La formation professionnelle nécessite des dizaines de documents.
Entre les contrats, les conventions, les certificats, et toutes les personnes à qui vous devez transmettre ces documents, il est normal de s’y perdre un peu.
Pour vous aider à vous y retrouver nous a créés une série d’articles de blog sur ces derniers.
Dans cet article : La convocation de formation professionnelle, sa définition, les informations qu’elle comprend et son utilité. Et on vous partage même un modèle prêt à l’emploi.
La convocation est un document qui confirme à l’apprenant les modalités pratiques de sa formation : où ? quand ? avec qui ? quoi prévoir ?
Elle peut s’accompagner de documents annexes pour informer et accueillir au mieux les apprenants, par exemple un livret d’accueil comprenant des informations supplémentaires sur :
Techniquement, vous n’êtes pas légalement obligé d’envoyer une convocation.
Mais dans la pratique ? Elle est plus que conseillée.
Elle peut être transmise individuellement à chaque apprenant, ou au responsable de la formation de l’entreprise cliente, qui la transmettra aux salariés inscrits.
Bien que facultative, si elle est utilisée, la convocation à une formation comprend généralement :
Lire aussi : Les documents obligatoires de la formation professionnelle
Si elle n’est pas obligatoire, à quoi sert vraiment la convocation ?
Elle est utile pour informer les inscrits à la formation de toutes les modalités. Elle aide au bon déroulé de la session : tout le monde sait où aller, quand, à qui s’adresser et comment organiser sa journée.
En cas de problème, comme une absence ou un retard d’un apprenant, vous pouvez vous appuyer dessus pour prouver que toutes les informations avaient été transmises dans un délai raisonnable.
Créer et éditer des convocations pour chaque formation, c’est chronophage. Mais on vous aide à aller plus vite : voici un modèle de convocation prêt à utiliser !
Modèle de convocation de formation professionnelle
Comment l’utiliser ? Téléchargez et ouvrez ce modèle avec Word, puis renseignez les informations à la place des textes en bleu. Plus besoin de vérifier partout en ligne si vous avez correctement rempli votre convocation !
Pour qu’elle puisse jouer son rôle, la convocation doit être envoyée suffisamment à l’avance pour permettre aux stagiaires de s’organiser. (Idéalement 1 à 2 semaines avant)
Savoir comment organiser leur arrivée, leurs repas… Ce n’est pas que du détail, ça contribue au bon déroulé de la formation et à en faire une expérience positive pour tout le monde !
Elle peut être envoyée par voie postale ou par mail, manuellement ou directement depuis votre logiciel de gestion de la formation.
Transmettre une convocation, c’est bien. Pouvoir prouver qu’elle a été reçue et consultée, c’est encore mieux.
Obtenir la signature du stagiaire sur la convocation (manuellement ou électroniquement) permet de prouver qu’il a bien reçu toutes les informations pratiques. En cas de désaccord ou d’absence injustifiée, c’est un vrai élément de preuve.
Bien sûr, on vous parlait d’envoi postal, mais aussi de transmission dématérialisée de la convocation à vos participants. Dans ce cas de figure, comment faire signer vos convocations efficacement ?
Mais comment recueillir cette signature lorsque vous envoyez la convocation par voie électronique ? Par mail, via un extranet ou votre logiciel de gestion ?
👉 La réponse est simple : la signature électronique !
Elle réunit tout ce qu’on attend d’un bon processus documentaire :
Chaque signature crée un sceau numérique unique, lié à la fois au document et au signataire. Ce sceau garantit l’authenticité de la signature, et permet de vérifier que le document n’a pas été modifié une fois signé.
C’est une solution fiable, efficace et parfaitement adaptée aux organismes de formation qui souhaitent professionnaliser leur gestion documentaire sans complexifier leur quotidien.
Et comme vous vous en doutez… Dendreo vous permet de gérer ça directement depuis votre interface. Depuis l’envoi de la convocation jusqu’à sa signature, tout est centralisé dans votre logiciel de gestion. Pas besoin de jongler entre plusieurs outils.
En savoir plus sur la conformité légale de la signature électronique
En quelques clics, vous générez vos convocations, vos conventions, vos attestations… sans copier-coller, sans relecture fastidieuse, sans risque d’erreur.
Avec un logiciel de gestion dédié, c’est non seulement possible, c’est même devenu la norme.
Dites au revoir aux risques d’erreurs et aux fautes de frappe, et gagnez du temps grâce aux fonctionnalités puissantes qui complètent la GED pour automatiser la génération des documents de formation.
Pourquoi perdre du temps à ressaisir manuellement ce que vous avez déjà renseigné dans votre outil de gestion ? Vous y avez indiqué :
Tous ces éléments sont déjà là. Il suffit d’un bon générateur de documents pour les transformer automatiquement en convocations prêtes à l’envoi. 🧩
Et avec une GED (gestion électronique des documents) bien pensée, vous centralisez, personnalisez et sécurisez tous vos documents en un seul endroit.
Notre outil vous permet de :
✔ Générer automatiquement vos documents de formation,
✔ Les envoyer à vos participants ou financeurs en quelques clics,
✔ Suivre leur statut,
✔ Et les faire signer électroniquement dans la foulée.
Plus de doublons, plus de copier-coller, plus de stress à l’approche des audits. Juste une gestion fluide, fiable, et 100 % conforme.
En savoir plus sur les fonctionnalités de GED dans Dendreo : par ici 🔍
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