Dans une entreprise, la formation est un enjeu à ne pas négliger. Non seulement il existe des obligations envers les employés, elle est aussi un levier de croissance et de différenciation.
Trop souvent, elle est gérée de façon déstructurée, malgré sa complexité et son importance. On vous détaille pourquoi votre entreprise bénéficierait d’un processus mieux établi pour gérer la formation interne.
Pour bien visualiser l’ampleur du chantier que représente la formation au sein des entreprises, il est bon d’avoir en tête ses enjeux.
L'article L6321-1 du Code du travail impose à l'employeur deux obligations :
Il peut aussi proposer des formations qui participent au développement des compétences.
Pourquoi :
C’est ce que l’on appelle l’obligation de formation, et elle se manifeste par un plan de développement des compétences et des entretiens de parcours professionnel (ex-entretiens professionnels) : un à l'embauche, un second l'année suivante, puis tous les quatre ans depuis la réforme d'octobre 2025.
À cette obligation s’ajoutent les formations obligatoires.
L’exercice de certaines professions est réglementé et fait l’objet de formations prévues dans des textes. Ces formations concernent notamment les collaborateurs qui sont exposés à certains risques par :
Certaines sont imposées directement par un texte (Code du travail, décret ou arrêté), par exemple les habilitations électriques ou le CACES. D’autres sont rendues obligatoires par l’exposition au risque, par exemple les formations incendie.
💡 Le Passeport de prévention est prévu pour tracer ces formations.
Les entreprises doivent mener des actions d’information et de formation adaptées aux risques professionnels, réalisées sur le temps de travail et rémunérées normalement. Elles découlent de l’évaluation des risques consignée dans le DUERP (document unique d'évaluation des risques professionnels).
Certaines de ces formations font l’objet d’une habilitation, et elles ont une date de péremption : leur durée de validité varie, par exemple 2 ans pour la formation SST et 5 ans pour le CACES R489. Il faut ensuite les renouveler.
L’ensemble des collaborateurs doivent être formés avant toute exposition au risque concerné. De plus, si l’exercice de leur métier est contraint à la détention de l’habilitation, un manquement à la renouveler met en danger leur emploi.
Il est donc important d’avoir des processus solides pour s’assurer de ne manquer aucune date butoir, et de n’oublier personne.
Si la formation n’est pas structurée dans l’entreprise, sa gestion peut rapidement devenir chronophage.
Les managers pour les entretiens annuels, le service RH pour le suivi des demandes de formation, des intervenants extérieurs pour les actions d’information…
Cela fait du monde à coordonner. Sans processus clair ni outil commun, on risque des oublis, des tâches invisibles qui rajoutent à la charge de travail de chacun, et une organisation fragile qui n’encourage pas le développement de la formation comme véritable levier dans l’entreprise.
Structurer sa formation interne permet donc de :
Difficile de gérer davantage que le strict minimum obligatoire sans structure dans votre processus interne de formation.
Mais une fois votre système bien en place, de nouvelles possibilités s’offrent à vous.
Des formations facultatives en plus, pour approfondir des compétences ou en développer de nouvelles, sont un atout pour votre entreprise :
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Même si vous ne formez pas des stagiaires externes mais vos propres équipes, la gestion de la formation en interne ressemble beaucoup à celle d’un organisme de formation professionnelle.
Comme eux, vous devez :
Un organisme de formation interne permet d’apporter de la cohérence pour que la formation ne soit plus un ensemble de petites actions déconnectées. Un service formation structuré facilite un suivi simple et complet.
Pour certaines formations, les entreprises avec un organisme interne peuvent débloquer des financements notamment des OPCO.
Cela permet de proposer davantage de formations aux collaborateurs à un coût moindre pour l’apprenant comme pour l’entreprise.
💡 Renseignez-vous pour chaque OPCO : certains acceptent de financer une formation délivrée par l’OF interne, d’autres exigent de faire appel à un OF externe.
Mais ces financements sont conditionnés à plusieurs règles, dont la détention de la certification Qualiopi. Cette évaluation de la démarche qualité implique une rigueur documentaire importante, afin de répondre à tous les points du référentiel et surtout, pouvoir le prouver.
Ce suivi peut être très chronophage et demandeur s’il n’existe pas de structure bien établie, de rôles bien définis, et d’outils prévus pour la génération et le stockage de tous les documents qui constituent les preuves nécessaires à l’obtention et au maintien de Qualiopi.
Une opportunité manquée, pour simple cause d’une difficulté d’organisation. Dommage, non ?
Votre session de formation aux risques psychosociaux peut accueillir 15 participants, vous payez le formateur externe pour ce volume d’apprenants, mais vous n’avez que 9 inscrits. Pourquoi ne pas ouvrir les places restantes à des apprenants extérieurs ? Indépendants, employés d’autres entreprises sans formation interne…
Avec un organisme de formation interne, vous pouvez ouvrir certaines de vos formations déjà prévues pour vos équipes à des personnes extérieures pour remplir les sessions et rentabiliser leur coût. Il ne s’agit pas de devenir vous-même un organisme de formation, mais de travailler plus stratégiquement avec ce que vous faites déjà.
Votre logiciel RH ne suffit pas.
Il peut suivre les souhaits de formation des collaborateurs au fil de leurs entretiens annuels. Mais il lui manque beaucoup de briques pour gérer entièrement la formation.
Un logiciel dédié vous permet de mettre à disposition un catalogue des formations disponibles, laisser les intéressés s’inscrire directement, gérer les disponibilités, évaluer les prérequis, générer les documents de formation obligatoires, évaluer tout au long de la formation, facturer et payer, organiser vos financements…
La formation professionnelle a ses propres enjeux, parfois complexes, surtout lorsqu’elle est fortement réglementée :
Un outil conçu spécifiquement pour répondre à ces exigences sera bien plus approprié pour organiser la formation.
Ces outils peuvent être connectés aux logiciels RH, et aux LMS qui s’occupent de la partie pédagogique de la formation. Le tout pour un écosystème interconnecté et fluide, où chacun remplit son rôle, sans prétendre pouvoir tout faire.
💡 Peut-on opter pour un outil “fait maison” ? On y répond ici… Lire l’article : ERP marché VS outil maison pour la gestion de la formation
Structurer votre formation interne est un véritable levier pour votre entreprise. En plus de simplifier ce que vous faites déjà, cela ouvre de nouvelles portes pour parvenir à évoluer au rythme aujourd’hui forcé par les rapides changements vécus dans tous les secteurs.
Pour y parvenir, s’équiper d’un logiciel conçu pour la gestion de la formation professionnelle est une étape incontournable.
Non, la certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour former ses équipes en interne. Mais elle conditionne l’accès aux financements sur fonds publics. Elle est donc stratégique pour les entreprises.
S’ils ont les qualifications requises pour délivrer les formations, rien n’empêche des employés d’une entreprise de les assurer auprès de leurs collègues. Cependant, il faudra déterminer dans quelles mesures les heures attribuées à ce rôle rentrent dans leur contrat de travail en l’état et comment elles sont rémunérées.
Oui, grâce à l’API il est possible de connecter Dendreo à vos logiciels existants afin de compléter les briques manquantes pour la gestion de la formation sans perdre votre structure actuelle.
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