Comment se déroule un audit Qualiopi ?

Ah, l'audit Qualiopi ! Rien que d'y penser, vous avez peut-être déjà des sueurs froides.

Dans cet article, on vous dévoile les coulisses d'une journée d'audit Qualiopi, étape par étape, pour vous permettre d'aborder ce moment sereinement.

Avant l’audit

Plan d'audit : Votre feuille de route pour le jour J 🗺️

Quelques jours avant l'audit, vous recevrez un document clé de la part de l'organisme certificateur : le plan d'audit. Ce document, véritable feuille de route pour la journée, mérite toute votre attention.

Que contient le plan d'audit ?

• Périmètre de l'audit : Il précise les formations ou les activités qui seront auditées, en se basant généralement sur vos trois dernières années d'activité.
• Personnes à auditer : Il liste les personnes clés de votre organisme qui seront interrogées lors de l'audit (responsable qualité, formateurs, etc.).
• Indicateurs concernés : Il identifie les indicateurs du référentiel national qualité (RNQ) qui seront examinés en priorité, en fonction de votre activité et des risques identifiés.
• Déroulé de la journée : Il propose un emploi du temps prévisionnel, avec les différentes étapes de l'audit (réunion d'ouverture, entretiens, examen des preuves, réunion de clôture).

Exploitez ce plan à 100% :

• Lisez-le attentivement pour bien comprendre les attentes.
• Préparez les documents nécessaires pour chaque indicateur.
• Organisez vos dossiers pour un accès facile le jour J.
• Posez vos questions à l'organisme certificateur en cas de doute.

⚠️ La journée d'audit commence généralement à 8h30.

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Déroulé de la journée

1. Accueil : le premier contact  ☕

Le grand jour est arrivé : l'auditeur sonne à votre porte (ou sur le lieu de votre choix si vous n’avez pas de locaux), et c'est le moment de briser la glace.

Faites connaissance. Un café, un sourire, et une petite visite des locaux pour le mettre à l’aise. C’est une manière de briser la glace et de commencer sur une note positive.

L'auditeur peut demander à accéder à une salle de formation, un point d'affichage ou tout autre endroit pertinent.

2. La réunion d'ouverture : on plante le décor 🤝

La première étape de l'audit est la réunion d'ouverture, qui dure environ 15 à 20 minutes. L'auditeur se présente, rappelle le cadre de sa mission, ses obligations et le déroulement de la journée. Il valide également avec vous le plan d'audit, véritable feuille de route pour les heures à venir. Cette réunion est l'occasion pour vous de présenter votre organisme de formation, de discuter des formations que vous proposez et de répondre à toutes les questions de l'auditeur.

Enfin, l'auditeur procède à l'échantillonnage. Il sélectionne quelques formations parmi celles que vous proposez, en se basant sur les trois dernières années d'activité. Cet échantillon lui servira de base pour mener son audit.

3. Passage en revue des indicateurs : place à l'action !  🔎

Maintenant, on entre dans le vif du sujet. L'auditeur va passer en revue les critères du référentiel, dans l'ordre. Il va vous demander des preuves concrètes, alors soyez prêt !

L'objectif ? Comprendre vos choix et s'assurer qu'ils sont en adéquation avec les exigences du référentiel.

Par exemple, pour le premier indicateur, il pourrait vous dire : "Montrez-moi les programmes de vos dernières formations.". Il vérifiera que toutes les informations requises sont présentes, vous questionnera sur la façon dont vous les diffusez, etc.

N'oubliez pas que l'auditeur est là pour contrôler, pas pour vous piéger. Soyez honnête, transparent et n'hésitez pas à argumenter vos réponses en vous appuyant sur des documents concrets.

4. La pause déjeuner : un moment convivial (et stratégique !) 🥗

L'audit, c'est intense ! Profitez de la pause déjeuner pour souffler et partager un repas convivial avec l'auditeur. C'est l'occasion d'échanger dans un cadre plus informel et de poser des questions qui vous trottent dans la tête. Mais attention, pas de zèle ! Restez professionnel et respectez les horaires prévus.

Petite précision : les frais de repas (et d'hébergement si nécessaire) sont à votre charge. Autant l'inviter, non ?

5. L'après-midi : on repart de plus belle !

Après cette pause bien méritée, l'audit reprend son cours. L'auditeur continue de passer en revue les critères selon le plan établi. Restez concentré, vous êtes sur la dernière ligne droite !

6. La réunion de clôture : l'heure du verdict 📃

L'audit touche à sa fin. L'auditeur s'isole pour préparer la réunion de clôture, moment crucial où il vous fait part de ses conclusions. C'est le moment de vérité !

Pour chaque critère, il vous indique s'il est conforme, non-conforme mineur (sans remettre en cause la qualité de la formation) ou non-conforme majeur (remet en cause la qualité de la formation).

Si des non-conformités ont été relevées, ne paniquez pas. L'auditeur vous expliquera la marche à suivre pour y remédier. Vous aurez un délai pour mettre en place des actions correctives :

• 3 mois pour les non-conformités majeures
• 6 mois pour les non-conformités mineures

Attention, si vous avez 5 non-conformités mineures non résolues, cela devient une non-conformité majeure. Autant dire que ça bloque l'obtention de la certification !

7. Et après ? ⏭️

L'aventure Qualiopi ne s'arrête pas là ! L'auditeur transmet son rapport à un comité technique qui prend la décision finale d'attribuer ou non la certification.

Scénario idéal : Tous les critères sont conformes ? Félicitations, vous obtenez la certification Qualiopi pour 3 ans ! Un audit de surveillance sera programmé dans environ 18 mois. Vous recevrez votre certificat dans les jours qui suivent. 🍾

Non-conformité mineure : Pas de panique, vous avez 6 mois pour envoyer un plan d'action à l'organisme certificateur. Ce document détaille les mesures que vous allez mettre en place pour corriger la non-conformité.

Non-conformité majeure : Il faut agir vite ! Vous avez 3 mois pour mettre en place les actions correctives et fournir les preuves à l'organisme certificateur.

Dans tous les cas, l'organisme certificateur peut décider de réaliser un audit supplémentaire pour vérifier les corrections apportées.

Il existe deux types de non-conformités :

• La non-conformité mineure : c'est lorsque vous ne respectez pas entièrement un indicateur, mais que cela n'affecte pas la qualité de votre prestation. Vous devez alors proposer un plan d'action pour corriger cette non-conformité, et le mettre en œuvre dans un délai de six mois.
• La non-conformité majeure : c'est lorsque vous ne prenez pas en compte un indicateur ou que votre prestation est affectée. Si une non-conformité majeure est constatée, vous devrez élaborer un plan d'action pour lever cette non-conformité dans les trois mois suivant l'audit initial. Si la non-conformité majeure n'est pas levée dans ce délai, la certification Qualiopi peut être suspendue ou retirée.

-> Sur ce même thème : Logo Qualiopi, comment éviter la non-conformité majeure ?

En cas de non-conformités majeures, un audit complémentaire (payant) pourra être réalisé par l'organisme certificateur pour vérifier les actions correctives mises en place. Cet audit peut avoir lieu sur site ou à distance. Une bonne préparation en amont, avec un audit à blanc par exemple, vous permettra d'éviter cette étape supplémentaire.

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Nos conseils pour un audit réussi  💪

• Préparation, préparation, préparation ! Rassemblez tous les documents nécessaires, classez-les et assurez-vous qu'il ne manque rien.
• Team spirit ! Assurez-vous que les personnes clés de votre organisme de formation soient présentes le jour J.
• Plan d'audit = Bible ! Respectez le planning établi en début de journée.
• Soyez honnête et transparent : l'auditeur n'est pas un consultant. Il est là pour contrôler, pas pour vous donner des conseils.
• Soyez prévoyant ! Les frais liés à la présence de l'auditeur (déplacement, repas...) sont à votre charge.
• Restez calme et professionnel, même si certains points sont remis en question.

N'oubliez pas : l'audit Qualiopi n'est pas un examen, c'est une opportunité d'amélioration. Voyez-le comme un moyen de faire évoluer votre organisme de formation vers l'excellence.

Avec Dendreo, votre logiciel de gestion pour organisme de formation, vous avez déjà un atout dans votre manche pour réussir votre audit Qualiopi. Notre outil centralise et organise toutes les informations nécessaires, facilitant ainsi la préparation et le déroulement de l'audit.

Conclusion

L’audit Qualiopi peut sembler intimidant, mais avec une bonne préparation, il n’y a pas de raison de paniquer.  Avec une bonne préparation et l'attitude adéquate, vous avez toutes les cartes en main pour décrocher cette précieuse certification.

En fait l'audit Qualiopi n'est pas un examen à réussir ou à rater. C'est avant tout un processus d'amélioration continue qui vous permet de prouver la qualité de vos prestations et de vous inscrire dans une démarche de progrès.

Alors, respirez un bon coup, préparez-vous soigneusement et abordez cet audit avec sérénité ! 😉

Bonne chance !

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