Une entreprise qui fait de la formation en interne n’est pas un organisme de formation. C’est vrai, mais ces deux environnements de formation ont des points communs ! Faut-il adopter un logiciel de gestion pour délivrer de la formation en interne à ses propres équipes ? Notre réponse : ça dépend…nuance dans l’article.
Pourquoi structurer la formation interne dans une entreprise ? On vous explique ici : Pourquoi structurer la formation en interne dans votre entreprise ?
On peut penser qu’un logiciel de gestion pour la formation ne concerne que les entreprises dont c’est l’activité principale : les organismes et centres de formation. En réalité, toute entreprise qui forme ses salariés peut en bénéficier.
Un logiciel de gestion n’est pas un logiciel commercial, un CRM, ou un outil pour construire et diffuser un catalogue externe. Il comprend ces fonctions, mais la vente de formations vers l’externe est loin d’être son objectif unique.
💡 Ces fonctionnalités destinées à l’activité commerciale d’un OF peuvent aussi servir à la formation en interne ! Par exemple, le catalogue de formations permet aux collaborateurs de consulter toute l’offre et de s’inscrire en autonomie.
Les solutions développées par les éditeurs de logiciels pour répondre aux besoins des organismes de formation correspondent aux besoins de la formation en entreprise : ils se recoupent sur la plupart des points.
La généralisation de la formation corporate est récent : l’accélération des besoins en nouvelles compétences pour suivre le rythme des transitions écologiques et numériques donne un nouveau rôle aux employeurs. Former ponctuellement ses équipes auprès d’OF dédiés ne suffit plus.
La bonne nouvelle, c’est que la formation professionnelle en tant que produit a déjà de nombreuses années derrière elle. Les outils pour la digitaliser et l’organiser efficacement existent donc déjà, et le marché a déjà trié ceux qui ont su faire leurs preuves.
Un logiciel de gestion des formations type ERP n’est pas “un outil de plus”. Enfin si, mais c’est un outil pour en remplacer plusieurs.
Un tableau Excel pour reporter les informations des collaborateurs qui participent aux formations, un Drive partagé dont le lien est envoyé par mail de tous les côtés pour transmettre les support pédagogiques à chacun, encore d’autres mails pour l’envoi des documents de formation…
Comptez en plus un LMS déconnecté du reste du fonctionnement, une comptabilité de l’activité de formation isolée, un outil de visioconférence tiers : on arrive vite à une quantité d’outils qui cause des erreurs, fait perdre du temps, et pourrait être rationalisée.
L’ERP centralise tout :
Résultat : moins d’outils nécessaires, moins d’aller-retours et de tâches faites à la main plusieurs fois. On gagne en temps, en clarté, et en ressources mobilisées.
Quand tout est regroupé au même endroit, il devient facile d’automatiser les tâches chronophages liées aux formations de votre entreprise.
Les informations des collaborateurs sont entrées dans le logiciel, celles des formations aussi : en un clic, le publipostage permet de générer les documents avec toutes les bonnes informations. Immédiatement, leur envoi aux bons contacts peut être programmé à un moment déterminé à l’avance, ou être fait instantanément. Si une signature du document était demandée, dès son retour, elle est stockée de façon sécurisée, dans le bon dossier.
L’automatisation des processus s’applique à chaque étape d’une formation, et fait gagner un temps considérable. Un avantage non négligeable lorsque former n’est pas votre activité principale.
Le LMS n’est pas le seul outil qui peut se connecter pour une remontée directe des informations dans le logiciel de formation. Avec les API, vous pouvez en réalité connecter un peu tout ce dont vous avez besoin. Et cela vaut pour votre logiciel RH.
“À chacun son métier” : chaque logiciel dédié a ses spécificités pour répondre aux besoins particuliers de la tâche pour laquelle vous l’avez mis en place. Pour cette raison, un ERP n’a pas vocation à répertorier votre plan de développement des compétences ou les demandes de formation formulées lors des entretiens annuels des salariés.
Mais il peut être connecté à votre écosystème par API pour automatiser des remontées de données entre le logiciel de gestion des formations et le logiciel RH.
La réponse dépend des besoins et de la structure de l’entreprise et de son activité de formation.
Si vous n’intervenez dans aucun aspect organisationnel des formations de vos équipes et qu’elles sont rares, il y a peu d’enjeu à vous équiper d’un logiciel de gestion pour la formation professionnelle.
Aujourd’hui, la formation n’est plus seulement l’enjeu des organismes dédiés. Même les entreprises qui leur font appel régulièrement commencent à avoir besoin de former en interne en complément pour répondre à la fréquence de ce besoin qui accélère avec les révolutions du marché du travail.
Alors pour structurer ce rôle, elles peuvent suivre l’exemple des organismes de formation et opter pour des solutions modernes de gestion : des logiciels prévus pour la formation, dont l’objectif est d’alléger la charge administrative liée et de rendre aux équipes leur temps précieux pour se concentrer sur leur coeur de métier.
Un ERP ne correspond pas à toutes les activités. Mais il existe sur le marché des solutions flexibles qui s’adaptent à un large panel d’organisations grâce à leurs fonctionnalités approfondies et un accompagnement à la prise en main.
Dendreo peut-il s’adapter à votre activité de formation interne ? Discutons-en : prenez contact !
Non, une entreprise qui dispense des formations n’est pas obligée de se déclarer en tant qu’organisme de formation.
Oui, il est possible pour une entreprise de déclarer un OF et d’obtenir la certification Qualiopi. De nombreuses entreprises font ce choix afin de débloquer la possibilité de financements par des fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, Régions). Si l'entreprise finance seule, la certification n'est pas obligatoire.
Oui, avec une activité de formation déclarée, une entreprise peut vendre ses formations à des stagiaires qui ne font pas partie de ses effectifs. Elle peut donc par exemple ouvrir ses places restantes aux salariés d’une autre entreprise, à des indépendants qui veulent se former, ou même à des particuliers en reconversion par exemple.
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