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18/1/2024

Audit de surveillance Qualiopi : comment le réussir haut la main ?

Qualiopi
Gestion d'organisme de formation

Les audits sont des étapes obligatoires en vue de l’obtention de la certification Qualiopi. Bien qu’il soit le deuxième de la série (trois audits en tout), l’audit de surveillance n’est pas à prendre à la légère. En effet, il permet de vérifier le traitement de toutes les non-conformités détectées lors du premier audit et que l’organisme de formation se trouve continuellement dans une démarche qualité. La réussite de l’audit de surveillance Qualiopi est donc primordiale.
Dendreo vous explique comment y arriver.

L’audit de surveillance Qualiopi : qu’est-ce que c’est et à quoi sert-il ?

L’audit de surveillance Qualiopi fait partie des trois audits imposés par la certification Qualiopi. Il intervient après l’audit initial et avant l’audit de renouvellement.

Son objectif consiste à vérifier que l’organisme de formation est toujours dans le respect des exigences demandées  par le référentiel national qualité (RNQ).
L’OF est soumis à un contrôle par un auditeur, soit d’un organisme certificateur soit d’une instance de labellisation, qui s’assure que les 7 critères et les 32 indicateurs sont toujours conformes.

L’auditeur va s’appuyer sur l’ensemble des documents mais aussi sur les divers entretiens et les observations qui ont été faits lors du premier audit. Si des non-conformités, mineures ou majeures, ont été relevées, alors il va s’assurer que des actions correctives ont bien été mises en place. Si les non-conformités mineures n’ont pas été traitées, alors elles deviennent des non-conformités majeures et l’OF a alors trois mois pour intervenir. De même, l’auditeur vérifie que d’autres non-conformités ne sont pas survenues depuis le dernier passage.

Mais ce n’est pas tout. L’auditeur Qualiopi s’intéresse également aux évolutions de l’organisme de formation, comme de nouvelles offres ou la présence de nouveaux formateurs, et examine qu’elles sont bien dans la démarche qualité de Qualiopi.
De même, si l’OF n’a pas pu être évalué sur certains indicateurs lors de l’audit initial, en raison notamment d’une création récente de son activité (nouvel entrant), cela sera fait pendant l’audit de surveillance.

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Différences entre l’audit initial, de surveillance et de renouvellement

Pour comprendre le cheminement de la certification Qualiopi, il faut bien distinguer le rôle de chacun des trois audits.

L’audit initial, comme son nom l’indique, est le tout premier audit. Il se déroule dans les locaux du centre de formation. L’auditeur examine tous les indicateurs du référentiel national qualité pour lesquels l’OF est concerné et qu’il est en mesure de justifier. Si des non-conformités sont repérées, deux possibilités :

  • non-conformités mineures n’excédant pas le nombre de quatre : la certification est quand même accordée pour trois ans, mais l’OF doit bien évidemment définir un plan d’action à mettre en place dans les six mois ;
  • non-conformités majeures : certification en attente de délivrance le temps que l’OF démontre à l’auditeur que des actions correctives ont été mises en place.

L’audit de surveillance Qualiopi peut se dérouler à distance.  L’auditeur contrôle les actions correctives et les indicateurs du RNQ qui n’ont pas été vérifiés auparavant. Il peut prononcer la suspension de la certification Qualiopi si les non-conformités n’ont pas été corrigées ou s’il observe de nouvelles non-conformités majeures.

Enfin, l’audit de renouvellement est différent de l’audit de surveillance, mais semblable à l’audit initial.

>>> LIRE AUSSI : La certification Qualiopi, quésaco ? Est-elle obligatoire pour les OFs ?

 

Calendrier d'audit et dates importantes

L’audit de surveillance Qualiopi se déroule généralement entre le 14e et le 22e mois suivant l’obtention de la certification.
Un délai supplémentaire est autorisé jusqu’au 28e mois pour les OF qui ont eu leur certification avant le 1er janvier 2021.
Ce calendrier vous permettra de savoir quand réaliser le vôtre.

Certification Qualiopi obtenue en 2021 au mois de Audit de surveillance au plus tard au mois de
Octobre Février 2023
Novembre Mars 2023
Décembre Avril 2023
Certification Qualiopi obtenue en 2022 au mois de Audit de surveillance entre les mois de
Janvier mars 2023 et novembre 2023
Février avril 2023 et décembre 2023
Mars mai 2023 et janvier 2024
Avril juin 2023 et février 2024
Mai juillet 2023 et mars 2024
Juin août 2023 et avril 2024
Juillet septembre 2023 et mai 2024
Août octobre 2023 et juin 2024
Septembre novembre 2023 et juillet 2024
Octobre décembre 2023 et août 2024
Novembre janvier 2024 et septembre 2024
Décembre février 2024 et octobre 2024
Certification Qualiopi obtenue en 2023 au mois de Audit de surveillance entre les mois de
Janvier mars 2024 et novembre 2024
Février avril 2024 et décembre 2024
Mars mai 2024 et janvier 2025
Avril juin 2024 et février 2025
Mai juillet 2024 et mars 2025
Juin septembre 2024 et mai 2025
Juillet septembre 2024 et mai 2025
Août octobre 2024 et juin 2025
Septembre novembre 2024 et juillet 2025
Octobre décembre 2024 et août 2025
Novembre janvier 2025 et septembre 2025
Décembre février 2025 et octobre 2025



>>> LIRE AUSSI : Comment obtenir la certification Qualiopi pour son centre de formation

Préparer efficacement son audit de surveillance Qualiopi

Ce n’est pas parce que vous avez obtenu la certification Qualiopi après votre audit initial qu’elle vous est acquise à vie. Souvenez-vous, elle peut très bien vous être retirée temporairement ou de façon définitive si vous n’avez pas fait ce qu’il fallait. Un seul mot d’ordre pour réussir son audit de surveillance Qualiopi : la préparation et une démarche d’amélioration continue efficace !

Dans un premier temps, reprenez le rapport de l’audit initial et assurez-vous que chaque non-conformité a été réglée. Si des mesures sont en cours, voyez où elles en sont. Si certaines n’ont pas encore été déclenchées, traitez-les en priorité. Prenez également l’habitude de maintenir une certaine rigueur dans la gestion de tous vos documents (offre, catalogue, etc.). En effet, ces derniers vont être épluchés par l’auditeur pendant l’audit.

Ensuite, penchez-vous sur chaque indicateur du référentiel national qualité dont vous dépendez. Si vous constatez qu’il manque un document ou toute autre preuve pour valider l’indicateur, là aussi faites-en une priorité.

Les pièges à éviter

Attention, certains points demandent de redoubler de vigilance pour réussir son audit de surveillance Qualiopi :

  • ne pas confondre positionnement de la formation (estimation du niveau de l’apprenant avant la formation) et prérequis (indicateur 8) ;
  • ne pas avoir mis en place un réseau de partenaires spécialisés dans l’aide aux personnes en situation de handicap (indicateur 26) ;
  • ne pas pouvoir prouver la collecte des appréciations des apprenants, des financeurs, des entreprises et de l’équipe pédagogique (indicateur 30) ;
  • ne pas vérifier les étapes formelles de l’action de formation, c’est-à-dire s’assurer de la bonne réception de documents pour les apprenants par exemple la convocation ;
  • le non-respect de la charte de la marque Qualiopi, à savoir la mauvaise utilisation des éléments de communication ou du logo.
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Assurez-vous de l’obtention de votre certification Qualiopi avec Dendreo

La préparation d'un audit de surveillance Qualiopi peut sembler comme une montagne à escalader, surtout si vous êtes embourbé dans les détails de votre fonctionnement quotidien. Dans ce contexte, avoir un partenaire fiable peut faire toute la différence. C’est ici que Dendreo entre en jeu.

Dendreo est spécialement conçu pour vous aider à naviguer sans accrocs à travers les complexités des audits Qualiopi. Il intègre les critères spécifiques du référentiel national qualité (RNQ) et vous permet de rassembler toutes les informations nécessaires en un seul et même endroit. Cela facilite non seulement la préparation de vos audits, mais assure aussi que vous ne négligez aucun détail.

Spécialiste des solutions pour organismes de formation, Dendreo vous propose un ensemble d’outils conçus pour vous simplifier la vie.
Notre expertise va au-delà du simple service de gestion : nous vous accompagnons dans le processus complexe de la certification Qualiopi.

Facilité d’utilisation

Avec une grille de travail intégrée à notre logiciel, Dendreo vous offre une structure claire et ordonnée pour la préparation de votre audit. Cette grille contient des checklists, des rappels et des conseils relatifs à chacun des 7 critères et des 32 indicateurs du référentiel national qualité (RNQ). Vous pouvez consigner dans cette dernière vos preuves mais aussi vos pistes d’amélioration.
Plus de risques de passer à côté d'un élément crucial !

Outils de suivi

Les outils de suivi intégrés vous permettent de suivre en temps réel les actions correctives que vous avez mises en place suite aux non-conformités éventuelles. Vous pouvez ainsi partager ces informations précieuses avec votre auditeur et montrer en toute transparence que vous avez pris les mesures nécessaires pour respecter les normes.

Assistance personnalisée

En plus des fonctionnalités logicielles, l'équipe Dendreo vous offre une assistance personnalisée. Des experts sont disponibles pour répondre à vos questions, vous aider à préparer votre audit et même vous conseiller sur les meilleures pratiques pour répondre aux exigences spécifiques du RNQ.

Une démarche qualité continue

L'un des avantages majeurs de Dendreo est sa capacité à faciliter votre démarche qualité continue. Grâce à des rappels automatiques et des alertes personnalisées, notre logiciel vous aide à maintenir les normes au-delà de vos audits Qualiopi, assurant ainsi une qualité constante dans votre offre de formation.

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En conclusion

La certification Qualiopi est une garantie de qualité indispensable pour toute structure de formation. Mais elle ne s'obtient pas sans effort. Dendreo est votre partenaire dans cette démarche, vous offrant les outils et l'accompagnement nécessaires pour faire de votre audit de surveillance un succès retentissant.

Assurez votre conformité et pérennisez votre activité en vous associant à Dendreo pour votre démarche qualité. Ne laissez rien au hasard, optez pour une solution qui fait ses preuves.

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