C’est le moment de repenser la façon dont vous gérez vos formations. Dans ce processus, la question se pose : quel outil choisir ?
Selon votre profil et vos besoins, les solutions qui s’offrent à vous sont variées. Vous envisagez même de concevoir - ou faire concevoir pour vous votre propre outil de gestion de la formation.
Avant de vous lancer, quelques points pour vous assurer d’avoir bien tout considéré.
ERP est l’acronyme de Enterprise Resource Planning, qui se traduit par “planification des ressources d'entreprise”. Dans le domaine de la formation, on l’appelle parfois à tord LMS, Learning Management System, qui se traduit par “système de gestion de l’apprentissage”.
Le terme LMS semble logique lorsqu’on parle de formation. Mais ces outils se concentrent sur l’aspect pédagogique. Un organisme de formation ou le service formation d’une entreprise ont des besoins de gestion qui s’étendent au-delà de la pédagogie.
Un ERP est un véritable outil de pilotage, qui comprend la gestion de A à Z de chaque formation.
Vous cherchez un outil organisé et fluide pour remplacer les tableaux Excel et outils monotâches qui vous servaient jusque là à gérer vos formations… Un outil “fait maison” pourrait-il faire l’affaire ? Pesons les pour et les contre.
Conçu spécialement pour vous, ou pourquoi pas créé en interne par une personne qui fait déjà partie de votre organisation : l’outil de gestion maison peut sembler être une bonne alternative. En effet :
En réalité, ces avantages ne sont ni totalement positifs, ni exclusifs à un outil conçu en interne.
Dans la conception d’un outil intégralement fait pour votre organisation, des coûts inattendus peuvent survenir à tout moment :
À l’inverse, un outil du marché se présente à vous avec son tarif, clair, transparent, certain.
Au final, l’outil “maison” peut vous coûter plus cher, même si il semblait à l’origine plus économique de payer une fois la conception plutôt qu’un abonnement récurrent à un logiciel marché.
En effet, si l’outil rencontre des problèmes sur le long terme, les résoudre engendrera de nouveaux coûts :
Le délai de conception mais aussi de déploiement de l’outil maison ou sur-mesure peuvent se rallonger de façon inattendue.
Mais même dans le cas où rien ne ralentit le calendrier de déploiement, l’outil du marché gagne la course :
Avec un ERP du marché, vous pouvez vous lancer en quelques semaines. Attendre qu’un nouvel outil soit construit pour vous peut décaler de plusieurs mois votre projet.
Chaque organisme a ses particularités. Mais les éditeurs de logiciel marché en sont conscients, et construisent leurs solutions en conséquence.
Les logiciels les plus performants sont flexibles, adaptables, avec des fonctionnalités que vous pouvez activer ou désactiver, et des options à souscrire ou non selon vos besoins.
Pour une expérience qui s’adapte à votre fonctionnement, il n’est pas nécessaire que l’outil soit construit autour de ce fonctionnement.
Les ERP du marché ont généralement une équipe dédiée à l’accompagnement des clients. Ils sauront vous guider pour utiliser les fonctionnalités existantes de manière à coller à vos particularités.
Et on va peut-être vous froisser un peu, mais… Parfois, il faut aussi accepter de changer ! Vous ne pourrez peut-être pas calquer à l’identique tous vos processus dans le nouveau logiciel. Mais cela sera aussi le cas avec un outil fait maison. Le changement engendre toujours une période transitoire, mais si votre organisme recherche un outil de gestion pour se réorganiser, c’est que vous êtes déjà prêt à y faire face.
La performance et la qualité sont les premiers critères à prendre en compte lorsqu’on choisit un outil. Si le nouvel outil ne présente pas de grande amélioration en termes de performance par rapport à votre ancien fonctionnement, difficile d’en justifier les coûts.
Un outil du marché a déjà démontré sa qualité auprès d’autres clients. Un outil maison doit encore faire ses preuves… et vous serez le premier à le tester. Un pari risqué.
D’autres avantages d’un outil dédié conçu par un éditeur de logiciels de gestion de la formation professionnelle…
Editeur de logiciel pour la formation, c’est un métier. Ce n’est pas celui de votre développeur en interne qui a des centaines d’autres tâches à prioriser. Ni du prestataire qui propose de créer en one-shot un outil sur lequel vous êtes ensuite entièrement autonome. Et encore moins celui du vibe-codeur qui s’est trouvé un nouveau hobby depuis qu’il a découvert l’IA.
Sur le long terme, un logiciel de gestion de la formation doit pouvoir s’adapter :
Il doit aussi réparer rapidement des dysfonctionnements ou bugs qui peuvent survenir, et avoir une équipe prête à vous répondre en cas de panne ou de difficulté pour limiter l’impact sur votre activité. Un éditeur qui conçoit un logiciel dédié est capable d’assurer toute cette maintenance : cela fait partie de son rôle.
Les logiciels du marché permettent une certaine flexibilité : vous pouvez activer ou non des options, utiliser ou non des fonctionnalités, masquer des champs s’ils ne vous concernent pas…
Puisqu’ils s’adressent à des organismes aux profils variés au travers d’un produit unique, ce produit est adaptable. Toutes les options dont vous pourriez avoir besoin s’y trouvent, mais elles ne sont pas imposées. Si un jour vos besoins changent, le logiciel est déjà prêt.
Par exemple, si vous organisez habituellement toutes vos formations en asynchrone, puis décidez de vous lancer dans la classe virtuelle en direct, il vous suffit d’activer l’option visio-conférence. Avec un outil maison pensé et conçu avant l’existence de ce nouveau besoin, il aurait fallu attendre d’ajouter la fonctionnalité, ou de trouver un outil tiers satisfaisant.
L’outil marché vient rarement seul : beaucoup d’éditeurs proposent un accompagnement pour leur prise en main voire de la formation à leur utilisation.
Cette prestation permet de former des utilisateurs clés qui vont travailler sur l’outil au quotidien, et de réduire le délai d’adaptation aux nouvelles pratiques.
Sans cette formation, vous risquez de rallonger la période d’ajustement et de passer à côté d’astuces utiles pour mieux utiliser votre outil.
Les équipes dédiées à cette tâches ne connaissent pas seulement bien l’outil, elles ont aussi des profils de formateurs. Et vous savez combien la formation demande des compétences spécifiques ! Une explication du créateur d’un outil peut être très complète, elle n’aura pas le même effet qu’une formation faite par quelqu’un dont la transmission de connaissances est le métier.
Pour concevoir un logiciel de gestion performant dédié aux spécificités du domaine de la formation professionnelle, il faut une double expertise :
Un logiciel du marché conçu par un éditeur spécialisé remplit ces conditions.
L’équipe derrière un logiciel dédié opère constamment une veille réglementaire pour anticiper les obligations à venir et préparer les développements nécessaires pour y répondre. C’est un travail chronophage et technique : il faut comprendre toutes les nouvelles attentes, les traduire en cahier des charges, et enfin développer les ajustements nécessaires dans le logiciel. Effectuer ce travail en interne est difficile, car cela demande de mobiliser plusieurs personnes sur plusieurs heures par semaine.
La sécurité doit être une préoccupation en haut de la liste de vos priorités. La sécurité de vos données, mais aussi les données d’apprenants, formateurs, clients… Ainsi que la sécurité de l’outil en lui-même pour éviter :
À l’ère de l’IA, les cyberattaques se multiplient. Un outil solide et établi a déjà des protections en place, et des protocoles dédiés pour protéger sa structure et les données qu’il traite.
On finit sur une note importante : un logiciel du marché, déjà utilisé par des centaines d’autres organisations, est un logiciel qui a fait ses preuves.
Il a démontré sa capacité à s’adapter à des organismes et services formation aux profils très différents, au cours de plusieurs années, et a des témoignages clients pour le montrer.
Ces clients ont essayé, challengé, poussé dans ses retranchements le logiciel au fil du temps. Et s’il est toujours là, et toujours apprécié, c’est qu’il était déjà prêt pour convenir à ces usages variés, ou qu’il a su évoluer avec les retours.
C’est une réassurance dont vous ne disposez pas avec un logiciel que vous êtes les premiers à utiliser. Il peut performer au début… mais ce sera vous qui découvrirez ses failles au fil du temps si elles existent.
Le choix d’une solution pour gérer la formation revient toujours aux personnes qui effectuent les tâches au quotidien. Mais avec cet article, nous espérons vous avoir donné des pistes de réflexion utiles dans votre décision.
Pour vous aider à choisir, n’oubliez pas que beaucoup de logiciels proposent des démo ou des essais gratuits. Dendreo propose les deux : n’hésitez pas à en tirer parti pour mieux vous projeter.
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