S’il y a bien un sujet sur lequel un professionnel de la formation se doit d’être attentif pour son activité, c’est la certification Qualiopi. Mais qu’est-ce que cette certification ? À qui est-elle destinée exactement et est-elle vraiment obligatoire ? Focus sur ce sésame tant convoité.
Outre la possibilité de choisir librement son avenir professionnel, la Loi Avenir Professionnel soutient le renforcement de la qualité des offres de formation. Comment ? En mettant en place des systèmes de contrôle pour les OPAC, les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences (également nommés sous l’acronyme PAC). Il s’agit plus précisément des centres de formation et des formateurs indépendants qui dispensent les actions de formation suivantes : formations, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience (VAE) et la formation par apprentissage.
La certification Qualiopi vient en complément du référencement Datadock et des certifications du CNEFOP jugés insuffisants pour garantir la qualité des formations des OFs. Aucun prérequis n’est nécessaire pour en faire la demande : ni chiffre d’affaires minimum, ni catalogue de formation étoffé, ni l’ancienneté, ni statut juridique spécifique. Il suffit d’être titulaire d’un numéro d’activité (NDA) valide.
Cette certification se base sur le référentiel national qualité (RNQ) qui se compose de 7 critères que chaque prestataire de formation doit impérativement respecter :
À noter que l’ensemble de ces critères comprend 32 indicateurs dont 22 sont communs à toutes les catégories et 10 spécifiques (Actions de formation, CFA, VAE, Bilan des compétences).
Cette certification est un gage de qualité pour les apprenants. De cette façon, ils ont la garantie que l’organisme prestataire de formation atteste d’un professionnalisme avéré, tant au niveau de ses formations que de ses formateurs, du suivi, de l‘écoute de son public, etc.
Les organismes de formation qui détiennent la certification Qualiopi bénéficient d’un avantage important : celui de pouvoir obtenir des financements publics ou mutualisés pour les formations qu’ils dispensent. Ces derniers proviennent de plusieurs canaux tels que :
La certification Qualiopi induit qu’un centre de formation adapte ses prestations aux besoins des apprenants, et leur offre un accueil et un accompagnement de qualité.
Être certifié Qualiopi indique également que l’organisme dispose de moyens techniques et pédagogiques appropriés, fait appel à des formateurs qualifiés et prend en considération les avis des parties prenantes (bénéficiaires, clients, équipes pédagogiques, financeurs). Qualiopi apporte donc à l’organisme certifié un poids non négligeable en termes de réassurance vis-à-vis de ses potentiels clients et partenaires.
Il faut savoir que Qualiopi est la seule certification à accorder des financements aux organismes et aux formateurs indépendants. Elle est donc indispensable pour le développement de leur clientèle et de leur offre de formation.
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La certification Qualiopi n’est pas obligatoire mais recommandée. Néanmoins, elle est intéressante à bien des égards et il serait dommage de ne pas la solliciter.
Rappelez-vous, posséder cette certification permet d’obtenir des soutiens financiers auprès de différents financeurs. Depuis janvier 2022, les organismes de formation non certifiés Qualiopi ne sont pas éligibles aux financements publics comme le CPF ou les OPCO.
Dernier point et non des moindres, sans Qualiopi, un OF ne peut prétendre à être présent sur EDOF, espace où sont répertoriées les offres de formation éligibles au compte personnel de formation (CPF).
Pour obtenir la certification Qualiopi, le centre de formation doit déposer une demande soit auprès d’un organisme certificateur accrédité par le COFRAC, soit auprès d’une instance de labellisation qui se plie au référentiel national qualité.
Voici la liste des organismes certificateurs accrédités en date du 23 janvier 2023 :
Liste des instances de labellisation reconnues par France compétences :
L’une comme l’autre de ces structures met ensuite en place un premier audit, appelé audit initial. C’est pendant cette phase qu’est vérifié le respect des 32 indicateurs composant les 7 critères du référentiel national qualité. Si tout est conforme, alors la certification est accordée après un délai d’instruction d’un mois tout au plus, et ce, pour une validité de 3 ans.
Entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date de certification), un deuxième audit a lieu : l’audit de surveillance. Il permet de s’assurer que le prestataire de formation ne déroge pas au respect des conditions de chaque indicateur.
Enfin, au bout de 3 ans, place à l’audit de renouvellement qui accorde la prolongation de la certification Qualiopi pour un autre cycle de 3 ans.
Malheureusement, une fois obtenue, la certification Qualiopi n’est pas acquise à vie. Donc oui, un organisme de formation peut perdre sa certification selon certaines conditions. Une situation qui peut engendrer de lourdes répercussions sur son activité, comme l’arrêt de financements et donc la baisse de son chiffre d’affaires.
Rappelez-vous, pour obtenir la certification Qualiopi, un organisme prestataire d’actions concourant au développement des compétences doit respecter les 7 critères du référentiel national qualité, et ce, tout au long de l’existence de son activité. En effet, même en ayant obtenu l’aval de l’organisme certificateur ou de l’instance de labellisation lors de l’audit initial, un professionnel de la formation n’est pas à l’abri de voir sa certification annulée si l’un des indicateurs n’est plus conforme au référentiel Qualiopi. On appelle cela une non-conformité.
Ainsi, lors de l’audit de surveillance, il est tout à fait possible de recevoir un “avertissement” si un ou plusieurs indicateurs ne respectent plus le référentiel national qualité. Il faut par ailleurs distinguer la non-conformité mineure et la non-conformité majeure. Cette dernière est la plus préjudiciable pour l’organisme de formation qui dispose d’un délai de 3 mois pour présenter des preuves qui permettront de lever la non-conformité majeure. La non-conformité mineure, quant à elle, implique la présentation d’un plan d’action à mettre en place dans les 6 mois. Les actions correctives mises en place sont vérifiées lors de l’audit suivant et la non-conformité mineure est levée (ou transformée en non-conformité majeure si le résultat est en indélicatesse par l’indicateur concerné).
La délivrance, la suspension ou l’annulation de la certification à la suite d’une non-conformité est soumise à la gravité ou au nombre ou à la récurrence de celle-ci. Précisons qu’il est quand même possible d’obtenir la certification dans la limite de quatre non-conformités mineures. Au-delà de ce chiffre, ces dernières sont à traiter comme des non-conformités majeures.
Sans rectification donc dans le délai imparti, un organisme de formation ou un formateur indépendant peut donc voir sa certification suspendue ou même annulée. Il en sera de même s’il ne demande pas un audit de renouvellement au bout de 3 ans.
Vous l’avez vu lors des points précédents, pour obtenir et garder Qualiopi, de nombreux critères sont à surveiller et à respecter. Avec le logiciel Dendreo, vous disposez d’un outil de travail avec une grille de suivi Qualiopi intégrée, réalisée avec un consultant/expert Qualiopi, vous permettant d’analyser chaque critère et indicateur du Référentiel National Qualité. Grâce à cette solution, votre suivi qualité et la préparation aux audits Qualiopi sont facilités et optimisés.
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