Comment une solution de gestion de la formation libère du temps de travail administratif aux OF

Votre objectif : passer moins de temps sur la gestion administrative de votre OF.

La solution : un logiciel de gestion de la formation !

Comment ? On vous explique ⬇️

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Les tâches administratives chronophages qu’un OF a besoin d’automatiser

Au quotidien, certaines tâches inévitables au sein d’un OF prennent beaucoup de temps : environ 5 heures par jour sont passées sur la gestion administrative et commerciale. Ce temps pourrait être largement réduit.

Sans être exhaustif :

• La création des documents (contrats, conventions, attestations, …)
• La mise en ligne de nouvelles formations
• La planification de créneaux de formation
• Le suivi des opportunités commerciales
• L’inscription d’apprenants à des parcours
• L’envoi de communications comme des rappels ou des demandes de documents et signatures
• Le tri de documents administratifs
• L’émission de factures…

Ce que ces tâches ont en commun ?

• Elles prennent beaucoup de temps
• Elles sont répétées des dizaines de fois par jour (ce qui au final, prend aussi beaucoup de temps)
• Elles sont une suite d’actions répétitives
• Elles sont relativement simples dans leur structure
• Elles requièrent beaucoup d’attention et de vérification : lorsqu’on entre manuellement des centaines de lignes d’information, il faut s’assurer de la bonne orthographe, d’entrer les bons chiffres, au bon endroit…
• Elles ont une faible valeur ajoutée : la créativité ou l’expertise de la personne qui les réalise ne sont pas sollicitées
• Elles présentent des risques d’erreur (doubles saisies, envoie à la mauvaise personne, …)
• Elles sont absolument essentielles au bon fonctionnement de l’OF

Ces tâches prennent une place importante dans le temps de travail dédié à l’administratif. Dans les petits OFs sans équipe dédiée à ces tâches, ce sont même les équipes pédagogiques ou les dirigeants qui s’en chargent. Autant dire que tous ont mieux à faire !

Les capacités d’une solution de gestion pour vous faire gagner du temps

Un logiciel de gestion performant vous permet de gagner du temps de plusieurs manières.

D’abord, tout simplement parce que tout est centralisé :

• Vos contacts
• Vos documents
• Vos formations
• Vos informations et opérations financières
• Vos inscriptions, etc.

Fini les allers-retours entre un tableau Excel, puis un autre, un logiciel maison qui ne fait que la moitié du travail, un Cloud partagé avec quelques collègues, votre boîte mail… On gagne déjà pas mal de temps à ne pas devoir chercher le bon document ni répéter des opérations d’un processus à un autre.

💡 C’est un gain de temps conséquent pour maintenir la conformité règlementaire et Qualiopi : tout se trouve au même endroit, ce qui diminue votre charge mentale et vous permet de vous concentrer sur le cœur de votre activité. Vous savez que toutes vos preuves sont à jour et bien rangées, plus besoin de vous en soucier !

Un logiciel de gestion de la formation vous fait gagner encore plus de temps grâce à sa capacité d’automatisation :

• Génération automatique des documents liés à la formation
• Envoi automatique de la convention de formation après validation de l’inscription
• Mails de rappels quelques jours avant la formation, au moment que vous choisissez
• Rappels aux formateurs avant leurs sessions
• Rappels aux apprenants de répondre aux évaluations ou questionnaires de satisfaction
• Enregistrement des documents transmis par vos clients et stagiaires dans les bonnes bibliothèques
• Renseignement de votre bilan pédagogique et financier (BPF)…

Ce n’est pas tout : vous entendez tout le temps parler d’IA depuis quelques années, et cet article ne fera pas exception. Et ce n’est pas par hasard ou par phénomène de mode : elle promet un gain de temps majeur au quotidien si elle est bien intégrée !

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L’IA dans votre solution de gestion de la formation

D’après le Baromètre 2025 de l’IA dans la formation professionnelle de Septeo Education, 92% des professionnels de la formation voient en l’IA une opportunité de gagner du temps.

C’est donc sans surprise qu’une majorité se prépare à l’intégrer au quotidien. Cette intégration se fera notamment par la présence de fonctionnalités IA dans leurs logiciels et outils, et notamment les ERP.

Dans un logiciel comme Dendreo, l’intelligence artificielle est une alliée des personnels des organismes de formation.

Elle permet de gagner un temps considérable grâce à des fonctionnalités comme :

• La programmation intelligente de créneaux de formation par la commande vocale
• La génération d’images d’illustration pour vos formations
• La génération de contenu texte comme des descriptifs des modules de formation
• La correction, traduction et enrichissement de contenus
• Le pré-remplissage des modules de formation par l’importation d’un document PDF
• La génération de questionnaires et de quiz
• L’analyse de la satisfaction pour l’amélioration continue
• La retranscription et le résumé automatique des classes virtuelles pour améliorer l’accessibilité et le suivi

En savoir plus sur l’IA dans Dendreo

En rajoutant une dimension supplémentaire aux fonctionnalités déjà existantes dans les logiciels de gestion, l’IA devient un outil du quotidien pour les OFs en quête de gain de temps.

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Les opportunités à saisir grâce à un logiciel de gestion

Gagner du temps oui, mais pour en faire quoi ?

Les tâches chronophages du quotidien peuvent ralentir d’autres activités pourtant centrales dans un OF.

Si les formateurs doivent gérer manuellement les émargements et l’administration des quiz, ils ont moins de temps pour préparer les formations, corriger les rendus des apprenants, ou encore pour de l’accompagnement individuel.

Si les gérants de l’OF passent des jours voire des semaines à rassembler les informations éparpillées pour réaliser leurs bilans comptables et BPF, la mise en place de la stratégie de croissance de l’OF peut être ralentie.

→ Le temps passé sur des tâches répétitives empiète sur le temps qui pourrait être alloué à d’autres tâches tout aussi importantes, et dans lesquelles l’humain n’est pas remplaçable.

Mais ça ne s’arrête pas là !

Dégager du temps supplémentaire permet aux personnels des organismes de formation de faire preuve d’initiative, de créativité et de stratégie pour saisir des opportunités autrement ignorées. En plus de fonctionner de manière plus fluide, vous pourrez :

• Penser à de nouvelles offres de formation pour attirer un nouveau public
• Proposer des formats innovants et inédits à vos clients
• Explorer de nouveaux marché et des opportunités commerciales
• Prendre le temps de bien faire de la veille sur les innovations du secteur de la formation
• Vous former aux nouveaux enjeux (technologies, RSE…) pour maintenir des compétences à jour qui serviront à développer l’activité de votre OF en suivant les besoins du marché…

On laisse place à votre imagination pour toutes les autres possibilités qui vous attendent 😄

Et avec Dendreo, nos clients gagnent en moyenne 55h par mois sur la gestion administrative et commerciale. Prêts à découvrir comment un logiciel de gestion performant va transformer votre quotidien ?