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30/5/2024

Quels sont les 3 documents obligatoires pour une formation ?

Gestion d'organisme de formation
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Quels sont les documents obligatoires pour une formation ?

NDA, contrat, convention, attestation, convocation, bilan, … Il existe de nombreux documents importants quand on parle de formation professionnelle.

Mais seulement 3 sont obligatoires, mais lesquels ? C’est ce que nous allons décrypter dans cet article.

Spoiler alert : le programme de formation et la convocation de formation n'en font par parti 😉

Les organismes de formation (OF) ont de nombreuses responsabilités, notamment en termes de gestion administrative et de conformité documentaire.

Organiser une action de formation professionnelle (ADF) implique bien plus que de simplement rassembler des participants et un formateur dans une salle. La conformité documentaire joue un rôle crucial dans la réussite et la reconnaissance de votre OF.

les documents obligatoires pour les organismes de formation

NDA, BPF, Qualiopi, les premiers jalons

Avant d’évoquer ces obligations liées à la formation en elle-même, le prestataire (OF) doit évidemment s'assurer d'être en capacité de dispenser des formations aux yeux de la loi.

C’est-à-dire détenir un NDA (numéro de déclaration d'activité), s'assurer de remplir et envoyé tous les ans un BPF (Bilan Pédagogique et Financier) en bonne et due forme.

Si il souhaite bénéficier des financements publics, l’organisme de formation doit détenir la certification Qualiopi.

Documents obligatoires :

Pour assurer la conformité de vos sessions, il est essentiel de connaître les documents obligatoires exigés par la loi, ils sont au nombre de 3 :

  • Le contrat / convention de formation
  • Les émargements
  • Le règlement intérieur

Bien souvent il y a confusion entre ce que la loi exige, ce que Qualiopi demande, et ce qui est simplement recommandé.

Ici nous allons nous focaliser uniquement sur les documents obligatoires, nous aborderons les documents non obligatoires mais recommandés dans un autre article.

1. Contrat / Convention de formation 📑

La convention de formation professionnelle, parfois appelée contrat (on vous explique la différence ici), est un document officiel qui formalise l'engagement contractuel entre l'organisme de formation et le stagiaire (ou son employeur).

La convention de formation, prévue par l’article L. 6353-1 du Code du travail, doit mentionner :

  • Intitulé de l’action : Nom de la formation.
  • Identité des parties : Informations sur le stagiaire et l’organisme.
  • Objectifs : Finalités et compétences visées.
  • Contenu : Description des modules de formation.
  • Moyens prévus : Outils et méthodes utilisés.
  • Durée et période de réalisation : Dates et durée de la formation.
  • Modalités de déroulement : Organisation des sessions.
  • Modalités de suivi et de sanction : Critères d’évaluation et certification.
  • Prix et modalités de règlement : Frais de formation et conditions de paiement.
  • Conditions de rétractation : Délai et modalités de rétractation.
  • Sanction de la formation : Certification ou attestation remise.

2. Feuilles de présence / Émargements ✍️

L’état d’émargement est essentiel pour justifier la présence effective des stagiaires à une formation. Les feuilles d’émargements sont cruciales pour leur valeur probante.

Il existe deux types de feuilles : l’émargement collectif et l’émargement individuel. L’organisme de formation choisit le modèle en fonction de l’organisation de la formation.

Pour les prises en charge par les organismes financeurs (OPCO), utilisez un certificat de réalisation des actions de formation, incluant bilans de compétences, actions VAE et apprentissage. Conservez tous les justificatifs de réalisation pour d'éventuels contrôles.

Les émargements doivent être signés par chaque participant à chaque session et comporter les informations suivantes :

  • Identité des stagiaires : Nom et prénom.
  • Titre de la formation : Intitulé du programme suivi.
  • Dates et horaires : Journées et heures des sessions.
  • Signatures : Participants et formateurs pour chaque demi-journée.
  • Emplacements pour horaires : Matin et après-midi.

3. Le règlement intérieur 🏫

Indispensable dès trois mois après le lancement de ses activités, le règlement intérieur est stipulé par les articles L.6352-3 et L.6353-4 du Code du travail comme un document obligatoire pour tout organisme de formation.

Ce document sert ainsi de pierre angulaire pour la gestion de la conformité et de la discipline au sein des sessions de formation, renforçant l'efficacité et la crédibilité de l'organisme formateur.

Il doit inclure :

  • Conditions d'hygiène et de sécurité : Règles à suivre pour prévenir les accidents.
  • Discipline générale : Comportements attendus et interdits.
  • Sanctions : Mesures disciplinaires en cas de non-respect des règles.
  • Procédure de représentation des stagiaires : Élection des délégués pour les stages de plus de 500 heures.
  • Modalités de publicité : Mise à disposition du règlement aux stagiaires.

signature électronique d'une convention de formation

Et maintenant, comment on simplifie tout ça ?

Il faut le dire, ces documents ne sont que la face émergée de l'iceberg que représente la gestion documentaire d'un centre de formation.

Il y a donc là un challenge : Comment simplifier la création, la personnalisation, l'envoie, le suivi, etc... de tous ces types de documents ?

Vous imaginez, devoir créer chaque document pour chacun de vos stagiaires et clients. Cela représente plusieurs journées de perdue chaque mois pour une tâche répétitive à faible valeur ajouté.

N'y a-t-il pas moyen de se simplifier la vie avec toutes ces nouvelles solutions digitales, à l'image de Dendreo.

La solution : la GED (Gestion Électronique des Documents)

La gestion électronique des documents (GED) consiste à générer, organiser et stocker informatiquement l'ensemble des documents relatifs aux formations.

La GED présente de nombreux avantages pour les OFs :

  • Création en quelques secondes de tout les "-tion" : Convention, convocation, attestation, satisfaction, ...
  • Accélération considérable de vos process, en quelques minutes vous générez (publipostage), envoyez et récupérez signé un document, contre plusieurs jours sans GED !
  • Sécurisation et archivage des documents à long terme (ex: les éléments de preuves pour Qualiopi)
  • Simplification de la recherche et de l'accès aux documents
  • Gain de place physique et économie de papier (la planète vous dira merci !)
  • Partage facilité des documents entre collaborateurs
  • On pourrait continuer longtemps ...

Conseils pour la mise en place d'une GED efficace

  • Définir les objectifs et les besoins de votre organisme de formation
  • Choisir une solution GED adaptée aux besoins et contraintes d'un OF
  • Structurer et organiser les documents de manière cohérente et logique
  • Mettre en place des procédures de gestion et de suivi des documents
  • Définir des règles de nommage et de classification des documents
  • Former vos collaborateurs à l'utilisation de la GED

Cadre légal et mises à jour réglementaires

La réglementation relative à la documentation des formations professionnelles peut évoluer. Il est donc crucial de se tenir informé des mises à jour pour garantir la conformité de vos pratiques.

Ressources pour la veille réglementaire

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FAQs : Questions Fréquentes

1. Quels documents administratifs dois-je obligatoirement conserver ?

Vous devez conserver obligatoirement tous les documents mentionnés dans la section "Documents obligatoires" pendant une durée minimale de 5 ans.

Voici une infographie réalisée par Centre Inffo :

durée de conservation des documents pour la formation professionnelle

2. Faut-il obligatoirement faire signer une convention de formation aux participants particuliers ?

La convention est obligatoire uniquement pour les formations financées par un organisme public ou par l'employeur du participant.

En revanche pour les particuliers, vous devez faire signer un contrat de formation.

3. Comment savoir si un organisme de formation est déclaré ?

Vous pouvez vérifier le numéro de déclaration d'activité de l'OF sur le site internet du ministère du travail ou sur FormaPro.

4. Comment gérer les documents obligatoires ?

La gestion des documents obligatoires peut être fastidieuse et chronophage. Il existe des solutions logicielles de Gestion Electronique des Documents (GED) qui permettent de simplifier la création, le stockage, la gestion et le suivi des documents. Dendreo fait figure de référence parmi ces logiciels.

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