Comment mettre en place les émargements électroniques dans votre OF ?

Gérer les feuilles de présence (papiers) peut rapidement devenir une véritable corvée. Entre les imprimer, les distribuer, les récupérer, vérifier les signatures et saisir manuellement les présences... c'est un processus long et fastidieux. Et on ne vous parle même pas des risques de perte ou de falsification des documents papier !

Avec les émargements numériques, vos participants pourront attester de leur présence de manière simple, rapide et écologique, directement depuis leur smartphone, tablette ou ordinateur.

Convaincu ? Alors laissez-nous vous expliquer comment mettre simplement en place cette solution au sein de votre organisme de formation !

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment mettre facilement en place cette solution pour vos sessions de formation !

Qu'est-ce que l'émargement électronique ?

L'émargement électronique est une fonctionnalité (proposée par Dendreo), qui vous permet de numériser le processus de relevé des présences de vos participants.

Concrètement, vos participants peuvent signer électroniquement les feuilles de présence, que ce soit pour des formations à distance ou en présentiel.

Cette fonctionnalité offre de nombreux avantages :

• Gain de temps : Exit les échanges de stylos et de feuilles de main en main, les relances à répétition pour s’assurer que tout le monde a bien signé, etc.
• Simplicité : Plus besoin de gérer des piles de papiers et de courir après les signatures manquantes. Tout se fait en ligne, de manière fluide et intuitive.
• Hygiène : Après une crise sanitaire mondiale, l'émargement électronique est une mesure de précaution supplémentaire pour limiter la transmission d'agents pathogènes entre vos participants.
• Sécurité : Les signatures électroniques sont plus sûres que les signatures papier. Dendreo atteste de l'authenticité des signatures (signature avancée), offrant ainsi une traçabilité complète.
• Protection de l’environnement : L'émargement électronique réduit l'utilisation de papier, contribuant ainsi à la préservation des ressources naturelles et à la réduction des déchets.

Comment mettre en place les émargements dans son OF ?

• Choisir un logiciel complet : Il est crucial de sélectionner un logiciel qui répond à l'ensemble de vos besoins en gestion de formation professionnelle. Ne vous contentez pas d'un outil qui ne répond qu'à un besoin spécifique. Optez pour une solution intégrée qui couvre tous vos processus, de l'inscription des participants à la gestion administrative, en passant par la planification des sessions et l'émargement électronique.
• Éviter les surcoûts cachés : Soyez vigilant quant aux coûts associés aux fonctionnalités d'émargement électronique. Certains logiciels facturent les émargements à l'unité, ce qui peut rapidement devenir coûteux. Par exemple, avec quatre émargements par jour (deux le matin et deux l'après-midi), les frais peuvent s'accumuler de manière significative. Assurez-vous de bien comprendre la structure tarifaire du logiciel choisi et préférez des solutions qui offrent des émargements illimités ou inclus dans un forfait global pour éviter des dépenses imprévues.

→ On vous explique comment choisir le bon logiciel ici : Choisir le BON logiciel de gestion pour son organisme de formation ?

Les émargements électroniques sont inclus GRATUITEMENT et en ILLIMITÉ dans Dendreo.

Fonctionnement général

Lors d'une action de formation, les participants sont invités à se rendre sur une interface de signature (via leur Extranet Participant ou via une liste d'émargement dématérialisée) pendant le(s) créneau(x) de formation, afin de signer leur émargement en ligne. Ils peuvent le faire via leur ordinateur ou téléphone portable.

Le(s) formateur(s) se rend(ent) sur leur Extranet Formateur pour superviser le bon déroulement et enregistrement des émargements participants. Une fois l'intégralité des signatures réalisées, le(s) formateur(s) émarge(nt) à leur tour.

Comment permettre à vos participants d'accéder à l'interface d’émargement ?

Dendreo vous propose deux solutions pour permettre à vos participants d'accéder à l'interface de signature.

La première solution est l'Extranet Participant, une interface personnalisée et sécurisée créée automatiquement par Dendreo pour chacun de vos participants inscrits à une action de formation et depuis laquelle ils peuvent accéder aux informations qui les concernent (agenda des formations passées et futures, questionnaires de satisfactions, partage de documents... ).

En se connectant à leur Extranet Participant pendant le(s) créneau(x) d'une formation, ils peuvent ainsi accéder à l'interface de signature des émargements et émargez les créneaux de formation actifs indiqués sur la page d'accueil de l'Extranet.

La deuxième solution est la liste d'émargement dématérialisée, qui permet, à partir d'une URL ou d'un QR Code, de donner accès à la liste dématérialisée des participants inscrits. En scannant le QR Code affiché dans la salle de formation ou en cliquant sur le lien URL reçu par e-mail, les participants accèdent directement à la liste de présence dématérialisée.

Ils peuvent alors sélectionner leur nom et signer électroniquement. Cette solution est particulièrement utile pour les formations en présentiel, car elle élimine le besoin de manipuler des feuilles de papier et réduit les risques de perte ou de falsification des signatures.

Une validation simplifiée pour les formateurs

Depuis leur Extranet dédié, ils peuvent suivre en direct qui a signé ou non. Une fois que tous les participants ont émargé, ils valident l'ensemble des signatures d'un simple clic.

En cas de retard pour émarger, pas de panique ! Les formateurs peuvent accorder une prolongation de 3 heures aux retardataires. Un motif sera juste à renseigner pour justifier cette extension.

Tout est alors centralisé dans Dendreo : les signatures, la validation du formateur, le relevé des présences... Vous n'aurez plus à vous tracasser avec la gestion de feuilles volantes !

Les fonctionnalités de l'émargement électronique avec Dendreo :

• Une interface de signature responsive : vos participants peuvent accéder à l'interface de signature depuis n'importe quel appareil (mobile, ordinateur portable ou tablette) et signer numériquement, peu importe où ils se trouvent.
• Suivi en temps réel : les formateurs peuvent suivre les signatures en temps réel et valider les émargements directement depuis leur extranet. Plus besoin d'attendre la fin de la formation pour vérifier les présences !
• Flexibilité : nous proposons deux modes de signature pour les participants. Ils peuvent signer via leur extranet personnel ou via une liste d'émargement dématérialisée, accessible depuis un lien ou un QR code.
• Prolongation avec justification : en cas de retardataires, vous avez la possibilité d'activer une prolongation avec justification, permettant aux participants de signer même après la fin du créneau prévu.
• Relevé automatique des présences : dites adieu aux calculs manuels ! Dendreo s'occupe du relevé automatique des présences et des absences, vous faisant gagner un temps précieux.
• Piste d'audit : pour garantir la transparence et l'authenticité des signatures, Dendreo fournit une piste d'audit en ligne, retraçant toutes les actions réalisées par les signataires (signatures, horodatages, prolongations, etc.).
• Intégration dans les modèles de feuille d'émargement : avec les tags dédiés, vous pouvez facilement intégrer les signatures électroniques dans vos modèles de feuille d'émargement personnalisés.

Conclusion

En adoptant une solution d'émargements électroniques comme Dendreo, vous faites un pas de géant vers la modernisation de votre organisme de formation.

Selon la méthode d'émargement que vous choisirez, quelques clics suffiront pour générer les liens d'accès, QR code et autres éléments à transmettre à vos participants. Tout est automatisé pour vous faciliter la tâche.

Que vous organisiez des formations en présentiel ou à distance, avec des participants technophiles ou moins à l'aise avec la technologie, Dendreo vous offre les outils dont vous avez besoin pour rationaliser le processus d'émargement.

Dendreo est là pour vous accompagner à chaque étape. N'hésitez pas à essayer ces fonctionnalités et à découvrir par vous-même à quel point elles peuvent transformer votre quotidien !

Bonne formation !

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