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7/8/2023

Certification qualité de formation Qualiopi : quelques points de vigilance

Qualiopi

Pour un organisme de formation, obtenir une certification attestant de la qualité est utile à de nombreux égards. En effet, il s’agit d’une démarche volontaire et exigeante qui apporte de nombreux avantages aux centres de formation (gage de confiance pour les clients, obtention de financements publics…).

Il existe différentes distinctions qualité à destination des OF et de leurs formations. Toutes n’ont pas les mêmes exigences ni les mêmes objectifs. Il est donc vivement recommandé de bien s’informer avant d’engager son organisme de formation dans une démarche de certification qualité.

Découvrez dans cet article les différents écueils à éviter et les points essentiels à connaître en matière de certification qualité de formation.


1. Distinguer les vraies certifications qualité de formation des autres

De nombreux organismes de formation s’engagent dans la mise en œuvre d’une démarche qualité qu’il s’agisse de Qualiopi, Datadock ou autre. Pour autant, il n’est pas évident de s’y retrouver parmi les différentes possibilités visant à attester de la qualité des actions de formation et de leur conformité. En voici quelques-unes :

  • ISO 9001 : norme internationale généraliste relative au management et à l’organisation d’une entreprise ou d’un organisme.

  • ISO 29990:2010 : norme spécifiant les exigences de base pour les prestataires de services de formation dans le cadre de l'éducation et de la formation non formelles.

  • Référentiel NF Service Formation ou NF 214 : référentiel centré sur la qualité des services et la maîtrise des prestations de formation.

  • Datadock : une procédure de référencement dans une base de données des organismes de formation d’un certain niveau de qualité.

Et Qualiopi, dans tout cela ? Sachez qu’en matière de démarche qualité des organismes de formation, Qualiopi est LA certification de référence. En effet, elle est la seule à permettre aux OF d’obtenir des financements publics ou mutualisés, et la plus plébiscitée par les acteurs du secteur de la formation.

>>> LIRE AUSSI : La certification Qualiopi, quésaco ? Est-elle obligatoire pour les OFs ?


2. Comprendre la différence entre Datadock et Qualiopi : « Datadocké » ne veut pas dire « certifié Qualiopi »

“Datadock” et “Qualiopi” : deux noms que tout professionnel de la formation a certainement vu passer à de nombreuses reprises. S’il est de notoriété publique que ces distinctions visent avant tout à évaluer et valider la qualité d’un prestataire de formation et de ses pratiques, les différences entre les deux ne sont pas toujours évidentes.

Qu’en est-il donc ? Pour faire simple, créé en 2017, Datadock était le principal référent qualité pour les centres de formation jusqu’au 1er janvier 2022, date à laquelle Qualiopi en a pris le relais (prévu initialement au 1er janvier 2021 mais repoussé pour cause de crise sanitaire). La certification Qualiopi est alors devenue obligatoire pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics (CPF, Pôle emploi, OPCO, Régions,...).

Il faut savoir que Datadock n’est pas une certification, mais plutôt une base de données qui répertorie les organismes de formation ayant déclaré la mise en place d’un process de suivi qualité. On parle d’ailleurs de centres de formation “référencés Datadock” et non “certifiés Datadock”. A l’inverse, Qualiopi est bien une certification, et un OF qui passe avec succès son audit initial devient alors “certifié Qualiopi”.

De plus, les critères Datadock et Qualiopi diffèrent quelque peu. En substance, le référentiel Qualiopi reprend la majorité des critères Datadock en y ajoutant des éléments afin de combler leurs potentielles lacunes. Ainsi, le processus de certification Qualiopi est plus dense et complet que ne l’était celui du référencement Datadock.
Également, si l’attribution du référencement Datadock était assurée par des organismes financeurs, la certification Qualiopi est, quant à elle, validée par des organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (le COFRAC).

>>> LIRE AUSSI : Qualiopi et Datadock : les différences, rôles et spécificités


3. Choisir un organisme certificateur adapté pour l’obtention de sa certification

Les OFs qui souhaitent obtenir une certification qualité doivent soumettre une demande de certification auprès d’un organisme certificateur. Il s’agit de la première étape menant à la certification Qualiopi. Si les centres de formation sont libres dans le choix de l’organisme certificateur avec qui ils souhaitent travailler, certains critères sont à prendre en compte :

  • La qualité de la relation qui va s’établir entre le centre de formation et l’organisme certificateur.
  • Le prix des journées d’audit Qualiopi : tous les organismes certificateurs ne proposent pas les mêmes tarifs (alors que la durée d’un audit est réglementée).
  • La disponibilité : certains organismes certificateurs ne sont pas en mesure de proposer de date proche pour réaliser l’audit initial. Cela peut être un frein pour certains OFs.
  • Le « type » d’organisme certificateur : généraliste ou spécialisé dans certaines prestations de formation telles que l’apprentissage ou la VAE, par exemple.

La liste officielle des organismes certificateurs est disponible sur le site Internet travail-emploi.gouv.fr (nom de l’organisme et adresse e-mail de contact).

>>> LIRE AUSSI : La certification Qualiopi, quésaco ? Est-elle obligatoire pour les OFs ?

4. Préparer ses audits qualité le mieux possible

Pour obtenir la certification Qualiopi et la maintenir dans le temps, l’OF devra passer par 3 types d’audits différents :

- L’audit de certification (dit, “audit initial”),
- L’audit de surveillance
,
- L’audit de renouvellement.

Construire et mettre en place une bonne démarche qualité demande un investissement en temps et en énergie non négligeable. C’est pourquoi certains centres de formation choisissent de se faire accompagner par un consultant externe spécialisé ou un auditeur Qualiopi. Leur rôle ? Aider les centres de formation à préparer plus sereinement leurs audits en leur offrant des conseils d’experts et une prise de recul sur leur fonctionnement et leur activité.
Par ailleurs, si un organisme de formation souhaite préparer ses audits seul, il en a la possibilité en consultant le guide du Référentiel National Qualité.

Afin que votre organisme de formation s’organise au mieux en prévision des audits Qualiopi, voici quelques tips pour préparer votre rétro-planning, pas à pas.

Six mois avant l’audit

  • Familiarisez-vous avec les différents indicateurs pour bien avoir en tête ce qui est attendu de la part de votre organisme de formation.

  • Analysez votre fonctionnement pour y déceler les éventuels écarts avec le Référentiel national Qualité (RNQ). Cela vous permettra de sonder vos potentielles non-conformités.

  • Mobilisez des ressources internes pour faire un état des lieux et identifier des axes d’amélioration quant aux pratiques et au fonctionnement de votre OF.


Trois mois avant l’audit

  • Formalisez vos procédures et partagez-les avec les collaborateurs concernés.

  • Vérifiez vos différents documents légaux et réglementaires.


Un mois avant l’audit

  • Réalisez un audit blanc. Si besoin, il vous reste encore un mois pour corriger ce qui doit l’être.

  • Faites le point sur les différentes pièces justificatives à présenter à l’auditeur.

  • Consultez le plan d’audit envoyé par votre auditeur. Ce document détaille précisément le déroulé de l’audit.


Une semaine avant l’audit

  • Votre processus qualité doit être complet. Il ne vous reste plus qu’à régler les derniers détails logistiques pour la journée d’audit.


Le jour de l’audit

  • L’auditeur vous demande des éléments sur les différents critères du référentiel Qualiopi. Gardez près de vous le guide du RNQ ainsi que les différentes preuves à présenter.

  • Après chaque indicateur et à l’issue de la journée, vous serez informé(e) des éventuelles non-conformités relevées par l’auditeur. Si aucune non-conformité sont identifiés, l’auditeur donne un avis favorable car ce n’est pas lui qui certifie votre organisme, mais l’organisme accrédité pour lequel il est mandaté. 


Quelques jours après l’audit, l’organisme accrédité vous délivrera le certificat Qualiopi avec la date de validité.

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5. Se baser sur des informations et référentiels à jour

Dans leur quête pour obtenir la certification qualité tant convoitée, de nombreux organismes de formation sont amenés à collecter des informations un peu partout et notamment sur le net. Si la démarche peut s’avérer utile et pertinente, il convient cependant de vérifier la validité des renseignements, notamment compte tenu de leurs mises à jour fréquentes.

Il est également avisé de toujours garder sous le code les textes émanant de sources officielles concernant le référentiel national qualité Qualiopi , comme le décret (n°2019-565) du 6 juin 2019. Publié sur le site Legifrance.fr, il contient le détail des 7 critères et 32 indicateurs du RNQ

Par ailleurs, certains textes juridiques sont parfois difficiles d’accès et sujets à interprétation. C’est pourquoi le guide de lecture du Référentiel national Qualité a été élaboré. Vous en trouverez la version la plus actualisée (V7 du 29 mars 2021) sur le site web travail-emploi.gouv.fr.

Ce guide vous servira de « Bible » pour la préparation des différents audits Qualiopi que votre centre de formation devra passer. Il donne des exemples d’éléments de preuve pouvant être demandés par les auditeurs pour chaque indicateur. Vous pourrez ainsi préparer sereinement les différentes preuves qui vous seront demandées.
Également, pour simplifier le suivi de votre démarche qualité, un logiciel comme Dendreo peut être d’une grande aide afin de préparer beaucoup plus finement votre dossier.

6. Avec le logiciel Dendreo, votre suivi qualité devient un jeu d’enfant !

Avec l’outil Dendreo, vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour mettre en place et suivre votre démarche qualité en toute sérénité. Grâce à sa grille de travail dynamique établie avec un consultant expert Qualiopi, vous pouvez surveiller chaque indicateur et critère du référentiel national qualité officiel, avec les solutions proposées par Dendreo pour y répondre, ainsi que vos axes d’amélioration et des conseils de notre expert Qualiopi.

Que ce soit pour votre audit initial, votre audit de surveillance, ou votre audit de renouvellement, Dendreo vous accompagne tout au long de votre process qualité et votre démarche d'amélioration continue.

Le plus important est la mise en place d’une démarche d’amélioration continue bénéfique d’abord pour votre activité, vos clients et vos collaborateurs, et indispensable pour passer sereinement vos prochains audits Qualiopi !

Envie de découvrir le logiciel Dendreo ? Demandez votre démo dès à présent !

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