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14/12/2022

Outils de suivi de formation : quelques solutions vraiment pertinentes

Gestion d'organisme de formation
Logiciels et outils pour OFs

Un organisme de formation doit réaliser de nombreux suivis différents dans le cadre de son activité. Afin d’optimiser votre temps, l’utilisation d’outils efficaces est essentielle pour vous aider à piloter votre entreprise. Que ce soit pour la gestion administrative ou financière, pour le suivi qualité ou commercial, il existe des logiciels simples et intuitifs pour vous accompagner dans vos tâches au quotidien. Si vous êtes à la recherche de solutions vraiment pratiques, voici quelques exemples d’outils de suivi de formation.

1. L’ERP : un outil pour une gestion simplifiée de vos activités de suivi

Pour commencer, parlons d’un type d’outil de suivi de formation quasi indispensable pour gérer vos activités quotidiennes : l’ERP (“Enterprise resource planning”) ou planification des ressources d’entreprise. Gestion administrative, gestion financière ou encore suivi qualité, l’ERP simplifie la gestion des activités de votre centre de formation et vous permet ainsi de dégager du temps pour d’autres tâches comme le développement de votre offre.

a) La gestion administrative

Clairement une tâche qui prend du temps, mais sur laquelle il est impossible de déroger pour une bonne organisation de votre OF. Véritable outil de suivi de formation, votre ERP vous permettra de gérer les missions administratives quotidiennes avant, pendant et après la formation.

Grâce à lui, vous pouvez assurer un suivi précis de vos formations, de leur organisation à leur réalisation. Inscriptions, taux de remplissage des sessions, absences/présences, facturation… vous pouvez visualiser rapidement l’information dont vous avez besoin, et ne rater aucune tâche grâce à une gestion de check-lists et/ou to-do lists.

Un ERP adapté à votre OF doit vous permettre de suivre efficacement les différents types de formations que vous proposez : en présentiel ou à distance synchrone, en e-learning asynchrone, intra ou inter-entreprise, etc. Ces modes d’organisation se côtoient mais ne se ressemblent pas lorsqu’il s’agit de réaliser un suivi efficace ! Parfois il vous faut vous interconnecter avec un LMS et relancer des stagiaires qui n’avancent pas sur leur module de formation e-learning, parfois il vous faut agréger des émargements électroniques ou papier. 

Voir le logiciel Dendreo en action

Enfin, un bon ERP facilite également l’édition et l’envoi de tous vos documents, avec la possibilité d’éditer automatiquement vos conventions de formations, convocations ou encore feuilles d’émargement (publipostage automatique). C’est une des tâches administratives les plus chronophages, et pour laquelle un logiciel excelle.

Un autre grand challenge dans la gestion d’un organisme de formation est le suivi des échanges et communications avec vos interlocuteurs, qu’il s’agisse de vos stagiaires, formateurs, mais également prospects et clients.
Chacun d’eux, selon son profil, aura besoin de consulter, recevoir et transmettre des informations et documents spécifiques : positionnement pré-formation, recueil des besoins, transfert de notes de frais et factures de vos formateurs, questionnaires de satisfaction de vos stagiaires, devis ou contrats de vos prospects et clients, etc.

Un outil permettant de fluidifier ces échanges d’informations et documents vous sera alors d’une grande aide. Vous pouvez notamment proposer un espace personnalisé où vos formateurs et stagiaires pourront consulter et communiquer ces éléments, via un “extranet” (un portail d'accès dédié, qui communique directement avec votre ERP), par exemple.

>>> LIRE AUSSI : Comment la digitalisation de son centre de formation booste son développement

b) Le suivi financier

La rentabilité, voilà un point qui interpelle tout dirigeant d’un organisme de formation. Pour vous aider à piloter toute la partie financière d’une formation, là aussi l’ERP est d’une grande utilité !

Les financements d’une action de formation peuvent être complexes et multiples : en suivre le découpage et la facturation est essentiel pour un OF. Vient ensuite la douloureuse étape du suivi des factures impayées et des relances associées : une fois de plus, un ERP intégrant un outil de suivi financier adéquat sera en mesure de vous aider grandement dans cette tâche, en identifiant rapidement les factures en souffrance, voire en automatisant leur relance auprès de vos financeurs et clients.

Tout outil de facturation moderne se doit ensuite de vous proposer des exports comptables adaptés pour faciliter votre suivi comptable. Vérifiez la compatibilité de l’ERP avec votre logiciel comptable, ainsi que sa capacité à exporter correctement les écritures selon le format souhaité et les éventuels axes analytiques nécessaires.

Un ERP adapté aux Organismes de Formation vous aidera également à faire le suivi et l’édition de votre BPF, le fameux Bilan Pédagogique et Financier, dont la déclaration annuelle est obligatoire pour tout OF.

Enfin, un outil de gestion puissant vous aidera à réaliser le suivi de votre activité en vous proposant des indicateurs et tableaux de bords pertinents. D’un point de vue financier, cela peut aller du suivi de votre chiffre d’affaires et marge, jusqu’à l’anticipation de votre trésorerie. 

 

c) Le suivi qualité

Le suivi qualité fait partie intégrante de vos missions en tant que dirigeant d’un organisme de formation, que ce soit au niveau de votre clientèle, de vos prestataires ou de votre entreprise elle-même, surtout à l’ère de Qualiopi.

Pour contrôler vos actions au quotidien, un ERP pour centre de formation est idéal pour vous accompagner dans cette tâche. Il vous assurera un certain niveau d’automatisation limitant les erreurs humaines et permettant la mise en place de process rigoureux. Il vous permettra également d’administrer des questionnaires de positionnement, ainsi que des questionnaires de satisfaction à destination des différentes parties prenantes de vos actions de formation. L’analyse de ces questionnaires à chaud et à froid en sera grandement facilité. Certains ERP comme Dendreo, pourront même lier les notes de satisfaction obtenues via ces mesures qualité, avec leur affichage sur votre catalogue public directement sur les fiches formation, ce qui est une obligation Qualiopi.

Certains ERP peuvent également proposer des systèmes de ticketing, permettant de réaliser votre veille qualité efficacement, et faire remonter des plaintes et suggestions de la part de vos stagiaires, formateurs, employés et clients.

Enfin, certains logiciels de gestion iront même jusqu’à vous proposer une grille de travail Qualiopi, directement intégrée au sein du logiciel, afin de vous aider dans l’obtention ET le maintien de cette certification.

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d) Le suivi réglementaire et lié au RGPD

Nul n'ignore aujourd’hui l’existence du RGPD et des nombreuses obligations qui en découlent. Parmi celles-ci, il est important de noter que l’organisme de formation qui récolte nécessairement des données personnelles, est responsable de leur sécurité et confidentialité. L’OF doit également être en mesure de traquer le consentement des personnes physiques à l’usage de leurs données personnelles, notamment en relation avec des actions marketing, répondre à toute requête de droit à l’oubli, ou bien encore de droit à la portabilité.

De plus, en cas de problème quelconque, il vous faut un moyen de pouvoir traquer qui a pu accéder à des données confidentielles et prévenir les personnes concernées. Tout en sachant que les problèmes concernés peuvent être des intrusions informatiques sur un système mal protégé, mais également des vols divers et variés, comme lors de conflits avec des employés peu scrupuleux !

Fini le temps des tableurs Excel sauvages qui se baladent un peu partout sur des ordinateurs, clés USB et disques durs variés ! Sans outil adéquat pour centraliser, traquer et protéger correctement ces données personnelles, vous vous exposez à des amendes de la CNIL en cas de problème ou contrôle.

 

2. Le CRM : un outil de suivi de formation commercial indispensable pour votre OF

Aujourd’hui, dans un souci de qualité et de performance, la gestion de la relation clients est incontournable pour toute entreprise. Et les organismes de formation ne font pas exception. L’utilisation d’un CRM pour le suivi commercial se révèle également être décisif pour la gestion de vos actions et relances commerciales et pour saisir les opportunités qui s’offriront à vous.

Un CRM (Customer Relationship Management), ou GRC pour Gestion de la Relation Client en Français, permettra à votre centre ou organisme de formation de créer une base de données  de tous vos interlocuteurs et ainsi avoir accès aux dossiers de chacun de vos apprenants, mais aussi de vos clients, vos formateurs, etc. Il assure l’intégralité de la gestion commerciale, de l’envoi du devis jusqu’au suivi post-formation en passant par la planification des relances. Cet outil de suivi commercial vous permet de cibler les besoins de chacun et donc d’adapter votre offre. C’est en partie de cette façon que vous fidéliserez votre clientèle.

Vous pouvez également mettre en place des actions commerciales afin de convertir de nouveaux clients. Le CRM vous permettra alors d’analyser le taux de transformation et d’ajuster vos propositions selon les résultats obtenus.

Certains ERP possèdent même un CRM intégré dans leur interface. C'est notamment le cas de la solution Dendreo. Si vos formations sont soumises à recyclage (pour des habilitations ou certifications notamment réglementaires), utiliser votre CRM pour générer automatiquement et planifier vos relances sera un gros plus pour ne rien oublier. Cela favorisera naturellement les renouvellements et pourra faciliter la génération de CA.

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3. La GED : un outil de gestion électronique pour le suivi des documents

Pour continuer la liste des outils de suivi de formation qui changent le quotidien, citons la GED, la Gestion Électronique des Documents. Celle-ci vous permet d’exploiter et de traiter facilement et rapidement l’ensemble de vos documents grâce aux fonctionnalités de partage, de tri et d’archivage. Vous mettez en place une automatisation des suivis et limitez, voire supprimez le risque d’erreurs ou d’oublis dans le cadre de l’édition de documents relatifs à la formation. Et surtout, vous en gardez une trace puisqu’ils sont stockés dans votre espace numérique.

Autre avantage d’une GED pour un centre de formation : la mise en place de la signature électronique et notamment celle des conventions et feuilles d’émargement. Si vous réalisez une formation à distance, l’émargement électronique vous permet de recueillir la signature de chacun de vos apprenants de façon sécurisée et rapide, et ainsi de contrôler et prouver leur présence auprès des financeurs.

Et justement, grâce à la signature électronique, vous pouvez développer votre offre à distance puisque tous les documents sont numériques et envoyés électroniquement. Cette gestion facilitée est un vrai plus vis-à-vis de vos clients et apprenants qui n’habitent pas forcément à proximité de votre OF. C’est donc un outil de suivi de formation qui simplifie grandement votre gestion quotidienne.

Certains ERP proposent même de la reconnaissance optique de documents : grâce à des QR codes -des sortes de code barres apposés sur les documents- le logiciel est capable de reconnaître automatiquement la provenance du documents, et reclasser ainsi automatiquement un document tel qu’une convention de formation signée, qu’elle ait été imprimée ou non, dans le dossier de suivi adéquat. On adore !

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4. Dendreo, l'outil pour un suivi optimal de vos formations et plus encore

Vous recherchez un outil de suivi de formation complet incluant toutes les fonctionnalités précédemment citées et plus encore ? Dendreo est l’outil qu’il vous faut ! 

En plus d’être un logiciel moderne et intuitif, Dendreo propose toutes les fonctionnalités essentielles pour le suivi et la gestion de votre organisme de formation. Notamment de la création de votre catalogue jusqu’à la facturation, en passant par toutes les étapes indispensables du processus, telles que l’édition et le traitement de documents ou encore la planification et le suivi de vos actions de formations.

De plus, Dendreo vous aide dans votre démarche qualité, via des outils et un accompagnement pour l’obtention et maintien de la certification Qualiopi.

Vous avez des questions sur la solution Dendreo et ses plus-values pour votre organisation ou souhaitez échanger sur sa mise en place ? Notre équipe d’experts vous répond et vous accompagne avec plaisir pour que votre projet soit un succès !

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