Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est une obligation annuelle pour tous les organismes de formation. À transmettre cette année avant le 31 mai 2025, ce document est essentiel pour respecter vos obligations légales. Comment remplir votre BPF ? On vous dit tout !
Le BPF est un formulaire Cerfa obligatoire qui retrace l'activité de formation professionnelle. Il s'applique à tous les dispensateurs de formation disposant d'un numéro de déclaration d'activité (NDA) depuis plus de 3 mois, y compris les CFA et établissements publics.
Il doit couvrir votre dernier exercice comptable de 12 mois, sauf exception.
⚠️ Les organismes sans activité doivent également le transmettre, avec la mention "néant".
À savoir :
Le BPF comprend trois sections principales :
Cette première partie regroupe vos informations d'identité, votre NDA, et votre numéro Siret, dans le cadre A. Ces informations sont généralement préremplies, mais vérifiez les bien ! Dans le cadre B, indiquez la période de référence. Ce cadre indique également si vous avez délivré au moins une action à distance.
Cadres C, D et E.
Cette section présente vos produits et charges liés à l'activité de formation professionnelle. Vous devez indiquer :
Cette partie détaille vos actions de formation, notamment :
Dans le cadre F, ces informations concernent les formations dispensées par votre OF, ou confiées à un autre OF de votre part.
Pour les formations où vous êtes sous-traitant, rendez-vous dans le cadre G.
Entrons dans le détail, accrochez vous !
Généralement pré-rempli par l’administration, le cadre A renseigne l’identification de votre organisme. Il reste de votre responsabilité de vérifier que les informations sont correctes.
Il comprend :
Dans le cadre B, renseignez la période de référence de votre dernier exercice comptable clos.
Normalement égale à 12 mois sauf si vous venez de créer, modifier ou cesser votre activité, cette période ne correspond pas forcément à l’année civile. Par exemple :
Indiquez également si vous avez dispensé au moins une action à distance. Pour rappel, les actions de formation tout ou en partie à distance doivent comprendre obligatoirement :
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Pour renseigner cette partie, référez vous à la balance des produits de votre exercice comptable (comptes de produits de la classe 7).
💡 Attention, vous devez bien tenir une comptabilité séparée si vous avez une activité multiple : ne renseignez que les produits concernant l’activité de formation professionnelle.
Les produits à prendre en compte :
C’est l’engagement et non l’encaissement qui est pris en compte.
Comment les renseigner :
💡 Pour remplir les lignes 1 à 10, demandez vous : “Qui me paie ?”
Pour remplir les lignes a à g, demandez vous : “Quel dispositif est utilisé par l’apprenant ?”
La ligne 10 du cadre C du BPF concerne les produits provenant de contrats conclus avec d’autres organismes de formation.
Attention, il s’agit bien ici des produits ! Prenez donc en compte les fonds provenant d’autres organismes de formation pour lesquels vous avez réalisé des actions de formation.
La ligne 11 concerne les autres produits issus de l’activité de formation tels que :
Ces produits ne doivent pas être facturés dans un montant global avec les frais de formation.
Pour remplir le cadre D du BPF, référez vous à la balance des comptes de charges de la classe 6 dans votre exercice comptable.
Comme pour les produits, seuls les charges liées à l’activité de formation professionnelle doivent être prises en compte. En ce qui concerne les charges mixtes, comme les frais de structure tels que le loyer ou l’électricité, appliquez des clés de répartition pour les comptabiliser en partie.
Pour distinguer les charges liées à l’activité de formation professionnelle de celles qui ne le sont pas, vous pouvez par exemple les diviser en fonction des mètres carrés occupés par chaque activité ou des heures de prestation réalisées. Vous pouvez aussi choisir d’autres méthodes du moment qu’elles sont justifiées et documentées.
Renseignez sur la première ligne le montant total des charges liées à l’activité de formation, puis :
Les prestataires indépendants qui délivrent une prestation pour votre OF dans le cadre d’une sous-traitance doivent être distingués dans le cadre E, ligne 2. Le personnel détaché ou prêté à l’entreprise ne doit pas être pris en compte : il convient de procéder par refacturation et non par prise en compte de leurs salaires.
Le cadre E identifie les personnes qui dispensent des heures de formation pour votre OF. Indiquez ici le nombre de formateurs, et le nombre d’heures dispensées, à l’entier le plus proche.
Le nombre d’heures de formation ne comprend pas les heures de préparation : comptez les heures en face-à-face avec les apprenants.
Si vous avez fait appel à un organisme extérieur qui a fait intervenir plusieurs formateurs, distinguez chaque formateur individuellement.
Il s’agit des intervenants internes de votre OF, qui ont un lien juridique ne pouvant pas être qualifié de sous-traitance. Comptabilisez :
À noter : une personne peut être comptée sur plusieurs lignes si elle a changé de statut au cours de la période. Les heures de formation seront renseignées au pro-rata.
Comptabilisés précédemment, les formateurs qui dispensent des formations de façon non lucrative ne sont pas pris en compte ici, même s’ils sont mis à disposition par un autre organisme.
Renseignez les personnes qui dispensent des heures de formation pour le compte de votre organisme dans le cadre d’un contrat de sous-traitance ou sur honoraires.
Comptez aussi les formateurs salariés d’une société de portage salarial, qui interviennent pour le compte de votre OF.
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Il s’agit ici des stagiaires et heures-stagiaires dans le cadre d’actions de formation dispensées directement par votre organisme. Les actions pour lesquelles votre organisme est sous-traitant seront renseignées dans le cadre G.
Dans le cadre F-1, vous devrez renseigner le nombre de stagiaires en fonction de leur statut :
Chaque apprenant est compté autant de fois qu’il a suivi d’actions de formation. Une même personne peut donc apparaître plusieurs fois.
Cependant? une personne ne peut être identifiée que dans une seule ligne pour une même action de formation. Si elle correspond à plusieurs statuts, choisissez une seule catégorie. Le titre de “particulier” l’emporte sur les autres catégories.
Les heures à prendre en compte sont les heures effectivement passées en formation. Si un apprenant est partiellement ou totalement absent lors de sa formation, même si l’organisme facture intégralement la prestation, les heures-stagiaires doivent être comptées au pro-rata de sa présence effective.
À noter :
Dans le cadre F-2, renseignez les formations confiées en totalité ou en partie à un autre OF.
Il y aura donc une correspondance avec le nombre d’heures de formation dispensées par les personnes renseignées dans le cadre E, ligne 2 : “Personnes extérieures à votre organisme de formation dispensant des heures de formation dans le cadre de contrat de sous-traitance”.
Si plusieurs séquences d’une même formation ont été dispensées partiellement par votre OF, et partiellement par un autre organisme, renseignez le nombre d’heures en conséquence. Par exemple : une première session de 10 heures dispensées par vos formateurs salariés, puis la seconde de 14 heures dispensée par un autre organisme.
Le cadre F-3 renseigne l’objectif des prestations dispensées par votre organisme, y compris celles pour lesquelles vous avez fait appel à un autre OF.
Distinguez en fonction de l’objectif :
Dans le cadre F-4, vous devez renseigner les spécialités de formation dispensées par votre OF, selon la façon dont elles sont codifiées dans la notice explicative du BPF (en page 4).
Pour remplir cette partie :
Quelques spécificités :
Le cadre G concerne les prestations pour lesquelles votre organisme est sous-traitant. Renseignez les informations relatives aux formations confiées à votre organisme par un autre organisme.
Généralement pré-rempli, le cadre F du BPF identifie le représentant légal de l’OF. En cas d’erreur, veillez à corriger sur MAF.
Ouf, enfin terminé ! N’oubliez pas de signer et transmettre votre BPF dans les temps - cette année, avant le 31 mai 2025.
La non-transmission ou la falsification du BPF entraîne des sanctions importantes : caducité du NDA, radiation de la liste publique des OF, amendes jusqu'à 4 500€, voire des poursuites pénales dans les cas les plus graves.
Pour une déclaration conforme, on vous conseille de :
L'utilisation d'un logiciel de gestion spécialisé peut faciliter cette démarche en centralisant vos données et en automatisant la génération du BPF.
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Pour toute question, votre Dreets reste à votre disposition. N’hésitez pas à les contacter. Demandez de l’aide plutôt que risquer des erreurs !
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