Feuilles d’émargement perdues, convocations oubliées, doublons de documents : la paperasse est souvent l’ennemie silencieuse de la performance des OFs. Elle grignote du temps, de l’énergie… et beaucoup trop de placards.
Un bon logiciel de gestion documentaire peut transformer ce poids en un levier d’efficacité.
Parce que oui, dans un organisme bien organisé, chaque document est à sa place, chaque version est la bonne, et chaque signature se fait en deux clics.
Tout est à portée de clic, accessible en un clin d'œil : c'est ça, la puissance de la gestion documentaire numérique !
Voici les 8 fonctionnalités indispensables que votre logiciel de gestion doit absolument posséder pour vous libérer et vous concentrer sur l'essentiel : former.
Terminé le temps où il fallait fouiller dans les classeurs d’archives pour retrouver un document. Tous vos documents, des plus anciens aux plus récents, sont accessibles en un instant, et vous libérez un espace précieux dans vos locaux.
Les accès sont sécurisés, hiérarchisés par rôle, et tout est sauvegardé automatiquement. Et si un jour vous avez besoin de prouver que Monsieur Dupont était bien présent le 12 mars 2022 à 14h, ça ne vous prendra que quelques secondes.
Grâce à la reconnaissance automatique des documents par QR code, tout document généré peut être automatiquement identifié et classé au bon endroit, même après avoir été imprimé, signé et scanné.
La reconnaissance automatique peut se faire simplement par email. Une simple pièce jointe envoyée à une adresse dédiée, et le tour est joué : vos documents sont automatiquement reconnus et classés (avec une notification en cas d'erreur).
Archiver et classer une convention signée devient aussi simple que de transférer un email !
Vous en avez assez d'envoyer des documents par mail, avec des allers-retours interminables et des versions qui se multiplient à l'infini ? Avec un logiciel de gestion documentaire, vous partagez vos fichiers en un clic, et toute l'équipe a accès à la dernière version transmise. Fini les quiproquos, les conflits de versions et les pertes de temps !
Vos équipes, vos formateurs, vos partenaires y accèdent sans confusion. Les échanges sont fluides, et tout le monde a accès à la bonne version.
Avant, chaque document à signer était une petite aventure en soi. Il fallait créer un modèle de document, le personnaliser pour chaque apprenant, vérifier les infos ligne par ligne, générer le PDF, l’envoyer par mail, relancer pour la signature, récupérer le document signé, le classer à la main… Et recommencer pour le suivant.
Désormais, tout ça se fait en quelques clics. Vous publiez un modèle de document une seule fois (contrat, convention, certificat) puis le logiciel le remplit automatiquement avec les bonnes données (publipostage). Tout est envoyé automatiquement jusqu’à la signature électronique, sans intervention manuelle. Vos apprenants reçoivent un lien sécurisé, signent en ligne, et le document revient archivé, prêt à l’usage.
En général, vous obtenez toutes les signatures le jour même. Plus besoin de courir après les relances, plus de papier, plus d’erreur de version. Vous libérez des heures chaque semaine. Et en prime, tout est 100 % conforme à la réglementation eIDAS.
En savoir plus : Tout savoir sur la signature électronique pour les organismes de formation
Votre logiciel peut déclencher des actions automatiquement en fonction de règles prédéfinies : envoyer des notifications aux stagiaires et aux formateurs pour faire signer un document, demander des approbations, archiver des documents une fois réceptionnés, générer des rapports...
Vous paramétrez une fois un automatisme, et vous vous libérez des tâches répétitives !
Des exemples ?
La sécurité de vos données est une priorité absolue. Votre logiciel doit mettre en place des mesures de protection robustes : chiffrement des données, contrôle des droits d’accès, sauvegardes régulières, authentification forte, traçabilité des actions effectuées sur les documents...
Il doit ainsi protéger les documents sensibles, prévenir des fuites et des accès non autorisés.
Il doit également vous aider à respecter la réglementation RGPD sur la confidentialité des données. Vous devez pouvoir prouver que vous traitez les données personnelles de vos apprenants et de vos collaborateurs avec le plus grand soin. Par exemple, il doit faciliter la gestion des demandes de suppression ou de modification des données personnelles.
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La digitalisation des feuilles de présence, c'est la fin des stylos qui bavent, des signatures indéchiffrables et des feuilles qui se perdent. Vos stagiaires signent électroniquement, en un clic, et vous suivez leur assiduité en temps réel, de manière transparente et efficace.
Vous pouvez ainsi générer des attestations de présence automatiquement dès à la fin de la formation pas besoin d’attendre 1 semaine pour traiter les émargements et saisir les présences.
Vous devez envoyer 50 convocations pour lundi ? Votre logiciel peut les créer en masse en insérant les bonnes données pour chaque stagiaire. Noms, dates, horaires, lieu de formation… tout est renseigné automatiquement.
Le publipostage et la génération automatique de documents vous permettent de créer et distribuer des documents personnalisés en masse en seulement quelques minutes.
Lisez aussi : 10 autres fonctionnalités indispensables pour un logiciel de gestion de la formation
La gestion documentaire ne doit pas être un frein à votre mission.
Un logiciel performant vous permet de gagner du temps, de sécuriser vos données, de collaborer efficacement, et de vous concentrer sur l'essentiel : offrir des formations de qualité et accompagner vos stagiaires vers la réussite.
La gestion documentaire chez Dendreo : consultez notre page dédiée !
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