Vous voilà arrivés au terme de votre premier cycle de certification Qualiopi. Félicitations, vous avez relevé le défi de l'audit initial et de l'audit de surveillance avec brio ! Mais ce n'est pas fini, l'aventure continue avec l'audit de renouvellement. Cet audit crucial vous permettra de repartir pour un nouveau cycle de 3 ans.
Mais, en quoi consiste cet audit de renouvellement Qualiopi, quand a-t-il lieu et quelles astuces pour le réussir haut la main ? Nous vous expliquons tout dans cet article.
L'audit de renouvellement est le dernier des trois audits Qualiopi. Il intervient entre 22 et 23 mois après l'audit initial, et permet à votre organisme de formation de renouveler sa certification pour 3 années supplémentaires.
Concrètement, cet audit vérifie que vous avez maintenu vos bonnes pratiques de formation et vos processus qualité sur le long terme. L'auditeur s'assurera que vous respectez toujours les critères du Référentiel National Qualité (RNQ).
Bien que l'audit de renouvellement clôture le cycle Qualiopi, il se déroule de la même manière qu'un audit initial. Votre auditeur passera en revue l'ensemble des indicateurs applicables, comme lors de votre première certification.
L'audit initial et l'audit de renouvellement ont pour objectif de vérifier la conformité de l'organisme de formation au référentiel national qualité (RNQ), tandis que l'audit de surveillance vise à maintenir les standards Qualiopi depuis l'obtention de la certification.
Dit différemment, l’audit de renouvellement n'est pas votre première expérience Qualiopi. Vous avez déjà mis en place les process et acquis les bonnes habitudes pour assurer une qualité constante.
À l’inverse, l'audit de surveillance est plus léger. Il vise simplement à vérifier que vous maintenez le cap depuis l'audit initial, sans repasser en revue l'intégralité des critères.
Selon la réglementation, l'audit de renouvellement doit se tenir avant la date d'expiration de votre certificat Qualiopi actuel. Mais soyez vigilant !
En effet, si des non-conformités majeures sont détectées, vous disposez de 3 mois pour les lever. Et votre certificateur a ensuite 1 mois pour vérifier et prendre sa décision.
Donc pour être tranquille, nous vous recommandons vivement de planifier votre audit de renouvellement 4 à 5 mois avant la date d'échéance de votre certification. Comme ça, vous aurez une marge de manœuvre confortable pour traiter d'éventuels écarts.
Depuis l'arrêté du 31 mai 2023, tous les audits de renouvellement Qualiopi se déroulent obligatoirement sur site, dans vos locaux.
Mais qu'en est-il si, comme de nombreux organismes, vous n'avez pas de locaux dédiés ? Pas de panique, dans ce cas, vous conviendrez simplement avec votre auditeur d'un lieu de rendez-vous adapté, comme votre domicile par exemple.
L'audit de renouvellement, comme l'audit initial, a une durée supérieure à celle de l'audit de surveillance. Cependant, la durée exacte dépend de trois facteurs principaux : le chiffre d'affaires généré par le prestataire, le nombre de catégories d'actions de formations à auditer, et le nombre de sites à auditer.
Voici comment calculer le temps que durera votre audit de renouvellement :
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Pour optimiser vos chances de réussite, rien ne vaut une préparation en amont soignée. Des pistes pour vous organiser :
La première étape de la préparation : analyser les résultats de l'audit précédent, l'audit de surveillance.
Cette analyse vous permettra de déterminer vos points forts et vos points faibles. C'est en identifiant vos faiblesses que vous pourrez les transformer en forces.
Prenez le temps de bien étudier les observations du certificateur. Elles sont précieuses et vous aideront à adapter votre démarche qualité. Et surtout, revenez sur les éventuelles non-conformités qui auraient pu être déclarées. C'est en les corrigeant que vous vous assurerez d'être en phase avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Réalisez un audit blanc, ça vous permettra d'identifier d'éventuels points faibles avant le jour J.
Maintenant que vous avez identifié vos points d'amélioration, il est temps de passer à l'action ! La deuxième étape consiste à mettre à jour vos éléments de preuves et la mise en œuvre de votre organisme de formation.
Votre documentation doit être conforme aux exigences du RNQ. Pensez à inclure :
N'ayez pas peur de vous remettre en question et de repenser certains de vos processus. L'objectif est d'être irréprochable aux yeux de l'auditeur.
Vous ne pouvez pas réussir votre audit de renouvellement Qualiopi seul. La démarche qualité concerne tout le monde au sein de votre organisme de formation. C'est pourquoi la troisième étape consiste à sensibiliser vos formateurs et vos apprenants.
Vos formateurs doivent être impliqués dans la mise en place de la démarche qualité. Ils doivent être en mesure d'adapter leur pédagogie en fonction des besoins des apprenants. Organisez des réunions d'information, des formations si nécessaire, pour qu'ils comprennent bien les enjeux et leur rôle dans cette démarche.
Quant à vos apprenants, ils doivent être informés des modalités de suivi et d'évaluation de leur formation. Expliquez-leur clairement ce qui les attend et comment leur formation s'inscrit dans une démarche qualité globale. Recueillir leurs retours fait partie du processus qualité !
Maintenant que tout le monde est sensibilisé, il est temps de mettre en place un plan d'actions. Il intervient pour corriger les éventuelles non-conformités constatées lors de l'audit précédent et pour améliorer les pratiques de votre organisme de formation.
Ce plan d'action doit être clair, précis et adapté à vos besoins spécifiques. Il permet d'encourager une amélioration continue.
N'hésitez pas à vous faire accompagner par des experts si vous en ressentez le besoin. Souvenez-vous que l'auditeur se penchera particulièrement sur les non-conformités relevées lors de votre audit de surveillance. Il vérifiera si votre processus qualité est bien mis en œuvre.
Attention ! Les non-conformités mineures non corrigées depuis le dernier audit seront considérées comme des non-conformités majeures lors du renouvellement.
Vous y êtes presque ! La dernière étape : préparer la visite de votre auditeur. Prévoyez une salle dédiée pour l'audit, ainsi que tous les documents nécessaires à la présentation de votre organisme. Les responsables de l'organisme doivent être disponibles pour répondre aux questions du certificateur et lui présenter ses différentes activités.
Entraînez vous à répondre aux questions potentielles de l'auditeur. Plus vous serez préparés, plus vous serez à l'aise le jour J.
C’est à cette étape qu’il est très utile de disposer d’un logiciel de gestion pour votre organisme de formation. Un logiciel comme Dendreo vous permet de créer, éditer, organiser et conserver vos documents tout au long du cycle de certification Qualiopi.
Avec son guide intégré à l'interface, Dendreo vous aide à prendre en considération les indicateurs qualité. Il vous aide ainsi à vous préparer aux différentes étapes du cycle Qualiopi.
Découvrir comment Dendreo vous aide dans l'audit de renouvellement Qualiopi
Enfin, profitez de ce renouvellement pour déclarer tout changement majeur : nouvelles formations, nouveaux locaux, recours à la sous-traitance, etc. Votre auditeur vérifiera alors que ces évolutions respectent bien le RNQ.
Réussir son audit de renouvellement est un accomplissement gratifiant, mais votre périple Qualiopi ne s'arrête pas là. Votre certificat est valide pour une nouvelle période de 3 ans, mais à l'issue de cette période, il faudra repartir pour un tour !
N'oubliez pas que votre process qualité devrait être un levier de croissance, pas une corvée administrative !
Bien que l'audit de renouvellement puisse paraître complexe et exigeant, Dendreo est là pour vous simplifier la vie. Notre solution intègre les critères précis du référentiel national qualité (RNQ) et permet de regrouper tous vos éléments de preuve en un seul endroit. Idéal pour vous préparer efficacement, que ce soit pour l'audit de renouvellement ou le suivi de votre démarche amélioration continue au quotidien.
Avec Dendreo, fini le casse-tête des audits Qualiopi ! Concentrez-vous sur votre cœur de métier, la formation, pendant que nous nous chargeons de la partie administrative.
Votre réussite est la nôtre : nous vous accompagnerons au quotidien, pour Qualiopi comme pour la gestion de votre OF !
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