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23/1/2023

Déclaration pour son organisme de formation : conformité, délais...

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Gestion d'organisme de formation

Un centre de formation, comme toute autre entreprise qui se crée, doit déclarer son activité auprès des autorités compétentes. Mais comment cela se passe-t-il concrètement ? Conformité des documents, envoi du dossier, délai d’instruction, obtention du NDA, importance du BPF ou encore conséquences d’un changement de région, voici ce qu’il faut savoir concernant la déclaration pour son organisme de formation.

 

1. La déclaration d’activité pour son organisme de formation ou NDA : quésaco ?

Dans la législation, toute personne physique ou morale qui souhaite effectuer des prestations de formation professionnelle est dans l’obligation de déclarer son activité. Sans cela, il est interdit d’exercer son activité d’organisme de formation.

Cette action a pour objectif d’obtenir un NDA, un Numéro de Déclaration d’Activité. Il s’agit d’un numéro d’enregistrement (ou d’immatriculation) qui apparaîtra sur tous vos documents légaux : devis, factures, conventions de formation, contrats, etc. Le NDA se compose de onze chiffres indiquant entre autres la région, le département du siège social du centre de formation et le département dans lequel ce dernier est situé.

 

2. Quand et comment faut-il réaliser sa déclaration pour son organisme de formation ?

La déclaration de votre centre de formation doit se faire dans les trois mois maximum après qu’a eu lieu votre toute première action de formation (il est donc accepté de réaliser une première convention de formation pour une action de formation sans NDA). La démarche est à effectuer auprès de la DREETS (l’ex-Direccte) soit directement en ligne sur Mon Activité Formation soit par courrier en adressant votre dossier au service régional du contrôle de la DREETS. 

Le dossier de déclaration pour votre organisme de formation doit comprendre :

  • la copie de votre SIREN, un document qui vous a été transmis par l’INSEE ;
  • le bulletin n°3 de votre casier judiciaire datant de moins d’un mois ;
  • le justificatif de votre première action de formation (facture, contrat…) ;
  • le programme de celle-ci ;
  • la liste des formateurs accompagnée de leur CV.

>> LIRE AUSSI : Ouvrir son centre de formation professionnelle : comment ça marche ?

 

3. Quel est le délai d’instruction du dossier ?

Après la réception de l’ensemble de vos documents, la DREETS instruit votre dossier dans un intervalle allant de 30 jours jusqu’à deux ou trois mois. À l’issue de cette période, elle vous transmet un NDA d’organisme de formation définitif. Passé ce laps de temps et sans nouvelles de l’administration, votre demande de déclaration pour votre organisme de formation est acceptée sans controverse.

 

4. La déclaration est validée, que se passe-t-il ensuite ?

Lorsque la déclaration de votre organisme de formation est validée par la DREETS, il ne vous reste plus qu’à apposer votre NDA de centre de formation sur vos documents. Cette action est obligatoire dès sa réception pour être en conformité avec la loi. La mention suivante devra être apposée: « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro… auprès du préfet de la région … ».

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5. Déclarer une modification après enregistrement : cas particulier d’un changement de région ou de statut juridique et son incidence sur le SIREN, le NDA et l’accès à l’EDOF

Si vous décidez de changer de forme juridique, ou de déménager votre organisme de formation dans une autre région, en théorie, pas de problème.
Mais en pratique, attention à bien anticiper ce changement !
En effet, le numéro de SIRET de votre centre de formation sert à identifier géographiquement le lieu d’exercice de votre entreprise.
De ce fait, si vous changez de région, un nouveau numéro devra vous être attribué. Il en est de même avec votre NDA puisque certains chiffres se réfèrent à la région d’implantation de votre OF.
Vous devrez donc refaire une nouvelle déclaration pour votre organisme de formation auprès de la DREETS, et ce, dans les 30 jours qui suivent le changement de région.

Pour ce faire, contactez tout d’abord le service régional de contrôle de votre région d’origine qui se chargera de transférer votre dossier, puis le service régional de votre nouvelle région. Vous devrez fournir certains documents comme le bulletin de déclaration d’activité en y indiquant votre NDA initial et un document renseignant votre statut juridique (extrait K-bis par exemple).

Il faut savoir également que c’est votre numéro de SIRET qui est référencé sur EDOF, l’espace réservé aux organismes de formation et répertoriant vos offres de formation éligibles au CPF. Et c’est toujours ce numéro qui fait le lien avec les certifications visées par vos formations.
Ainsi, si le SIRET change et que vous n’anticipez pas, vous ne pourrez plus avoir accès à l’EDOF et continuer votre activité CPF.


De plus, avec les mises à jour de la procédure d’accès à EDOF d’octobre 2022, les délais se sont considérablement allongés pour obtenir de nouveaux accès à EDOF. Une mauvaise anticipation des procédures administratives pourra entraîner une coupure de près de 3 mois, entre la fermeture de votre ancien espace EDOF associé à votre SIRET radié, et l’accès effectif à votre nouvel espace EDOF associé à votre numéro SIRET…
Sans oublier la nécessité de ressaisir l’ensemble de votre catalogue ! Heureusement des outils peuvent vous aider à importer en masse votre catalogue EDOF.

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6. Délai d’établissement du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel

Le bilan pédagogique et financier est obligatoire pour tous les organismes de formation, que l’activité soit exercée à titre principal ou accessoire, à titre individuel ou non. Le BPF n’est autre que le bilan annuel de l’activité du centre de formation et comprend notamment :

  • toutes les actions de formation réalisées pendant l’année comptable écoulée ;
  • le nombre d’apprenants ;
  • le nombre d’heures suivies par les apprenants ;
  • le nombre d’heures de formation dispensées ;
  • la répartition des fonds reçus ;
  • le montant des factures des prestataires.

Le BPF de l’année N est à faire parvenir à la DREETS avant le 30 avril de l’année N+1 via une télédéclaration sur votre compte Mon Activité Formation. Il n’est plus nécessaire de transmettre des justificatifs par courrier, la déclaration numérique faisant désormais foi.

Attention ! Sans un BPF à jour pour un OF établi, il est impossible d’obtenir la certification Qualiopi et vous risquez en plus de voir votre déclaration d’organisme de formation invalidée.

 

Les éléments pouvant annuler la validité de la déclaration d’activité de son OF

Votre déclaration de centre de formation peut être annulée si :

  • aucune formation n’a été réalisée pendant un an ;
  • non-respect des dispositions mises en place pour la réalisation des actions de formation (programme, attestations de fin de formation, mentions obligatoires, obligation face aux apprenants…) ;
  • non-respect des dispositions relatives au fonctionnement de l’organisme de formation (titre et qualification des formateurs, règlement intérieur, obligations comptables dont la déclaration obligatoire du BPF).

 

Dendreo, la solution digitale idéale pour facilement générer et déclarer votre BPF

Pour simplifier la déclaration de votre bilan périodique et financier, pensez Dendreo !
Grâce à notre outil de gestion financière pour centre de formation, gagnez du temps et limitez les erreurs. Nous avons intégré un calcul automatique et instantané du BPF de votre organisme de formation. Vous renseignez au préalable certaines informations et l’outil s’occupe du reste.
Et si lors de la saisie un élément a été mal renseigné, vous êtes alerté immédiatement. Vous pouvez ainsi corriger rapidement votre erreur et évitez de transmettre un BPF erroné à la DREETS. Vous gagnez ainsi un temps précieux et pouvez vous focaliser sur des tâches plus importantes.

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