Paperasse, tâches administratives, normes de qualité toujours plus exigeantes : les organismes de formation sont submergés au quotidien.
En décembre 2024 les OFs clients Dendreo ont dit passer 45h par mois sur la gestion. C'est un chiffre énorme et pourtant, selon nos calculs, en dessous de la réalité.
Alors derrière "gestion" se cache beaucoup de choses, les convocations que vous envoyez à vos participants, les conventions, contrats, factures, questionnaire de satisfaction, suivi des financements, le BPF, Qualiopi... On pourrait continuer encore longtemps !
Et il ne faut pas non plus oublier tous les échanges que vous avez avec les parties prenantes, ou les parcours e-learning. En bref, la gestion c'est tout ce qui n'est pas lié à la pédagogie.
Mais il existe une solution pour alléger considérablement votre charge de travail tout en boostant l'efficacité de votre organisme.
Nous parlons ici de l'automatisation et de la digitalisation de votre gestion grâce à un ERP (Enterprise Resource Planning) ! C'est un outil puissant qui améliorera considérablement votre efficacité quotidienne. Voici les 5 principales raisons pour lesquelles vous devriez franchir le cap et utiliser un logiciel de gestion.
Vous passez au minimum 10 heures par semaine sur la gestion de votre organisme de formation :
La monotonie de ces tâches répétitives à faible valeur ajoutée et les urgences du quotidien peuvent mener à des erreurs de saisie ou des oublis !
Se tromper sur l'orthographe d'un prénom, oublier une pièce jointe, valider une présence par erreur...
L’automatisation de ces tâches réduit à la fois :
Un logiciel de gestion améliore la précision et la fiabilité de vos opérations. Il vous offre un gain de temps qui permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos offres de formation.
Combien de temps vous fait gagner un logiciel de gestion ?
Vos apprenants sont la clé de votre succès. Il est essentiel de leur offrir une expérience de formation optimale, sur mesure et en phase avec leurs attentes. Un ERP vous dote d'outils pour :
Grâce à la centralisation de toutes les informations dans un seul système.
L’accès aux informations est facilité pour les apprenants, qui peuvent suivre leurs progrès et bénéficier de parcours flexibles.
Une satisfaction accrue et de meilleurs résultats !
Vous voulez un exemple ? Allez jeter un œil sur les Extranets de Dendreo : un vrai couteau suisse pour vos apprenants.
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Le marché de la formation est en évolution constante.
C'est très souvent la course, et la concurrence peut être rude ! Pour se développer rapidement et sereinement, il faut être en capacité de prendre des décision éclairées basées sur des chiffres et des faits.
Voici comment un ERP de gestion pour organisme de formation vous aide dans ce domaine :
L’adoption d’un logiciel innovant et qui évolue fréquemment donne à votre OF une image moderne. Elle donne à vos clients confiance en votre capacité à accompagner leurs besoins au cours des évolutions inévitables.
En utilisant un ERP de qualité, vous démontrez votre détermination à fournir une expérience de formation optimale et exceptionnelle.
Attention : dans ce paragraphe il va être question de Qualiopi, RGPD, etc... âmes sensibles s'abstenir 🤣
La réglementation encadrant le secteur de la formation est de plus en plus stricte. Les normes Qualiopi, le RGPD, les obligations légales... Autant d'impératifs à respecter sous peine de lourdes sanctions. Mais assurer la conformité de votre OF à toutes ces exigences est un véritable casse-tête.
Un ERP vous simplifiera grandement la tâche.
Il vous permet de centraliser toutes les informations relatives à vos formations et à vos apprenants. Ainsi, vous pouvez facilement générer des rapports et fournir des preuves de conformité aux organismes de contrôle.
Grâce à sa conception sur mesure pour les organismes de formation, l’ERP intègre nativement les différentes contraintes.
Vous pourrez ainsi vous consacrer sereinement à votre cœur de métier, en toute conformité.
Certain de nos clients nous ont même dit qu'il ne stressaient plus avant de renouveler leur certification Qualiopi !
💡 Notre guide Qualiopi intégré vous permet de gagner du temps en vous assurant de disposer de tous les éléments nécessaires lors de votre audit !
Dernière raison, mais non des moindres : un ERP constitue un formidable outil de communication et de collaboration pour vos équipes.
Combien de mails, de pièces jointes, de cc, de cci, devez vous gérer chaque jour ? On n'ose même pas imaginer le chiffre...
Un logiciel dédié centralise toutes les informations essentielles en un point unique, accessible à tous selon les droits qui leur sont attribués.
Fini les allers-retours incessants de mails et les versions multiples d'un même document. Les données, la documentation et les ressources pédagogiques sont partagées efficacement. Chacun dispose en temps réel des éléments dont il a besoin pour travailler.
De plus, l’envoi de certaines communications peut être entièrement automatisé depuis des modèles personnalisables. Envoi de conventions, rappels, RSVP… c’est autant de mails que vous n’aurez plus à envoyer manuellement.
Mettre en place des outils de gestion permet de gagner en efficacité.
Automatiser et digitaliser la gestion de votre organisme de formation devient une nécessité. Dans le contexte actuel, pour répondre aux exigences du marché et rester compétitif, un ERP est l’option idéale.
Il vous permet de :
Ne prenez pas de retard sur vos concurrents ! Donnez à votre organisme de formation les moyens de réussir. Vous offrirez ainsi à vos apprenants une expérience optimale dont vos clients parleront autour d’eux.
Dendreo est pensé pour accompagner toutes les facettes de votre activité au quotidien. Le logiciel est conçu pour répondre aux besoins spécifiques des organismes de formation. Il s’améliore constamment grâce à des équipes réactives et à l’écoute de nos clients.
Envie de tester les fonctionnalités de Dendreo ? Créez votre compte gratuitement pour l’essayer !
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