Voici un sujet devenu incontournable pour les organismes de formation en 2024 : la signature électronique.
Vous avez sûrement été confronté à la nécessité de signer ou faire signer des documents en ligne. Mais savez-vous qu'il existe différents niveaux de signature électronique, chacun avec ses propres caractéristiques et usages ?
Dans cet article, nous allons vous expliquer les 3 niveaux de signature électronique définis par le règlement européen eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and trust Services) :
Mais ce n'est pas tout ! Nous vous présenterons également comment la signature électronique est utilisée sur Dendreo, notre plateforme de gestion pour les organismes de formation professionnelle. Vous verrez à quel point il est simple et pratique de faire signer des documents à vos stagiaires, formateurs et clients, tout en garantissant la sécurité et la validité juridique de ces signatures.
Alors, êtes-vous prêts à découvrir les secrets de la signature électronique ?
La signature électronique est un mécanisme permettant de garantir l'intégrité d'un document électronique et l'authentification de l'auteur pour s'assurer que l'acte ne puisse être remis en cause.
Elle doit avoir les caractéristiques suivantes : authentique, infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable. Elle permet de signer en quelques secondes et sans contact physique des documents essentiels.
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Commençons par le niveau le plus basique : la signature électronique simple. Imaginez que vous devez signer un formulaire d'inscription en ligne. Vous n'avez qu'à cliquer sur un bouton ou entrer un code PIN envoyé par SMS, et le tour est joué !
C'est ce qu'on appelle une signature électronique simple.
Bien que pratique et rapide, ce niveau de signature ne garantit pas l'identité du signataire ni l'intégrité du document. C'est pourquoi elle est généralement utilisée pour des documents à faible risque.
Passons maintenant au niveau supérieur : la signature électronique avancée. Celle-ci offre un niveau de sécurité plus élevé, car elle permet de garantir l'identité du signataire et l'intégrité du document.
Pour être considérée comme une signature électronique avancée, la signature doit répondre à plusieurs critères, tels que :
Imaginez que vous devez signer un contrat de sous-traitance ou un devis. Dans ce cas, la signature électronique avancée serait un choix judicieux, car elle offre un niveau de sécurité adapté à ces types de documents à risque moyen.
Enfin, le niveau le plus élevé de signature électronique est la signature électronique qualifiée. Cette dernière offre un niveau de sécurité supérieur, car elle est basée sur un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance.
Ce prestataire doit vérifier l'identité du signataire soit en personne par une personne qualifiée, soit via un service approprié de vérification d'identité à distance certifié, tel qu'une caméra avec contrôle de la carte d'identité.
Pour être considérée comme une signature électronique qualifiée, la signature doit répondre aux critères suivants :
La signature électronique qualifiée est utilisée pour des documents à risque élevé, comme des actes notariés, des contrats de prêt ou des documents officiels.
Sa valeur juridique est équivalente à celui d’une signature manuscrite, contrairement aux autres niveaux de signature électronique qui disposent, quant à eux, d’une valeur probatoire.
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Maintenant que vous connaissez les différents niveaux de signature électronique, vous vous demandez sûrement comment cela fonctionne sur Dendreo, notre logiciel de gestion de la formation.
Chez Dendreo, nous avons choisi d'intégrer une solution de signature électronique avancée. Pourquoi ce choix ? Tout simplement parce que ce niveau de signature offre un équilibre parfait entre sécurité et facilité d'utilisation pour les organismes de formation.
Grâce à cette solution, vous pouvez faire signer des documents à vos stagiaires, formateurs et clients de manière simple et rapide, tout en garantissant l'identité du signataire et l'intégrité du document. Que ce soit pour des contrats de formation, des attestations de présence ou des factures, la signature électronique avancée de Dendreo vous offre la tranquillité d'esprit dont vous avez besoin.
Vous n'avez qu'à envoyer le document à signer depuis votre plateforme Dendreo, et le destinataire recevra un lien unique pour apposer sa signature électronique. Une fois le document signé, il sera automatiquement archivé dans votre espace de stockage, pour une traçabilité optimale.
Vous l'aurez compris, chez Dendreo, nous avons à cœur de vous offrir une solution pratiques et sécurisées pour faciliter la gestion de vos formations. La signature électronique avancée en est un excellent exemple !
La signature électronique est un outil indispensable pour les centres de formation, vous aurez sûrement à signer ou faire signer des documents de manière dématérialisée à un moment ou un autre.
En choisissant le bon niveau de signature électronique, vous pouvez garantir la sécurité de vos documents et la validité de vos signatures, tout en profitant des avantages de la dématérialisation, comme le gain de temps et la réduction des coûts.
Chez Dendreo, nous sommes fiers de vous offrir une solution de signature électronique avancée, intégrée à notre logiciel de gestion de la formation professionnelle. Grâce à cet outil pratique et sécurisé, vous pouvez faire signer des documents à vos stagiaires, formateurs et clients en toute confiance.
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Pour terminer, nous allons répondre à quelques questions fréquemment posées sur la signature électronique :
La signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite, à condition qu'elle réponde aux critères définis par le règlement eIDAS. Ainsi, une signature électronique avancée ou qualifiée est parfaitement valable devant un tribunal.
Le niveau de signature électronique que vous devez utiliser dépend du niveau de risque du document que vous signez. Pour les documents à faible risque, une signature électronique simple peut suffire. Pour les documents à risque moyen, comme des contrats de formation ou des factures, une signature électronique avancée est recommandée. Pour les documents à risque élevé, comme des actes notariés ou des contrats de prêt immobilier, une signature électronique qualifiée est nécessaire.
Pour votre quotidien d’organisme de formation la signature avancée est le parfait équilibre entre simplicité et sécurité.
Le coût d'une signature électronique varie en fonction du prestataire de services de confiance et du niveau de signature électronique que vous choisissez. Chez Dendreo, la signature électronique avancée est incluse dans votre abonnement, sans coût supplémentaire.
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