Gestion Electronique des Documents (GED)

Qu'est-ce que c'est

Un espace de stockage rattaché à chaque fiche

Dendreo ouvre automatiquement un espace de documents pour chacun de vos clients, formateurs, participants, modules et actions de formation. Les documents que vous générez s'y rangent seuls, ceux que vous déposez s'y ajoutent, et tout se retrouve depuis la fiche concernée plutôt que depuis une arborescence à maintenir.

Pourquoi c'est important

En audit, un document introuvable équivaut à un document inexistant

Conventions signées, feuilles d'émargement, attestations, programmes remis aux stagiaires : ces pièces sont exigées à la demande, parfois plusieurs années après la session. Rangées sur un disque partagé, elles dépendent d'une convention de nommage que personne ne respecte tout à fait, et de la présence de la personne qui l'a inventée. Rattachées à la fiche du participant ou de la session, elles se retrouvent par le chemin naturel : on part de la formation, pas du nom du fichier. Et elles restent accessibles depuis n'importe quel poste, sans VPN ni serveur local.

Comment ça marche

Du classement automatique au partage

Les documents générés se classent seuls

Une convention produite depuis une session se range dans l'espace de cette session, sans intervention.

Les documents papier reviennent au bon endroit

Un QR code ajouté à l'impression permet à Dendreo de reconnaître et classer automatiquement un document scanné, émargement signé compris.

Vous organisez le reste comme vous voulez

Créez vos propres dossiers pour vos plaquettes, vos documents administratifs ou vos tableurs de suivi. C'est votre espace.

Vous partagez de façon ciblée

Dossier par dossier, vous décidez de ce qui devient visible depuis les extranets de vos clients, de vos formateurs et de vos apprenants.

Conservation

Vos pièces justificatives ne dépendent plus d'un poste de travail

Sauvegardé et redondé

Vos documents sont enregistrés de manière redondante et sauvegardés quotidiennement chez nos hébergeurs. Un disque dur qui lâche ou un ordinateur volé ne vous fait plus perdre vos justificatifs.

Signés et horodatés

Les documents envoyés en signature électronique reviennent signés dans le même espace, avec leur trace, sans allers-retours de pièces jointes par e-mail.

Le partage se règle finement : ce que vos clients voient de leur espace documentaire est paramétrable dossier par dossier, globalement ou entreprise par entreprise.

Ce que vous y trouvez

Un espace par entité, et le bon chemin pour y accéder

L'espace documentaire n'est pas un dossier commun : il est découpé selon les objets que vous manipulez tous les jours.

Par client

Contrats-cadres, conditions négociées, échanges contractuels : ce qui vaut pour l'entreprise et pas seulement pour une session.

Par session

Convention, convocations, feuilles d'émargement, attestations, supports remis : le dossier de preuve d'une action de formation, au complet.

Par formateur et par participant

Contrats de sous-traitance, CV et diplômes côté formateur ; pièces d'identité, justificatifs de financement et certificats côté participant.

Les documents rattachés à un module vous servent de bibliothèque de référence : supports, programmes, exercices, réutilisés à chaque nouvelle session sans les rechercher.

Questions fréquentes

L'espace de stockage est-il inclus dans mon abonnement ?

Oui, il fait partie de votre compte, à tous les niveaux d'abonnement. Le volume disponible dépend de votre offre : le détail figure sur la page Prix.

Puis-je y déposer autre chose que des documents de formation ?

Oui. Vous créez vos propres dossiers et y rangez ce que vous voulez : plaquettes commerciales, documents administratifs, tableurs de suivi. L'intérêt reste le rattachement aux fiches, mais rien ne vous y oblige.

Comment sont classés les émargements papier ?

Par le QR code imprimé sur le document. Vous scannez la pile en une fois, et chaque page rejoint la session dont elle relève, sans tri manuel.

Mes clients accèdent-ils à tous mes documents ?

Non, uniquement à ce que vous partagez. La visibilité se règle dossier par dossier, et peut différer d'une entreprise cliente à l'autre.

Que deviennent mes documents si je quitte Dendreo ?

Ils restent les vôtres et sont récupérables, par export depuis l'interface ou via l'API. Les modalités figurent dans nos conditions générales.

Il est temps de tout centraliser

Rejoignez les organismes de formation qui gèrent tout, de la vente à la facturation, dans un seul outil.

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