Entre tous les contrôles qui concernent la formation professionnelle, on peut s’y perdre ! Parlons du contrôle de service fait, qui est différent du contrôle qualité. On vous explique tout puis on regarde de plus près quelles sont les différences entre les deux !
Exécuté dans le cadre des actions de formation financées par des fonds publics ou mutualisés, le contrôle de service fait ou CSF sert à vérifier que la prestation financée est bien conforme aux engagements contractuels, légaux et règlementaires.
Il concerne les formations financées par :
Son but : garantir que les fonds sont utilisés de façon juste et prévenir de la fraude. Il protège les financements publics et évite les abus.
Et pour les prestataires de formation, le contrôle conditionne le versement des subventions ou du remboursement, qui n’est enclenché qu’après vérification.
Le contrôle s’assure que la formation a réellement eu lieu, et que le bon nombre d’heures prévues a été dispensé. Il sert aussi à vérifier la conformité des documents : factures, attestations, états d’émargement…
Le contrôle se passe après la réalisation d’une action de formation financée, avant le paiement de l’organisme de formation.
Il est à l’initiative du financeur, et peut se dérouler à distance ou sur site.
Le prestataire de formation doit alors fournir des pièces justificatives.
Les pièces à vérifier sont définies par un arrêté :
D’autres pièces complémentaires peuvent être demandées, notamment en cas d’anomalie constatée :
L’analyse des pièces fait office du contrôle. En cas de doute ou d’anomalie, le financeur peut demander des pièces complémentaires.
Suite au contrôle, le financeur à son origine (notamment un Opco) fait parvenir les résultats au prestataire de formation, qui peut y répondre dans un délai défini par le financeur.
En cas de pièces justificatives insuffisantes ou incohérentes, le financeur peut refuser la prise en charge. En cas d’irrégularité grave, il peut même procéder à un signalement auprès des autorités, notamment la DREETS.
Refus de la prise en charge si le prestataire de formation ou l’employeur :
💡 Le blocage d’un paiement sur une formation financement n’a pas d’impact sur les autres formations.
Signalement auprès des services de l’Etat par les Opco si est constaté :
En cas de constat de non respect d’exigences Qualiopi, les Opco et Transitions Pro peuvent aussi effectuer un signalement à l’instance qui a délivré la certification.
Le contrôle qualité a des objectifs différents, mais aussi des modalités différentes.
Alors oui, ces contrôles sont indépendants l’un de l’autre, et avoir fait l’objet d’un contrôle n’exclue pas d’être soumis à un autre ! Ces vérifications représentent beaucoup de travail et de temps investi pour les OFs dans la préparation des audits et pièces justificatives.
Mais avec une bonne organisation et des outils efficaces, il n’y a pas d’inquiétude à avoir du moment que la qualité et la conformité font déjà partie de vos priorités.
Pour faciliter les contrôles, vos outils de gestion sont vos alliés.
C’est le rôle que se donne Dendreo : notre logiciel de gestion de la formation intègre depuis des années une grille de travail Qualiopi. Grâce à des alertes et des conseils, elle permet aux OF de vérifier en continu leur conformité aux indicateurs et de résoudre les anomalies simplement.
Dans le même esprit, nous proposons une fonctionnalité qui se base sur le référentiel officiel : une grille destinée à guider les OF dans les contrôles de service fait.
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La grille rappelle les exigences du référentiel et explique comment y répondre, en croisant les indicateurs avec ceux de Qualiopi pour éviter de faire tout le travail en double.
Découvrez ici la grille contrôle de service fait basée sur le référentiel 2025 D2OF
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