Informations et conseils
23/1/2023

Digitalisation de son centre de formation : un atout de croissance

Gestion d'organisme de formation

Quand on parle de transformation numérique ou digitalisation des organismes de formation, on imagine souvent “entreprises High Tech”, “plateforme 100% connectée”, méthodes d’apprentissage “derniers cris” et ça rime souvent avec investissements importants et inaccessibles.

Pourtant, la digitalisation des centres de formation peut s’opérer à plusieurs niveaux, de manière progressive et s’adapter aux budgets de chacun. En effet, ces dernières années, la digitalisation de la formation a connu un essor remarquable, notamment accélérée par le contexte sanitaire. Et elle constitue un véritable soutien pour la croissance des organismes de formation et leur développement interne.

Faisons le point sur les différentes approches possibles et les différents enjeux de la digitalisation de la formation.

Digitalisez votre gestion administrative pour mieux vous concentrer sur votre cœur de métier : La formation !

Les fonctions dites “supports” au sein des organismes de formation représentent un temps considérable pour votre personnel :

  • Gestion documentaire: Convention de formation, convocation, émargement, attestation, BPF
  • Gestion des ressources et planification : matériels, salles, humaines (prestataires de la formation)
  • Démarche Qualité : Évaluations de la formation et amélioration continue
  • Suivi de la facturation et comptabilité…
  • Etc.

A cela s'ajoutent des exigences réglementaires spécifiques et changeantes nécessitant une certaine vélocité et un état de veille constant pour rester dans la course. Alors, imaginez un instant, que bon nombre de vos tâches quotidiennes liées à la gestion et le suivi des formations se fassent automatiquement. Et que toutes vos informations soient centralisées en un seul endroit, de manière sûre et pérenne - Exit les fichiers excel ou word !
Tout ceci est possible avec la mise en place d’un logiciel de gestion conçu pour les organismes de formation.  Avec ce genre d’outil, il est indéniable que vous allez gagner du temps au quotidien mais pas seulement.

Avec des fonctionnalités telles que les extranets par exemple, vous allez contribuer à l’augmentation de votre satisfaction client.  Stagiaires, Entreprises ou encore formateurs bénéficient d’un espace personnel pour retrouver toutes les informations nécessaires à leur prochaines sessions de formations : Planning, documentation, émargement, évaluations, factures … Tout y est !

Boostez également votre visibilité et votre performance commerciale en optant pour un catalogue public !  Au travers de votre outil de gestion, vous pouvez ainsi publier et maintenir très facilement votre catalogue de formation en donnant la possibilité à vos visiteurs de s’inscrire directement en ligne. En plus c’est 100% personnalisable.

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Le pilotage de votre activité sera aussi facilité grâce aux tableaux de bord et indicateurs, vous permettant de réajuster si nécessaire et mettre ainsi en place une véritable démarche d’amélioration continue.
Certaines fonctions, comme la signature électronique de documents, l’émargement électronique, et la digitalisation des questionnaires de satisfaction permettent de signer des devis et contrats plus rapidement, et de soumettre des dossiers complets aux OPCOs et financeurs plusieurs jours, voire plusieurs semaines, plus tôt qu’avec les échanges papiers traditionnels. Ce gain de temps se traduit directement en gains financiers parfois colossaux ! Quand on connait les délais de paiement des OPCOs, réduire son besoin en fond de roulement de plusieurs semaines représente des sommes très importantes. Si vos stagiaires financent eux-mêmes leur formation, les fonctionnalités de paiement en ligne proposées par certains logiciels pour OF sont également un atout considérable pour votre business et votre trésorerie !

Vous l’aurez compris, selon le logiciel de gestion et les options choisies, les gains peuvent être très intéressants. Il ne vous reste plus qu’à souscrire pour booster votre activité !
A noter que la plupart des logiciels de gestion pour les OF proposent une grille tarifaire adaptée selon la volumétrie de vos formations. Des options peuvent être prises dès la souscription ou plus tard selon vos besoins et votre développement. C’est d’ailleurs le cas chez Dendreo, alors découvrez vite la formule qui vous correspond le mieux !

LIRE AUSSI : Ouvrir son centre de formation professionnelle : comment ça marche ?

La digitalisation de la formation au service des nouvelles méthodes pédagogiques

Depuis quelques années, les organismes de formation ont dû faire face à de multiples changements à la fois réglementaires mais aussi organisationnels pour rester compétitifs. Ce contexte a accéléré la modernisation et la digitalisation de la formation, notamment de l’offre de formation. En effet, on voit apparaître de nouvelles technologies au service de la formation afin de mieux apprendre, et dans une logique d’individualisation des formations et des parcours.

En effet, que ce soit pour optimiser le suivi de vos dossiers administratifs et activités de formation, pour améliorer l’expérience de vos apprenants, ou encore augmenter vos performances commerciales, la digitalisation de la formation apporte de réelles plus-values à votre OF.
On voit alors apparaître des approches pédagogiques novatrices : Blended-learning, E-learning, Classes virtuelles, ou encore réalité augmentée, tout ceci est rendu possible grâce à l’informatique et la digitalisation des formations avec des outils de formation digitaux comme les LMS  et des plateformes de classes virtuelles comme Zoom, Teams ou Dendreo Live.

Proposer une expérience unique à vos clients grâce à ces outils innovants peut être un véritable avantage concurrentiel. Sachez que les principaux LMS du marché s’intègrent parfaitement avec un outil de gestion comme Dendreo. De quoi bénéficier d’une plateforme complète et puissante pour gérer vos contenus pédagogiques et toute la gestion qui en découle.

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En conclusion

Comme vous avez pu le constater, la digitalisation de son centre de formation peut s’opérer à plusieurs niveaux et de manière plus ou moins poussée selon vos moyens. Les montants investis et par conséquent le retour sur investissement sont très variables d’un organisme de formation à l’autre.

Mais les bénéfices sont bien là : gain de temps, gain d’argent, efficacité, satisfaction client, amélioration continue. Autant de bonnes raisons de passer à la digitalisation de votre OF et vous recentrer sur votre cœur de métier : la formation !

Passez la vitesse supérieure et commencez à optimiser la gestion de votre OF en testant gratuitement notre logiciel Dendreo pendant 14 jours.

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