portée : il porte sur les formations ayant fait l’objet d’un financement
• Sanctions possibles :
  • Refus de prise en charge si les pièces sont insuffisantes ou incohérentes
  • Signalement aux autorités (DGEFP, DREETS) en cas d’irrégularités graves
  • Blocage du paiement sans impact sur les autres formations non concernées

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Contrôle de service fait vs. Contrôle qualité

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Quels financeurs réalisent un contrôle de service fait ?

Tous les financeurs peuvent le déclencher :

• OPCO
• Pôle emploi
• Régions
• Caisse des Dépôts (CPF)
• AGEFIPH, AGEFICE, FIF PL
• GIE D2OF (mandaté pour le compte des OPCO)
  

À noter : le GIE D2OF s’appuie également sur un référentiel qualité spécifique, distinct de Qualiopi, pour ses contrôles a posteriori.

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Bonnes pratiques pour anticiper un contrôle de service fait

1. Préparez une traçabilité complète de vos actions (avant, pendant, après la formation).
2. Numérisez et centralisez tous les justificatifs dans un espace partagé ou votre logiciel de gestion.
3. Formez vos équipes à l’importance des documents réglementaires (assiduité, suivi, preuve de remise des documents).
4. Assurez-vous que vos outils numériques (émargement électronique, plateforme LMS) soient conformes au RGPD et aux exigences du financeur.
5. Vérifiez les CGU des financeurs : certains OPCO peuvent exiger des pièces spécifiques (adresse IP, logs, signature horodatée…).

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Pourquoi le contrôle de service fait est stratégique ?

Parce qu’il conditionne le paiement des prestations de formation. En cas de refus de prise en charge, c’est toute la viabilité économique d’une action qui peut être remise en cause. Le CSF est également une preuve de maturité organisationnelle : un organisme rigoureux et transparent inspire confiance aux financeurs.

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