Ce n’est pas un secret, le contrôle de la formation professionnelle s’est renforcé ces dernières années.
Au delà des obligations règlementaires pour exercer, il y a aussi les normes et contrôles qui conditionnent l’accès aux financements publics, comme Qualiopi. C’est donc sans surprise que les réactions sont partagées depuis l’ajout du contrôle de service fait et du contrôle du GIE D²OF dans l’équation.
Certains OF accueillent cette rigueur, frustrés par les activités frauduleuses d’acteurs malhonnêtes, durant le pic de la fraude au CPF par exemple. Ils y voient une opportunité pour les organismes sérieux et qualitatifs de légitimer leur activité.
D’autres regrettent une surveillance trop importante de la formation. Ils craignent qu’elle pourrait affecter négativement même ceux qui suivent les règles à la lettre. Ils ressentent une saturation face à la multiplication des contrôles, et s’inquiètent de la perte de temps et de ressources que leur préparation va demander.
Aujourd’hui, on vous partage un retour d’expérience plus que rassurant, pour savoir à quoi vous attendre en cas de contrôle !
En quelques mots, petit rappel : le contrôle de service fait peut être déclenché par un financeur (OPCO, Pôle emploi, CPF, Etat, Régions…) après la réalisation d’une formation, avant le paiement. Son but : vérifier que la prestation financée a bien été réalisée conformément aux engagements.
Le contrôle s’effectue sur l’analyse de pièces justificatives.
💡 À ne pas confondre avec Qualiopi, qui évalue la conformité pédagogique et organisationnelle globale des formations.
Plus de détails dans notre page dédiée 📖
Le GIE D²OF distingue ses contrôles à la fois des audits Qualiopi, et du contrôle de service fait déclenché directement par un financeur unique. Mais leur objectif est similaire à ces derniers : vérifier que des actions financées ont effectivement eu lieu, conformément aux modalités entre l’organisme et le financeur.
Plusieurs organismes financeurs ont créé un groupement d’intérêt économique (GIE) dénommé D²OF, d’où “GIE D²OF”, en application des articles L. 6316-1 et R. 6316-1 et suivants du Code du travail.
Dans le contexte du Décret n° 2023-1396 du 28 décembre 2023, qui a précisé et renforcé le contrôle exercé par les organismes financeurs en matière de formation professionnelle, ce groupement a décidé de conduire une campagne de contrôles qualité en 2025.
Les contrôles sont menés par des prestataires externes choisis par le groupement. Peu importe le membre du groupement (financeur) qui le prend en charge, le contrôle est le même. L’organisme ne sera contrôlé qu’une fois au nom du GIE D²OF, même si plusieurs de ses financeurs en sont membres.
Quoi de plus parlant qu’un témoignage direct ? Aymerick Pénicaut, Président Directeur Général de Ashler & Manson et client Dendreo pour son organisme de formation Campus by A&M, nous a parlé de son expérience.
Il a été informé de son contrôle par un courrier LRAR reçu environ un mois avant la date du contrôle. Il a également reçu une attestation confirmant par le GIE D²OF que le prestataire l’ayant contacté pour effectuer le contrôle avait bien reçu de leur part le pouvoir de mener le contrôle.
La préparation a demandé un peu d’anticipation :
Il a fallu envoyer toutes les actions de formation réalisées sur la période du contrôle. Ensuite un échantillon de 10 actions de formation a été sélectionné dans lequel il fallait donner pour chaque action l’ensemble des justificatifs par item.
Qualiopi était frais, mais on a pris le référentiel et regardé les items et avons cherché les preuves.
Le contrôle en lui-même a duré environ 5 heures. Mais il a vraiment commencé quelques jours avant, avec l’envoi d’un échantillon de 10 actions sur la plateforme Datadock.
💡 Bon à savoir : la plateforme n’accepte que 3 justificatifs par critère, alors que 10 actions sont contrôlées. Ne soyez pas surpris ! Les justificatifs manquant pourront être ajoutés lors du contrôle. Dans le cas d’A&M, il leur a été demandé de fournir une clé USB comprenant l’ensemble des éléments, à préparer pour le jour J. Lors du contrôle, chaque item a été repris un par un.
L’équipe s’est appuyée sur les conventions, attestations et convocations de formation pour préparer le contrôle et servir de preuves, ainsi que des éléments de leur site internet.
Il a demandé comment on peut prouver que l’attestation de formation n’est pas falsifiée/ falsifiable. On sent vraiment qu’ils recherchent, plus que la qualité de la formation, que la formation a réellement été faite, et que donc la prise en charge par le financeur n’est pas liée à une escroquerie. Il était aussi sensible à la comptabilisation comptable des factures de formation.
On ressent bien la différence d’objectif avec le contrôle Qualiopi. Bien que certains organismes se sentent trop surveillés par cette multiplication des contrôles, il faut bien retenir qu’ils ont des finalités différentes.
J’ai trouvé ce contrôle plus light sur le process, le consentement et les accès à la formation, mais plus ciblé sur la réalité des formations. En clair, ils recherchent à savoir si une machination n’a pas été mise en place pour gruger le financeur.
À l’issue du contrôle, vous recevrez un rapport reprenant la liste des actions de formation contrôlées, avec le nombre de stagiaires y ayant participé. Le rapport identifie également le contrôleur, et le ou les représentants de l’OF qui étaient présents lors du contrôle.
Comme dit précédemment, vous ne serez pas de nouveau contrôlé par le GIE D²OF. Reste à savoir ce qu’il en sera des futures campagnes de contrôles : les mêmes organismes seront-ils de nouveau contrôlés dans quelques années ?
Pour le moment, un contrôle suffit. Mais cela ne signifie pas qu’un financeur non membre du GIE D²OF ne peut pas déclencher un contrôle de service fait. Ce contrôle ne change rien non plus à votre cycle Qualiopi et donc aux audits à passer pour maintenir votre certification.
En clair, d’autres instances peuvent vous contrôler à leur tour, pour d’autres raisons.
Comme en témoigne A&M, le contrôle de service fait repose lourdement sur des pièces justificatives. Elles servent à prouver que les actions de formations financées ont effectivement eu lieu. C’est là que l’importance de vos efforts et de votre minutie du quotidien est explicite. Les documents générés tout au long du processus d’une formation doivent être complets, conformes, et organisés pour les retrouver facilement.
💡 Pour utiliser comme preuves ou appui des éléments de votre site internet, vous pouvez transmettre des impressions d’écran au format PDF.
Pour accompagner nos clients dans tous leurs contrôles et audits, nous allons plus loin…
Nous avons montré la solution Dendreo globalement au contrôleur, qui a trouvé l’outil très bien fait ainsi que la grille service fait. Il a pris les coordonnées de Jean-Pierre.
La grille de contrôle de service fait, développée avec le conseil expert de Jean-Pierre Mouchet sur un modèle similaire à notre grille Qualiopi, est un outil supplémentaire pour vous accompagner.
Des grilles de travail dynamiques, basées sur les référentiels, qui vous permettent de vérifier facilement que vous répondez bien aux indicateurs et exigences.
C’est très simple, on n’en a que quelques uns :
Et le meilleur conseil vient de ceux qui l’ont vécu :
Si un audit Qualiopi est récent, je pense que l’audit n’a quasiment pas besoin d’être préparé.
Parce que comme pour Qualiopi, le plus gros du travail est en réalité fait au quotidien. Ce n’est pas la veille que vous allez créer vos preuves de formation : il vous suffit de les rassembler pour les présenter à l’auditeur. Et avec une bonne organisation dans votre logiciel de gestion, c’est chose faite en quelques minutes !
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