L’émargement est un document obligatoire pour une formation professionnelle. Il justifie de la présence des participants, mais aussi des formateurs. Il garantit la traçabilité des actions de formation, essentiel dans le cadre de toute activité de formation professionnelle.
La formation à distance pose plusieurs questions :
Pour bien cerner ces enjeux, il faut d’abord comprendre de quoi il s'agit en formation.
L’émargement est un acte juridique obligatoire qui permet de justifier de la présence des apprenants et formateurs lors d’une formation.
Il consiste à signer une feuille de présence et garantit la traçabilité des actions de formation dans le respect des obligations légales.
Une feuille d’émargement doit comprendre certains éléments obligatoires pour répondre aux exigences juridiques et administratives. Elle doit comporter :
Si ces caractéristiques sont respectées, alors la feuille d’émargement fait force probante. Il est important de prêter attention au respect de toutes les conditions afin d’être conforme avec les exigences juridiques.
L’émargement numérique répond à l’obsolescence de la traditionnelle fiche d’émargement sur papier, mais il doit répondre à certaines exigences.
Il ne suffit pas de noter les connexions sur la plateforme de visioconférence. L'envoi d'e-mails de confirmation n'est pas suffisant non plus. Ces méthodes de relevé des présences ne garantissent pas la sécurité des données, ne prouvent pas l’identité réelle des stagiaires, ni leur participation active à la formation.
La présence des stagiaires et formateurs doit être confirmée par une signature afin d’être officielle. C’est pourquoi l’émargement numérique, qui revient à signer électroniquement, est nécessaire pour assurer la conformité juridique.
L’émargement numérique en distanciel correspond à une signature électronique. Le règlement eIDAS fixe les règles pour ces signatures dans les pays membres de l’UE. En France, les articles 1366 et 1367 du code civil établissent la valeur juridique de la signature électronique.
La signature électronique est régie par des réglementations précises. Il existe plusieurs niveaux de signature électronique : celle dite “qualifiée” a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. La signature ne peut pas être contestée. Il est impossible de la modifier sans laisser de trace. Elle est non répudiable et infalsifiable.
Grâce à des mécanismes d’authentification renforcés, l’identité des signataires est vérifiée. Chaque signature est horodatée et tracée, attestant précisément de la date et l’heure.
Les solutions d’émargement numérique doivent être conformes au règlement eIDAS, et garantissent l’intégrité des données. Cela permet d’assurer la validité de l’émargement à tous les niveaux.
Vous pouvez opter pour la signature électronique dans le cadre de formations en distanciel sans inquiétude. Celle-ci est reconnue juridiquement comme une signature valide, et l’émargement sera conforme.
Notre article complet sur la signature électronique
Si malgré les points précédents, vous doutez de la fiabilité de l’émargement numérique en opposition à l’émargement traditionnel, il est utile de penser aux avantages qu’il représente.
L’émargement traditionnel sur papier représente des risques de perte des documents, par exemple. La collecte et la vérification des signatures ainsi que l’archivage des feuilles d’émargement sont de plus des tâches chronophages.
L’émargement numérique offre une traçabilité sans faille et un gain de temps important. Si vous faisiez confiance à la traditionnelle feuille de présence, aucune raison de douter de cette nouvelle solution !
Pour bien mettre en place l’émargement pour les formations en distanciel, quelques étapes à suivre :
L’émargement est une question essentielle pour toute action de formation, et la modalité en distanciel ne change pas cette obligation. Elle mène les acteurs de la formation à saisir de nouvelles solutions pour garantir la conformité des signatures.
L’émargement à distance, par sa nature électronique soulève des questions spécifiques concernant leur validité.
Prêtez une attention particulière aux point suivants, qui pourraient rendre l’émargement invalide en cas de contrôle :
Désactiver l’émargement en autonomie et le rendre uniquement possible lorsqu’un formateur le débloque pour les participants à l’action de formation peut permettre d’éviter des problèmes sur ces points.
Pour résumer :
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