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Notes de frais formateurs

Gérez efficacement les notes de frais de vos formateurs

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Dans le cadre de leur mission, vos formateurs internes ou externes peuvent être amenés à engager des frais de fonctionnement (repas, transport, etc.). Avec Dendreo et la fonctionnalité de Note de frais, il devient facile de déclarer, justifier, vérifier, et valider ces frais réels, pour une gestion fluide et efficace.

Saisies directement par les formateurs depuis leur Extranet, les dépenses peuvent être déclarées avant, pendant et après la date de formation prévue.

Dès approbation, elles sont automatiquement comptabilisées dans le budget de vos actions de formation et entrent ainsi dans le calcul de votre marge.

Dendreo gère différents types de dépenses par défaut : repas, hébergement, déplacement/transport, et autres, ainsi que la TVA associée. A chaque dépense, un ou plusieurs justificatifs peuvent être rattachés pour prouver l’authenticité des frais engagés. Ils sont conservés et transmis au client en cas de refacturation.

Si les frais concernent des frais kilométriques, il vous est possible de configurer votre propre barème de remboursement en fonction de la puissance fiscale des véhicules.

Pour chaque frais déclaré, vous pouvez décider s'il doit être refacturé au client ou non, à prix coûtant ou non. Si oui et après approbation, les montants concernés se retrouvent automatiquement dans les montants à financer dans l’action de formation associée. Aucune ressaisie nécessaire pour un risque d’erreur limité ! Et Dendreo vous permet de définir les numéros comptables associés à ces différents types de frais annexes, pour intégration dans vos Exports comptables.

Une interface de suivi des notes de frais avec des tableaux de bord permet à vos formateurs de suivre en temps réel le statut et les remboursements de ces frais.

Coté administrateur, le suivi des notes de frais est disponible sur différentes pages du logiciel Dendreo selon la granularité souhaitée :

  • Depuis la fiche d’une action de formation, pour gérer l’ensemble des notes de frais associées à cette action de formation (tous formateurs confondus)
  • Depuis la fiche d’une formateur spécifiquement
  • Depuis l’interface de gestion des notes de frais pour gérer l’ensemble des notes de frais de votre organisme de formation.

Dendreo vous notifie également par email et/ou directement sur la plateforme lorsqu’un formateur a soumis une nouvelle note de frais pour validation.

⚠️  Cette fonctionnalité est différente de celle qui permet à vos formateurs externes de vous transmettre des factures liées à leurs prestations de formation dont vous pouvez retrouver le fonctionnement sur notre page dédiée aux frais pédagogiques formateurs externes.

Les avantages :

  • 📑Vos formateurs sont autonomes pour déclarer et suivre leurs frais. Plus de mails ou de justificatifs papiers qui s’accumulent !
  • 🙌Un processus de traitement des notes de frais clair et efficace pour un meilleur suivi des frais réels pour vous et vos formateurs.
  • 💪Aucune ressaisie des données pour un risque d’erreur diminué : Une fois que les dépenses sont saisies et validées, les montants s’intègrent automatiquement aux budgets des Actions de Formation.

Cette fonctionnalité est incluse sur tous les niveaux d’abonnements Dendreo mais n’est pas automatiquement activée. Rendez-vous dans la page de configuration pour l’activer !

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