Pour répondre aux besoins de gestion des organismes de formation, de nombreuses options sont disponibles, notamment les systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) et les logiciels de gestion d'entreprise (ERP). Cet article détaille les différents avantages d'un LMS externe par rapport à une solution intégrée à un ERP pour accompagner au mieux les besoins des organismes de formation.
Un logiciel de gestion d'entreprise, également connu sous le nom d'ERP (Enterprise Resource Planning), est un système complet conçu pour aider une entreprise dans de multiples aspects de son fonctionnement. Cela inclut la comptabilité, les achats, la gestion administrative, la gestion commerciale et la gestion de la conformité. De plus, de nombreux ERP intègrent des outils de gestion de la performance pour planifier et détailler les budgets.
Les ERP sont conçus pour soutenir les processus de l'ensemble de l'entreprise. Ils offrent une vue holistique de l'organisation, ce qui les rend appropriés pour les entreprises qui nécessitent une gestion complète de leurs opérations.
D'un autre côté, les LMS, ou systèmes de gestion de l'apprentissage, sont spécialement conçus pour la gestion de la formation. Ils permettent de créer des cours en ligne, de suivre la progression des apprenants, d'administrer les formations et de gérer l'apprentissage en ligne dans sa globalité. Les objectifs d’un LMS sont variés, allant de l'intégration des recrues à la formation continue en passant par le développement des compétences.
Un LMS est un outil ciblé, orienté vers la formation et l'apprentissage. Il permet de gérer efficacement les programmes de formation, de suivre les progrès des apprenants et de fournir des rapports sur les performances. Un exemple d'une plateforme LMS est 360Learning.
Il est important de noter que de nombreuses entreprises optent pour les deux solutions, LMS et ERP, car elles se complètent bien. L'ERP prend en charge la gestion globale de l'entreprise, tandis que le LMS est spécifiquement axé sur la formation. Les ERP proposent des intégrations avec les LMS pour offrir une meilleure expérience utilisateur à leurs clients.
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Opter pour un LMS externe plutôt qu'une solution de formation intégrée à un ERP présente plusieurs avantages pour les organismes de formation. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles choisir un LMS externe est une option plus pérenne :
Les LMS externes tels qu’on les connaît sur le marché sont développés par des experts en formation qui comprennent les besoins spécifiques de l'apprentissage en ligne. En complément, Dendreo, en tant que ERP dédié aux organismes de formation, prend le relais sur la gestion administrative et logistique. Cette collaboration forme une synergie unique, où chaque système apporte sa spécialisation, créant ainsi une solution de formation complète et cohérente.
Cela se traduit par une utilisation plus conviviale et ergonomique et des fonctionnalités adaptées à une multitude de cas d'utilisation liés à la formation. Les LMS externes sont continuellement mis à jour pour suivre les évolutions et les innovations en digital learning, ce qui garantit que votre organisation dispose des outils les plus récents.
Un bon LMS de nos jours doit disposer d'un outil d'auteur performant, de fonctionnalités de reporting solides, de gestion de la formation, d'une automatisation des processus grâce à l’Intelligence Artificielle (IA), et offrir une expérience captivante pour les utilisateurs.
Un LMS externe offre davantage de flexibilité et de personnalisation. Il permet de conserver son identité de marque en personnalisant l'apparence de la plateforme, en intégrant son propre contenu et en recommandant des cours adaptés aux profils des apprenants avec une Learning Experience Platform, ou LXP (nous y reviendrons plus tard dans cet article). Cette personnalisation renforce l'engagement des employés et renforce l'image de marque de l’organisation.
Les fournisseurs de LMS externes se spécialisent dans la formation en ligne. Ils disposent d'experts et d'équipes dédiées à la gestion de la formation, et proposent donc un support technique et de conseils spécifiques à vos besoins de formation. Ainsi, tout est mis en œuvre pour contribuer au meilleur retour sur investissement possible.
Le choix entre un LMS externe et une solution de formation intégrée à un ERP dépend des besoins spécifiques de votre organisation de la formation. Voici quelques étapes pour vous aider à prendre la bonne décision :
Avant de prendre une décision, identifiez clairement l'objectif de votre système de gestion de la formation. Visez-vous à fournir des formations en ligne, à suivre les progrès des apprenants, à personnaliser l'expérience d'apprentissage, ou même à toutes ces options ? Bien analyser votre besoin dans un premier temps est essentiel pour prendre la bonne décision concernant votre solution de digital learning.
Examinez attentivement les besoins de votre organisation en matière de formation :
Une analyse approfondie de ces besoins vous aidera à déterminer si un LMS externe est la meilleure option.
Évaluez les ressources disponibles au sein de votre organisation. Si vous disposez d'une équipe de formation expérimentée, dédiée au déploiement de votre solution, vous pouvez envisager de développer votre propre LMS en interne. Cependant, si vos ressources sont limitées, un LMS externe vous offrira des fonctionnalités avancées sans la charge de développement interne.
Effectuez également une analyse coût-bénéfice pour comparer les coûts d'une solution LMS externe avec ceux d'une solution intégrée à un ERP. Prenez en compte les coûts de développement, de maintenance et de support. Assurez-vous que la solution que vous choisissez offre un retour sur investissement significatif.
Pensez à l'avenir. Votre organisme de formation va-t'il se développer dans les mois, années à venir ? Si oui, dans quelle optique (rachat, croissance interne, recrutement, innovation ?) Assurez-vous que la solution que vous choisissez est évolutive et peut s'adapter à vos besoins en matière de formation à mesure que votre organisation se développe.
Impliquez les parties prenantes de votre organisation dans le processus de décision : responsable RH, recrutement, consultants, mais aussi tous vos managers. Tous auront très certainement des perspectives importantes à partager. Leur implication vous aidera à choisir une solution qui répond aux besoins de tous.
Lorsque vous choisissez un LMS externe pour votre organisme de formation, il est essentiel de tenir compte de plusieurs critères clés, que voici :
L’apprentissage descendant ne fonctionne pas. Les expériences de formation qui motivent vraiment sont celles qui reposent sur l’interaction. C’est pourquoi le choix d’un LMS aujourd’hui doit s'orienter vers ceux qui offrent des fonctionnalités d’apprentissage collaboratif. Cette méthode d’apprentissage permet aux membres d’une même entreprise de partager leur savoir et leur expertise, tout en apprenant les uns des autres. Cela favorise un environnement d'apprentissage décentralisé, interactif et engageant.
Un LMS doit ainsi permettre aux apprenants de réagir aux cours : ils doivent pouvoir indiquer si les contenus sont bien à jour, s’ils n’ont pas compris, si le contenu partagé leur sera utile. Un forum de discussion directement accessible à côté de chaque cours permet aussi aux formateurs et apprenants d’échanger et de clarifier des éléments de cours si nécessaire.
Exemple de collaboration autour de la création de cours
L’apprentissage collaboratif est davantage performant que les méthodes d’apprentissage traditionnelles puisqu’il affiche des taux de complétion plus élevés que la moyenne.
Les approches traditionnelles descendantes ne sont plus adaptées à la réalité économique d'aujourd'hui. Seule une collaboration entre les équipes Formation et les experts internes peut permettre de constituer une main-d'œuvre plus qualifiée pour répondre aux besoins des entreprises d’aujourd’hui.
C’est pourquoi un bon LMS facilite le partage d'expertise au travers des académies. Avec seuls 2% des experts métier qui contribuent aux cours dans une académie, c’est 70% du contenu de formation nécessaire qui est créé. La possibilité de créer et de partager du contenu de formation interne renforce la collaboration et l'apprentissage entre pairs. Les formations ainsi créées par les collaborateurs sont nuancées et davantage adaptées au contexte par rapport à des formations externes ou sur étagère.
Avec un LMS, il est possible d'ajouter une couche supplémentaire avec une plateforme d'expérience d'apprentissage (LXP). Cela permet de personnaliser entièrement l'interface pour les clients et de l'adapter à l'image de marque de l’organisation. Une LXP renforce votre stratégie commerciale en tant qu'organisme de formation. Avec une LXP, vous créez un point de contact unique pour développer les compétences des équipes, en un seul endroit. Les recommandations alimentées par l'IA offrent des cours personnalisés basés sur les besoins des apprenants, à grande échelle. Ainsi, vous diffusez la formation au moment où elle est nécessaire, dans le flux du travail des apprenants.
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Le choix d’un LMS externe doit évidemment se porte sur une plateforme sécurisée, En général, les ERP traitent des informations sensibles et stratégiques telles que les données financières, les ressources humaines et parfois des données personnelles. Par conséquent, ils peuvent être plus vulnérables en raison de la sensibilité de ces informations.
Les LMS, quant à eux, stockent souvent des données d'apprentissage, de formation et des informations sur les utilisateurs, ce qui peut inclure des informations confidentielles, mais généralement moins sensibles que les données financières ou stratégiques. Il est donc crucial de choisir un LMS sécurisé pour préserver la sécurité et la confidentialité de votre organisation.
Les organisations d’aujourd’hui doivent concentrer leurs efforts sur le sourcing, la montée en compétences et la requalification en interne. Pour faire cette transition, il faut évoluer vers un modèle basé sur les compétences, qui répond à la demande d'agilité, d’autonomie et d'équité. C’est pourquoi face à ce nouveau paradigme, les organismes de formation doivent se doter d’un LMS tourné vers un apprentissage par les compétences.
Grâce à la combinaison de Dendreo et 360Learning, les organismes de formation peuvent créer des formations attrayantes et interactives directement sur 360Learning, en utilisant des fonctionnalités avancées (SCORM, supports multimédias, gamification, etc). L’apprentissage collaboratif bénéficie à tous les participants : les membres d’un même groupe peuvent échanger entre eux tout au long de leur parcours de formation, favorisant ainsi une expérience plus riche et interactive.
Les organismes de formation peuvent facilement associer leurs Chemins de formation sur 360Learning à leurs modules e-learning sur Dendreo. Les participants accèdent ainsi automatiquement aux formations qui leur sont destinées, sans nécessiter de processus manuel fastidieux.
La synchronisation entre Dendreo et 360Learning est transparente. Une fois les participants inscrits sur Dendreo, ils sont automatiquement invités sur 360Learning et inscrits aux Formations correspondantes. Il est alors possible de suivre leur progression directement depuis Dendreo : leur avancement est synchronisé en temps réel depuis 360Learning.
Article écrit par Philippe Swamy, Strategic Partnership Manager, 360Learning.
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