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23/1/2023

Créer un centre de formation : 10 pièges à éviter absolument

Ouvrir son centre de formation
Gestion d'organisme de formation

Créer son centre de formation implique de passer par un certain nombre d’étapes et de démarches. Si les grandes lignes de la marche à suivre pour créer son OF sont relativement connues, les futurs entrepreneurs n’ont pas toujours la connaissance de tous les pièges qui peuvent jalonner leur parcours.

Au-delà d’obtenir son NDA de formation (Numéro de Déclaration d’Activité) auprès de la DREETS (Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) pour son centre de formation, les sujets de préoccupation de tout nouvel OF sont nombreux et variés. Il y a bien sûr, des questions propres au développement de son centre de formation : Comment être référencé Datadock ou certifié Qualiopi ? Quelles conditions faut-il respecter pour être éligible au financement via CPF (Compte Professionnel de Formation) ? Ou encore, comment attirer ses futurs apprenants et bien vendre ses formations ?...

Pour que votre aventure de création de centre de formation se déroule avec le moins de mauvaises surprises possibles, on vous détaille dans cet article quelques pièges à éviter.

1. Bâcler son étude de marché et ses buyer personas

Soigner son étude de marché préalable à la création de votre organisme de formation dans le cadre de votre business plan est extrêmement important. Car il vous permet de mesurer et anticiper la demande potentielle de votre marché vis-à-vis de votre projet d’offre de formation. En effet, proposer une offre pour laquelle il y a peu de demandes est l’un des pires écueils au moment de créer votre centre de formation. La formation que vous proposez doit répondre à un besoin identifié et mesuré. Sinon, à l’ouverture de votre organisme de formation, vous manquerez d’apprenants et/ou de contrats et mettrez en péril votre rentabilité ainsi que la pérennité de votre activité. Vous devez donc accorder une importance toute particulière non seulement à votre étude de marché, mais également à l’analyse de vos buyer personas, votre benchmark concurrentiel, ainsi qu’à la composition de votre offre et au positionnement de votre futur centre de formation.
Par exemple, proposer une formation dans une zone où la demande est faible voire inexistante est rarement un succès. Le besoin doit être adressé, avec une proposition de valeur claire, à une audience prête à passer à l’action.
Le marketing mix des 4P (Produit / Prix / Place / Promotion) est un outil qui peut s’avérer très utile pour élaborer votre offre de formation.

2. Ne pas répondre aux exigences de l’obtention du NDA ou envoyer un dossier incomplet

Le NDA (Numéro Déclaration d'Activité) délivré par la DREETS est indispensable pour pouvoir ouvrir votre centre de formation et exercer votre activité.
Pour l’obtenir sans risque de refus de dossier, certaines configurations sont à éviter.
Parmi celles-ci vous retrouvez notamment :

  • Les prestations prévues ou réalisées ne correspondent pas à des actions de formation professionnelle

  • L'une des dispositions concernant la réalisation des actions de formation n'est pas respectée

  • L'entreprise ou le prestataire qui effectue la déclaration a été condamnée pour des crimes ou délits incompatibles avec l'exercice de fonctions de direction, d'enseignement ou d'administration d'un organisme de formation.
  • Les pièces justificatives requises du dossier de demande de NDA sont manquantes.

>>> LIRE AUSSI : Ouvrir son centre de formation professionnelle : comment ça marche ?

3. Oublier de transmettre son BPF et perdre son NDA

Devenir organisme de formation n’est pas la fin du chemin au niveau légal. Chaque année, tous les OF doivent transmettre leur bilan pédagogique et financier : le BPF.
Ce document retrace leur activité en matière de formation professionnelle, au titre du dernier exercice comptable clos. Transmettre le BPF de votre centre de formation à la DREETS chaque année en temps et en heure, à savoir, entre début avril et fin mai, est primordial. Sinon votre NDA risque de devenir caduc et vous ne pourrez plus exercer.

Que risquez-vous en cas de défaut de transmission du BPF ?

Les articles L. 6352-11 et L. 6351-6 du code du travail prévoient que “la déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative”.

Par ailleurs, selon l’article L. 6355-15, code du travail, vous risquez également une amende de 4 500€ pour infraction pénale si vous ne produisez pas de BPF.
“Le fait de réaliser des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue sans adresser à l’autorité administrative le document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant le bilan pédagogique et financier de son activité, le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos, en méconnaissance des dispositions de l’article L. 6352-11, est puni d’une amende de 4 500 euros”.

Il est donc indispensable de produire et transmettre votre bilan pédagogique et financier chaque année. Si la production de ce document peut paraître fastidieuse et complexe, celui-ci peut être généré très simplement avec un logiciel muni d’un outil de création de BPF comme Dendreo.

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4. Négliger son choix de statut d'assujettissement à la TVA

Comme toute entreprise, un centre de formation est assujetti à la TVA. Ce qui est intéressant ici, c’est qu’en tant que prestataire de formation professionnelle, vous pouvez bénéficier d’une exonération de TVA, dans certaines conditions.

Parmi lesquelles : 

  • être en possession d’un NDA valide,
  • être à jour de ses obligations de dépôt de bilans pédagogiques et financiers,
  • exercer une activité concourant au développement des compétences telle que prévue dans l’article L. 6313-1 du Code du Travail, à savoir, des actions de formations, bilans de compétences, VAE ou apprentissages.

Notez que l’exonération de la TVA se fait via démarche volontaire. Par défaut, les prestations de formation réalisées dans le cadre de la formation professionnelle, dès lors qu’elles sont dispensées par des organismes de droit privé sont assujetties à la TVA. La demande d’exonération de TVA se fait en remplissant le formulaire Cerfa n°3511-SD.

5. Ne pas anticiper un changement d'adresse de siège social

Vous l’aurez compris au travers des différents points précédents, le NDA est un élément essentiel pour permettre à votre organisme de formation d’exercer en toute légalité.
Il doit donc être conforme en tous points, en particulier vis-à-vis du SIRET qui y est rattaché. Ainsi, si votre OF change de région, votre SIRET change également, et ce changement doit se refléter sur votre NDA. Vous devrez alors demander un nouveau NDA, impliquant la radiation de l’ancien. Anticipez donc bien à l’avance en cas de déménagement, au risque de vous retrouver dans une situation administrative problématique.

6. Lancer son organisme pour surfer sur le "filon" CPF

Le CPF est un système de financement de formation formidable en apparence. Malheureusement, trop de personnes l’ont considéré comme un filon que l’on peut exploiter pour faire du profit… au détriment des apprenants, et de l’Etat. A long terme, tant pour des raisons éthiques, que légales et financières, il est important de prioriser la qualité de la formation. Créer un organisme est un très beau projet, mais qui doit être motivé par de bonnes raisons : aider des personnes à monter en compétences, partager des savoir(-faire) et construire une activité solide et pérenne.

Par ailleurs, pour lutter contre les potentielles dérives du système de financement CPF, celui-ci tend à se durcir progressivement. On assiste ainsi à la multiplication de nouveaux textes de loi, procédures, et obligations réglementaires pour encadrer ce financement.

Créer son organisme de formation en reposant sa rentabilité essentiellement sur le système CPF est donc une très mauvaise idée : fin 2022, les volumes de dossiers financés par le CPF se sont par exemple écroulés d’environ 60%, entraînant avec eux de nombreux OFs qui dépendaient exclusivement de ce marché. Il est donc préférable de varier les modalités de financement que vous acceptez et visez, afin de ne pas être tributaires des variations de législation sur un seul de ces modes de financement.

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7. Ignorer les délais des différentes démarches obligatoires

Les démarches de création du centre de formation sont multiples, certaines prennent du temps et sont soumises à des délais précis. Il est donc important de se renseigner sur les dates butoir des différentes formalités administratives à effectuer pour votre organisme de formation, mais surtout de les anticiper.

Prenons un exemple : les démarches pour accéder à la plateforme EDOF permettant de proposer des formations CPF ont énormément évolué en octobre 2022. Une démarche initialement très simple, presque automatique, est devenue un véritable parcours du combattant, où il est nécessaire de remplir un dossier conséquent, et où les délais de réponses se comptent en maintenant en mois. Déménager son OF d’une région à une autre demande de l’anticipation car le SIRET et le NDA changent selon la région d’implantation de votre centre de formation. Ce changement implique donc une nouvelle déclaration auprès de la DREETS dans les 30 jours suivant le changement de région. Mais cela implique également une nouvelle démarche auprès du votre organisme certificateur Qualiopi, ainsi qu’auprès d’EDOF, qui peut prendre jusqu’à 3 mois ! Pendant ces 3 mois, vous serez coupés d’EDOF et de tout revenu provenant du CPF : une coupure qui peut s’avérer fatidique pour beaucoup d’OFs…

Un autre exemple : comme nous l’avons expliqué précédemment, le BPF doit être transmis entre avril et mai de chaque année et l’absence ou le retard de sa transmission peut avoir des conséquences très fâcheuses pour votre OF, avec une radiation pure et simple de tous les dispositifs de financement français.

Assurez-vous donc de bien vous informer sur les différents documents et démarches avec leurs délais respectifs pour vous préparer en amont et ne pas être pris au dépourvu.

>>> LIRE AUSSI : Déclaration pour son organisme de formation : conformité, délais…

8. Ne pas proposer de contenu original de qualité et simplement revendre des formations sur étagère

Créer son organisme de formation demande une certaine exigence, notamment quant à la qualité des formations. Une pratique parfois tentante, serait d’acheter des formations sur étagères à revendre à vos clients. Si elle n’est pas interdite en soi, cette approche ne vous aidera pas à vous démarquer ni à proposer à vos apprenants un catalogue de formation à valeur ajoutée forte et unique.

Pour proposer à vos apprenants des contenus et parcours de formation adaptés et qualitatifs, il est important de construire vos contenus et de les enrichir selon leur profil avec vos connaissances et méthodes pédagogiques. Sans cela, vous serez réduits à vous battre uniquement sur le marketing et les prix pour vous différencier de votre concurrent, qui revendra les mêmes formations sur étagère que les vôtres…

9. Sous-estimer la complexité de la transition d'une offre de formation synchrone vers de l’asynchrone (e-learning)

Lorsque vous construisez votre offre de formation, l’une des premières étapes consiste à déterminer le type de formation que vous allez proposer. La formation dite “synchrone”, composée de sessions de formation en direct auxquelles formateurs et apprenants participent en même temps sur des créneaux donnés, est la modalité traditionnelle de transmission des savoirs.

La formation asynchrone quant à elle, plus connue sous le terme généraliste de “e-learning” (sous toutes ses formes) demande plus de travail de préparation en amont et une certaine maîtrise pour élaborer des parcours de formation cohérents et efficaces.
En effet, le modèle asynchrone implique de fournir à vos apprenants toutes les informations et outils lui permettant de se former en autonomie.

Bien sûr, il est tout à fait possible de combiner des formations synchrones et asynchrones et cette combinaison peut même faire des merveilles.
Cependant, qu’il s’agisse d’un projet de transition de vos formations synchrones vers de l’asynchrone en e-learning, ou d’une fusion des deux pour une offre de formation plus diversifiée, ce changement est moins évident qu’il n’y paraît. Pour mener à bien cette transition, plusieurs facteurs (d’ordre technique, informatique, organisationnel, pratique…) sont à prendre en compte.
Les attentes et les comportements de votre public vis-à-vis de formations e-learning peuvent être complètement différents du modèle synchrone. Il ne s’agit pas de simplement reprendre les slides PowerPoint d’une formation synchrone pour les rendre disponibles en e-learning ! Une telle approche se soldera assurément par un engagement et un taux de satisfaction très faible de la part de vos participants. Pour y arriver, beaucoup d’OFs sollicitent l’aide de professionnels en ingénierie pédagogique, spécialisés en e-learning. Certaines plateformes LMS proposent également des services d’assistance et “studios” pour aider à la réalisation de parcours e-learning engageant et de qualité. Ne sous-estimez pas le temps nécessaire et le budget à allouer pour réaliser ce genre d’exercice ! Sans oublier que les contenus de formation doivent souvent être mis à jour régulièrement pour rester pertinents.

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10. Ne pas s'équiper d'outils adaptés

Créer un centre de formation peut sembler simple, mais le faire fonctionner et prospérer est une autre paire de manches. Pour parvenir à jongler avec tous les volets inhérents à la gestion d’un OF, qu’il s’agisse de l’organisation de vos formations, la création de votre catalogue, le suivi de vos clients, apprenants et formateurs, le pilotage commercial, financier, et administratif, ou encore les exigences réglementaires et de qualité comme avec le BPF et Qualiopi, le recours à des outils adaptés vous sera d’une grande aide. Par “adaptés”, on entend des outils qui répondront aux besoins de votre organisme de formation tant sur un plan opérationnel, que stratégique et ergonomique. Bien choisir son outil de gestion de formation (ERP, pour Enterprise Resource Planning) est la clé pour avancer sereinement, gagner du temps au quotidien et mettre toutes les chances de votre côté pour réussir durablement dans la formation professionnelle. Une erreur courante est de négliger son benchmark d'outils et logiciels et d’opter pour le moins cher, sans même vérifier les caractéristiques essentielles.
Comment se présente la solution, sa prise en main, ses fonctionnalités, son fonctionnement et son ouverture aux autres technologies… ? Tous ces éléments sont primordiaux pour choisir son logiciel, et surtout, vous éviter bien des déboires financiers et une perte d’un temps précieux en cas de mauvais choix.

>>> LIRE AUSSI : Outils de suivi de formation : quelques solutions vraiment pertinentes

Pour démarrer votre activité du bon pied avec un pilotage fluide et efficace, pensez au logiciel Dendreo ! Avec son interface intuitive et ergonomique, notre ERP permet à votre centre de formation de simplifier et centraliser tous les pans de sa gestion.
Vous disposez de tous les outils essentiels pour organiser et suivre vos formations, clients, prospects, apprenants, formateurs, ainsi que traiter vos dossiers commerciaux, administratifs et financiers en toute simplicité, et sans oublier, assurer un suivi qualité adapté pour obtenir et maintenir votre certification Qualiopi.

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