Quel est le prix d'un logiciel de gestion pour organisme de formation ?

Un investissement plus qu’une dépense

Parler prix fait souvent grincer des dents. On part avec un budget en tête… et on découvre parfois un écart avec la réalité du marché.

Mais avant de parler chiffres, posez-vous cette question : qu’attendez-vous vraiment de votre logiciel ?

Gagner du temps ? Éviter les erreurs ? Gagner en efficacité ? La réponse conditionne vos priorités… et donc votre budget.

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Pourquoi le prix ne doit pas être votre premier critère

De 39€ par mois à plus de 2000€ par mois, voilà le prix d’un logiciel de gestion pour organisme de formation aujourd’hui. Ça ne vous avance pas beaucoup, n’est-ce pas ?

C’est normal : le prix seul ne veut rien dire sans comprendre ce qu’il y a derrière.

Pensez-vous qu’un coureur cycliste peut remporter le tour de France avec un vélo à 100€ ?

Évidemment que non ! Pourquoi ? Parce qu’il a besoin d’un vélo performant à la hauteur de ses compétences. Et ce genre de vélo coûte plus de 10 000€ parce qu’ils nécessitent des années de développement et d’innovation, des technologies de pointe, etc.

Et ce que ça veut dire que le vélo à 100€ ne sert à rien ? Non plus, mais ces deux vélos ne répondent pas aux mêmes besoins.

Et bien pour un logiciel de gestion c’est pareil, il faut comparer ce qui est comparable et questionner votre besoin.

Évidemment on a tous un budget en tête ou une idée de prix, mais si vous optez pour un logiciel qui gère 10% de votre administratif vs un logiciel qui gère 90%, ce ne sont pas les mêmes gains de temps et retours sur investissement.

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Le coût d’un mauvais choix

Le bon calcul n’est pas simplement “combien je paie par mois”, mais “combien ça me coûte au total”. À 50 € par mois, vous dépensez 600 € sur l’année, soit 2 880 € de moins qu’une solution à 290 €/mois.

Mais si dans trois ans l’outil ne suit plus et que vous devez migrer, la facture peut exploser.

Selon FieryFX, une migration logicielle complète, incluant la formation, la perte de productivité et les ajustements techniques, peut dépasser 30 000€.

À cela s’ajoute, le remplacement ou la perte temporaire de personnel clé pendant cette transition, qui peut coûter entre 10 000 et 15 000€ par personne.

En clair, vos économies initiales peuvent être effacées, et largement dépassées, par ces coûts cachés.

Ce qui fait varier le prix d’un logiciel :

• La profondeur fonctionnelle : comme quand on achète une voiture, avec les options avancées, ça coûte plus cher.
• L’évolutivité : un logiciel qui grandit avec votre organisme, c’est un investissement durable et rentable. Forcément, un coût s'ajoute pour pouvoir faire des évolutions en continu.
• Vos besoins spécifiques : comme pour une formation créée de A à Z pour un client coûte plus cher qu'acheter un contenu sur-étagère, des fonctionnalités sur-mesure ajoutent au coût, mais répondent parfaitement à vos besoins.
• L**’accompagnement client** : un support technique réactif, ça veut dire avoir un conseil toujours à vos côtés, un atout précieux pour utiliser au mieux  votre logiciel !
• L'infrastructure technique et la sécurité des données : l'hébergement des serveurs, le niveau de protection des données, les certifications de sécurité et la conformité au RGPD sont des facteurs qui influencent également le prix d'un logiciel de qualité.

Profondeur fonctionnelle : basique ou complet ?

Un bon logiciel de gestion couvre l’ensemble de votre activité : administratif, pédagogique, financier et commercial.

Mais inutile de payer pour 200 fonctions si vous n’en utilisez que 10. Listez ce qui est essentiel et ce qui est optionnel.

Posez-vous ces questions :

• De quelles fonctionnalités avez-vous réellement besoin ?
• La personnalisation du logiciel est-elle essentielle pour votre organisme ?
• L’intégration avec vos outils existants est-elle un critère important ?

Plus votre outil centralise, plus vous économisez en temps et en ressources.

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L'évolutivité, une clé pour l'avenir !

Votre organisme évolue ? Choisissez un logiciel qui grandira avec vous. Un outil évolutif évite de se retrouver à l’étroit dans quelques mois, reste à la pointe et suit les exigences de votre secteur.

Demandez-vous :

• S’adapte-t-il à vos besoins changeants ?
• Propose-t-il des mises à jour régulières ?
• S’intègre-t-il facilement à d’autres outils ?

Changer de logiciel coûte cher : migration, formation, adaptation… autant anticiper dès le départ. Voyez-le comme un partenaire durable, pas comme une solution provisoire.

Demandez-vous : « Sera-t-il toujours adapté dans 3 à 5 ans ? »

Si la réponse hésite, visez plus évolutif.

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L'accompagnement client : le facteur différenciant.

L’accompagnement client est un élément souvent négligé, mais pourtant crucial.

Un logiciel sans accompagnement, c'est comme une voiture sans permis : ça ne sert à rien. Un bon accompagnement client se fait sentir à trois moments clés : avant, pendant et après la vente.

• Avant la vente : des conseils personnalisés pour choisir le logiciel qui correspond réellement à vos besoins. Cette étape est cruciale pour éviter les mauvaises surprises et les coûts cachés.
• Pendant la vente : une équipe à votre écoute qui saura vous comprendre, être honnête et transparente sur sa capacité à répondre à votre besoin et être à vos côtés pour porter le projet auprès des décideurs (Gérant, direction technique, SSI, …).
• Après la vente : une formation pour vous familiariser avec le logiciel, un support continu, des mises à jour et des conseils pour optimiser l’utilisation de votre logiciel, tout pour vous aider à tirer 100% de votre solution.

Votre logiciel de gestion doit évoluer avec votre organisme de formation, et un bon accompagnement client vous permettra de rester à la pointe des dernières fonctionnalités et de résoudre rapidement tout problème éventuel.

Les besoins spécifiques de votre organisme : la personnalisation raisonnée

Chaque organisme de formation est unique, avec ses propres défis et exigences. Il est donc essentiel de choisir un logiciel capable de répondre à vos besoins spécifiques. Certains logiciels offrent des options de personnalisation, d'autres proposent des fonctionnalités sur mesure.

Il n’y a pas de méthode magique, un logiciel doit s’adapter à certains de vos process et en challenger d’autres, ce sera l’occasion pour vous de remettre en questions des façons de faire parfois un peu complexes et de mettre en place de nouvelles méthodes de travail.

Discutez avec les éditeurs de logiciels pour trouver la solution la mieux adaptée à votre organisme, ils seront de bons conseils pour vous dire ce qui peut être adapté ou ce qui doit être challengé. Une solution standard peut parfois suffire, mais dans certains cas, des développements spécifiques peuvent s'avérer nécessaires.

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Alors, comment choisir le bon logiciel ?

Maintenant que vous connaissez les facteurs influençant le prix d'un logiciel de gestion pour votre OF, voici quelques conseils pour choisir une solution adaptée à votre budget :

• Consultez des comparatifs indépendants : analyses objectives, retours d'expérience, tableaux comparatifs... Les sites spécialisés offrent souvent une vision impartiale des différentes solutions du marché.
• Traquez les coûts cachés : frais de maintenance, de support, de formation, d’utilisateurs… Soyez attentifs aux petits détails qui peuvent faire une grande différence.
• Analysez le retour sur investissement : gain de temps, réduction des coûts, amélioration de l’efficacité, augmentation des revenus.… Le jeu en vaut-il la chandelle ?
• Tenez compte des avis des utilisateurs : ils sont les mieux placés pour vous donner un avis objectif sur le logiciel. Vous pouvez même contacter des utilisateurs pour avoir leurs retours.

C’est un sujet qu’on ne pourrait traiter en quelques lignes, vous trouverez un article de blog complet sur le sujet. ➡️ Bien comparer les logiciels de gestion de la formation

N'oubliez pas que le choix d'un logiciel de gestion n'est pas une dépense, mais un investissement stratégique pour l'avenir de votre organisme de formation.

Dendreo : une baguette magique pour les centres de formation !

Et si on vous disait qu’il existe un logiciel de gestion pour organisme de formation capable de répondre à tous vos besoins, et à un prix accessible ? 🤔  Oui, oui, vous avez bien lu !

Dendreo est une solution complète et intuitive qui vous permet de :

• Gérer vos inscriptions et vos facturations en un clin d’œil.
• Suivre le parcours de vos apprenants de A à Z.
• Organiser vos sessions de formation et gérer vos formateurs.
• Analyser vos performances et piloter votre activité.

Ça va être difficile de vous expliquer en quelques lignes comment nous allons vous faire gagner 55h par mois, le meilleur moyen de vous faire une idée c’est de tester !

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L'impact de Dendreo sur 1789, une agence de Marketing Digital :

En 2019, l’équipe réalise que ses outils historiques; Excel pour les plannings et Word pour les documents, atteignent leurs limites. L’objectif est clair : structurer et automatiser la gestion pour accompagner la croissance et préparer sereinement la certification Qualiopi.

Après un benchmark approfondi des solutions du marché, le choix se porte sur Dendreo pour trois raisons majeures :

• Relation client : un contact fluide dès les premiers échanges, une démonstration personnalisée centrée sur leurs enjeux réels, et une transparence totale sur les capacités comme sur les limites de la solution.
• Fonctionnalités clés : génération automatique de documents administratifs, planification centralisée et sans erreur (plus de 25 000 h de formation gérées chaque année), catalogue public en ligne intégré au site, gestion simplifiée des intervenants et formateurs.
• Accompagnement : formation express de moins de 4 h pour atteindre l’autonomie, suivi attentif et réactif pour optimiser la prise en main.

Résultats mesurés après seulement 7 mois d’utilisation :

• Zéro erreur de planning malgré un volume d’activité important.
• Un gain de temps administratif significatif, réinjecté dans le suivi pédagogique et le développement commercial.
• Une satisfaction client en nette hausse, portée par une rigueur renforcée et une meilleure qualité de service.

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Conclusion

De 39 € à plus de 2 000 € par mois, le marché des logiciels de gestion est un véritable grand écart tarifaire. Mais le prix brut ne dit rien de la valeur réelle que vous en retirerez. Un logiciel peut sembler « économique » à l’achat, mais vous coûter cher en temps perdu, erreurs, opportunités manquées ou changements prématurés.

Un bon choix, c’est un outil qui :

• Correspond réellement à vos besoins dès aujourd’hui, mais aussi à ceux que vous aurez demain, sans que vous ayez à changer d’écosystème au bout de deux ans.
• Évolue avec vous, en intégrant les évolutions réglementaires, technologiques et métiers, pour que votre organisme reste compétitif et conforme.
• S’accompagne d’un support solide et réactif, qui ne vous laisse pas seul face à la complexité et vous guide pour tirer le meilleur de votre investissement.
• Offre un ROI tangible et mesurable : gain de temps administratif, réduction des erreurs, amélioration de la qualité perçue par vos clients, et in fine croissance de votre chiffre d’affaires.

Le bon logiciel n’est donc pas une dépense : c’est un partenaire stratégique qui sécurise vos process, libère du temps à forte valeur ajoutée et vous aide à passer à l’échelle.

Et si vous cherchez une solution complète, intuitive et évolutive, pensée pour les réalités des organismes de formation, Dendreo coche toutes ces cases… et bien plus.

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