Génération de documents en un clic : attestations, conventions, évaluations...

Qu'est-ce que c'est

Vos propres documents, remplis automatiquement

Vous préparez votre convention, votre convocation ou votre attestation une fois, dans votre traitement de texte habituel, en y plaçant des balises. À la génération, chaque balise est remplacée par la donnée réelle de la session, du participant ou du client. Les modèles ne sont pas imposés : vous partez de vos documents, avec votre charte, vos styles et vos mentions.

Pourquoi c'est important

La production documentaire est le premier poste de temps administratif

Chaque session produit une convention, des convocations, une feuille d'émargement, des attestations, et chacun de ces documents reprend des informations déjà saisies dans votre compte. Les remplir à la main coûte des heures par session et introduit des écarts entre ce que dit la convention et ce que montre le système, exactement ce qu'un audit relève. En générant depuis la donnée, vous supprimez la ressaisie et l'écart en même temps, et vos documents partent à la signature dans la foulée.

Comment ça marche

Trois étapes, une fois pour toutes

Vous préparez votre modèle

Dans Word, LibreOffice ou Excel selon le document. Mise en forme, logo, tableaux : tout ce que votre outil sait faire est conservé.

Vous insérez les balises

Un tag est du texte entre accolades, par exemple {participant_nom}. Dendreo en expose plusieurs milliers, et un assistant intégré vous aide à trouver le bon.

Vous importez, et vous générez

Le modèle rejoint votre bibliothèque et devient disponible sur toutes vos sessions. Un clic produit le document rempli, au format d'origine ou en PDF.

Formats pris en charge : documents texte (.docx, .odt) et tableurs (.xlsx), avec conversion PDF à la génération.

Aller plus loin

Un seul modèle pour toutes vos situations

C'est là que se joue la différence entre un publipostage basique et un modèle qui couvre tous vos cas.

Les tags de boucle

Répéter une section autant de fois qu'il y a d'éléments, sans connaître leur nombre à l'avance. Fini les dix lignes de participants en espérant qu'il n'y en aura pas onze.

{#participants}
{participant_prenom} {participant_nom}
{/participants}

Les tags conditionnels

Afficher un paragraphe seulement dans certains cas, et cesser d'entretenir cinq variantes d'une même convention.

{?adf_mode_organisation=E-learning}
Un ordinateur et une connexion
seront nécessaires.
{/adf_mode_organisation}

Autant le dire : le tagging est la partie la plus technique de la configuration. Les tags simples s'apprennent en une heure, les boucles et les conditions demandent de la méthode. Nos équipes taguent vos premiers documents avec vous, une bibliothèque de modèles prêts à l'emploi est disponible, et la documentation couvre le reste.

Intégration

Un document généré ne reste pas sur votre bureau

Envoi et signature

Le document part par e-mail en pièce jointe et se signe via la signature électronique intégrée. Vos modèles d'e-mails utilisent la même syntaxe de tags.

Classement et partage

Il se range dans votre espace de stockage et devient consultable depuis les extranets.

Conditions de génération

Vous pouvez restreindre la génération d'un document selon la présence réelle des participants : une attestation ne part pas pour quelqu'un qui n'est jamais venu.

Numérotation et API

Un compteur incrémente le numéro de vos documents, et l'API déclenche une génération depuis un outil externe.

Questions fréquentes

Faut-il des compétences techniques ?

Pour un modèle simple, non : vous écrivez votre document normalement et insérez des balises. Pour les boucles et les conditions, mieux vaut être à l'aise avec la logique informatique. Nos équipes taguent vos premiers documents avec vous, et un cours e-learning est disponible.

Dois-je repartir de zéro avec vos modèles ?

Non. Vos documents existants deviennent des modèles : vous conservez votre charte, votre mise en page et vos mentions. Une bibliothèque prête à l'emploi est disponible si vous préférez démarrer avec la nôtre.

Puis-je modifier un modèle moi-même ensuite ?

Oui, et c'est le but. Vous téléchargez le modèle, vous le modifiez dans votre traitement de texte, vous le réimportez. Aucune demande au support, aucun délai.

Vos modèles sont-ils conformes à la réglementation ?

Ils sont conçus pour couvrir les mentions attendues sur les documents de la formation professionnelle et mis à jour au fil des évolutions. La conformité finale dépend de votre activité et des mentions que vous ajoutez : la responsabilité du contenu reste la vôtre.