Lors du choix d’un logiciel de gestion pour votre organisme de formation, il faut penser à tous les besoins de votre activité.

C’est à ce moment que certains ERP dans votre sélection peuvent se démarquer, ou au contraire, quitter la course.

Le terme “LMS” revient très souvent : les Learning Management Systems sont des logiciels connus pour gérer “la formation”. En réalité, ils gèrent surtout la partie pédagogique. En général, c’est donc plutôt un ERP que vous recherchez pour la gestion complète de la formation.

Mais alors, cet ERP a-t-il besoin d’intégrer un LMS complet ? Des fonctions LMS ? D’être LMS-first, avec des fonctionnalités de gestion ? Faut-il prendre deux outils ? On démêle tout cela.

Que fait un LMS ?

Avant toute chose, définissons ce que fait vraiment un LMS.

Un Learning Management System ou système de gestion de l'apprentissage sert à créer, gérer, suivre et diffuser des formations en ligne.

Ils proposent des fonctionnalités comme :

• La création et l’hébergement de contenus pédagogiques dans divers formats comme le texte, la vidéo, ou les contenus interactifs
• La création de parcours de formation combinant plusieurs contenus, évaluations, et des options comme de la gamification
• La diffusion de ces contenus auprès des apprenants
• L’évaluation par des quiz, en cours et en fin de formation
• L’édition de certificats de fin de formation
• Le suivi de la progression des apprenants.

C’est l’outil qui permet de gérer la partie pédagogique des formations. Les LMS du marché sont très complets et permettent de concevoir des contenus d’apprentissage directement dans leurs interfaces. Mais il faut retenir que leur objectif est principalement pédagogique : pour la gestion complète d’un organisme, ils présentent des limites.

LMS, ERP, qui fait quoi ?

En général, on peut distinguer de cette manière les fonctionnalités plutôt propres au LMS et celles de l’ERP :

• Le Learning Management System (LMS) : la conception des contenus, les parcours pédagogiques, les activités, l’évaluation.
• Le logiciel de gestion (ERP) : les inscriptions, le suivi administratif, les documents de fin de formation, le bilan pédagogique et financier (BPF).

Mais certains ERP proposent des fonctionnalités similaires à celles d’un LMS. Par exemple, l’évaluation, les quiz en cours de formation ou encore le suivi des classes virtuelles. Selon l’activité de l’OF, ces fonctionnalités peuvent suffire. Certains OF n’utilisent donc pas de LMS séparé.

Quels sont vos besoins pour votre organisme de formation ?

Pour savoir si votre OF a vraiment besoin d’un LMS complet ou non, cela dépend de votre activité.

Par exemple, si vous ne concevez pas vos contenus pédagogiques (achetés sur-étagère, conçus par vos formateurs externes…), les fonctionnalités d’un LMS dédiées à cet usage ne vous sont pas utiles.

Si vous faites de la formation principalement en synchrone (présentiel et distanciel confondus), majoritairement orientée vers de la pratique, avec des contenus pédagogiques dans des formats vidéo, PDF ou quiz, des fonctionnalités e-learning n’apporteront rien.

À l’inverse, si votre activité consiste principalement en des parcours e-learning complexes, un LMS peut être nécessaire pour répondre à la complexité. Un logiciel spécialisé vous apportera plus d’outils, de détail et de flexibilité.

Déterminez si vous avez besoin :

• De gérer l’administratif et le commercial principalement, avec très peu de gestion pédagogique au-delà du minimum nécessaire dans un OF
• De quelques fonctionnalités pédagogiques plus avancées
• De suffisamment de fonctionnalités pédagogiques complexes pour justifier le recours à un LMS.

Vous n’avez pas vraiment besoin d’un LMS : les fonctionnalités pédagogiques d’un ERP

Si votre OF n’a pas besoin de concevoir des contenus pédagogiques directement via votre outil de gestion, les fonctionnalités pédagogiques d’un ERP suffiront.

Grâce aux fonctionnalités de gestion documentaire et aux systèmes d’extranets ou d’espaces pour les stagiaires et apprenants, la plupart des ERP permettent de gérer de façon très fluide la distribution de supports de formation et ressources pédagogiques.

Les équipes pédagogiques et formateurs peuvent y importer des documents, et y donner accès aux apprenants concernés. Ils peuvent aussi récupérer des documents auprès de ces apprenants, par exemple, les rendus d’exercices complétés.

Les meilleurs ERP comprennent aussi un outil de classe virtuelle intégré, et permettent de réaliser des évaluations et quiz.

Par exemple, dans Dendreo l’outil de visioconférence Dendreo Live Pro permet même de générer un transcript, le transformer en contenus post-formation, et compléter le suivi pédagogique des apprenants.

Les fonctionnalités pédagogiques d’un ERP peuvent couvrir les besoins d’un OF pour qui un LMS n’est pas nécessaire. Il s’agit simplement de choisir le bon ERP.

Vous avez besoin d’un LMS complet : c’est possible grâce aux interconnexions

Après avoir évalué vos besoins, vous avez en effet besoin de toutes les fonctionnalités d’un LMS ? Pas besoin de sacrifier le LMS pour l’ERP, ni l’inverse.

Notre suggestion : privilégier le choix de votre ERP, qui sera votre outil complet. Puis, parmi ses fonctionnalités, assurez vous qu’il permette de connecter un LMS. L’avantage d’une telle connexion avec un outil externe : vous avez aussi le choix du LMS, contrairement à un ERP qui l’intègre déjà et ne vous laisse pas d’option. Mais il fonctionnera sans passer constamment d’un outil à l’autre, l’interconnexion permettant de masquer qu’il s’agit de deux outils distincts.

La synchronisation fait remonter automatiquement les données entre vos deux logiciels : informations des apprenants, leur progression dans le parcours e-learning, documents transmis… Elle permet aussi la connexion avec un identifiant unique, pour limiter le nombre d’accès différents par utilisateur.

Il existe deux options pour qu’un logiciel de gestion permette la connexion avec un LMS :

• L’intégration native avec des LMS spécifiques du marché : un vrai partenariat entre l’ERP et le LMS, qui vous assure de la compatibilité entre les deux logiciels.
• L’intégration avec un connecteur universel pour n’importe quel LMS : cette option est conditionnée à la compatibilité du LMS et à la participation de ses équipes pour effectuer la connexion.

Dendreo par exemple propose les deux en option : 5 intégrations natives avec des LMS populaires (Dokeos, Moodle, Thinkific, 360Learning, Rise Up) sont disponibles, mais aussi un connecteur universel pour élargir les possibilités.

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Et les ERP avec LMS intégré ?

Certains ERP intègrent déjà leur propre LMS.

Il est possible qu’il s’agisse d’un logiciel externe acheté par l’éditeur de l’ERP, ou d’un outil développé par le même éditeur.

Pour les utilisateurs, l’expérience est comparable à l’intégration avec un LMS externe. Le principal point de vigilance : cette option vous enferme avec un seul éditeur, alors que les intégrations de LMS distincts de l’ERP permettent de choisir avec plus de précision le LMS qui vous convient le mieux.

Conclusion

Parce que le terme LMS est populaire dans le secteur de la formation, on peut le confondre avec le TMS, ou encore l’ERP. On peut aussi croire que tous les organismes de formation ont besoin d’un LMS, et seulement d’un LMS, en oubliant qu’ils ne couvrent pas toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion administrative et commerciale complète d’un OF.

Chaque OF, selon son activité, aura des besoins différents. ERP sans volet pédagogique, fonctionnalités LMS intégrées à un ERP ou connexion à un LMS externe : les options sont variées, à vous de choisir celle qui vous convient.

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