Adopter un logiciel de gestion de la formation n’est pas une étape à prendre à la légère. Pour mieux en comprendre les enjeux, nous avons échangé avec Marie-Florence Auplat, CEO de Puzzle Out Consulting, un partenaire Dendreo qui accompagne les organismes de formation dans l’adoption du logiciel.
Les raisons derrière la mise en place d’un nouvel outil pour gérer un organisme de formation sont éclairantes quant aux besoins en accompagnement qui vont survenir.
Lorsqu’un logiciel “maison”, un éventail d’outils tierces déconnectés ou encore une application qui vieillit dictent le fonctionnement actuel, les raisons pour en changer sont claires :
Dans un tel contexte, on peut s’imaginer qu’un nouveau logiciel sera forcément le bienvenu ! Mais ce n’est pas toujours le cas, et il faut l’anticiper.
Les habitudes, c’est solide…
Même lorsque l’habitude en question est de passer des heures à faire à la main des tâches automatisables, ou de jongler entre de trop nombreux outils non connectés entre eux.
Changer d’habitudes peut être difficile pour l’équipe d’un organisme de formation. Si les utilisateurs finaux de l’outil (équipe administrative, formateurs…) ne sont pas impliqués dans le choix, si les besoins sont mal identifiés, ou si la prise en main n’est pas accompagnée, le déploiement d’un nouveau logiciel de gestion peut avoir des effets contraires à ceux attendus.
“Pour moi, c'est vraiment cette cartographie qui est le point de départ et c'est la co-construction avec les équipes. J'ai un exemple où on avait un client qui voulait protéger ses équipes en disant : on va travailler avec la direction et les managers, mais on va laisser les équipes opérationnelles en dehors de ça, parce qu'il y a déjà une surcharge.
L'idée était bonne, mais en fait, il nous a manqué des choses, parce que ce sont ces personnes-là qui font les métiers du matin au soir et qui connaissent tous les rouages et toutes les exceptions.
Quand on peut travailler avec eux pour co-construire, c'est un vrai atout.”
Marie-Florence Auplat, Puzzle Out Consulting
Pour éliminer ces obstacles avant même qu’ils ne surviennent, un diagnostic des pratiques actuelles est essentiel. Il faut pouvoir cartographier les usages, les besoins, ce qui manque, ce qui doit rester… Afin de faire le bon choix dès le départ, et mener un déploiement efficace.
Dans le choix d’un nouveau logiciel de gestion, il est important de prendre en compte l’accompagnement proposé.
Chez Dendreo, on met l’accent sur l’accompagnement :
Et nos clients s’en réjouissent : 96 % de satisfaction client en 2025, ça fait plaisir à voir ! 76 % des emails traités au support produisent une réponse en moins de deux heures. Ils sont donc accompagnés, tout au long de leur aventure avec nous.
Mais l’avant, ça se passe comment ?
Remontons en arrière dans le processus : l’accompagnement commence bien en amont de la souscription à un outil. Chez Dendreo, c’est le rôle de l’équipe commerciale, qui vous aide à choisir l’offre la plus adaptée. Mais avant même d’arriver jusqu’à nous, vous avez de nombreux choix à faire.
C’est le rôle de partenaires comme Puzzle Out :
“On part toujours en première phase sur la cartographie des processus. C'est souvent une étape qui est sautée en entreprise, parce qu'on part du principe qu'on sait comment on travaille. Et pourtant, c'est la base pour démarrer. [...]
La deuxième étape, c'est vraiment de pousser le logiciel dans ses retranchements et de l'utiliser jusque là où il peut, donc de bien configurer et le paramétrer. Cela se fait avec les équipes, en co-construction. Ce qui m'amène à la troisième étape : la partie d’onboarding, d'implémentation et de formation des équipes.”
Marie-Florence Auplat, Puzzle Out Consulting
Être accompagné dans la transition vers un nouveau logiciel, c’est :
Une fois le choix fait, l’accompagnement continue.
Parce que le travail d’équipe mène à la réussite 🤝
L’accompagnement doit être priorisé de A à Z dans la mise en place d’un nouveau logiciel, et se faire par tous les acteurs impliqué :
En savoir plus sur le partenariat Puzzle Out x Dendreo
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