Vous voilà arrivés au terme de votre premier cycle de certification Qualiopi. Félicitations, vous avez relevé le défi de l'audit initial et de l'audit de surveillance avec brio ! Mais ce n'est pas fini, l'aventure continue avec l'audit de renouvellement. Cet audit crucial vous permettra de repartir pour un nouveau cycle de 3 ans.
Mais, en quoi consiste cet audit de renouvellement Qualiopi, quand a-t-il lieu et quelles astuces pour le réussir haut la main ? Nous vous expliquons tout dans cet article.
L'audit de renouvellement est le dernier des trois audits Qualiopi. Il intervient entre 22 et 23 mois après l'audit initial, et permet à votre organisme de formation de renouveler sa certification pour 3 années supplémentaires.
Concrètement, cet audit vérifie que vous avez maintenu vos bonnes pratiques de formation et vos processus qualité sur le long terme. L'auditeur s'assurera que vous respectez toujours les critères du Référentiel National Qualité (RNQ).
Bien que l'audit de renouvellement clôture le cycle Qualiopi, il se déroule de la même manière qu'un audit initial. Votre auditeur passera en revue l'ensemble des indicateurs applicables, comme lors de votre première certification.
L'audit initial et l'audit de renouvellement ont pour objectif de vérifier la conformité de l'organisme de formation au référentiel national qualité (RNQ), tandis que l'audit de surveillance vise à maintenir les standards Qualiopi depuis l'obtention de la certification.
Dit différemment, l’audit de renouvellement n'est pas votre première expérience Qualiopi. Vous avez déjà mis en place les process et acquis les bonnes habitudes pour assurer une qualité constante.
À l’inverse, l'audit de surveillance est plus léger. Il vise simplement à vérifier que vous maintenez le cap depuis l'audit initial, sans repasser en revue l'intégralité des critères.
Selon la réglementation, l'audit de renouvellement doit se tenir avant la date d'expiration de votre certificat Qualiopi actuel. Mais soyez vigilant !
En effet, si des non-conformités majeures sont détectées, vous disposez de 3 mois pour les lever. Et votre certificateur a ensuite 1 mois pour vérifier et prendre sa décision.
Donc pour être tranquille, nous vous recommandons vivement de planifier votre audit de renouvellement 4 à 5 mois avant la date d'échéance de votre certification. Comme ça, vous aurez une marge de manœuvre confortable pour traiter d'éventuels écarts.
Depuis l'arrêté du 31 mai 2023, tous les audits de renouvellement Qualiopi se déroulent obligatoirement sur site, dans vos locaux.
Mais qu'en est-il si, comme de nombreux organismes, vous n'avez pas de locaux dédiés ? Pas de panique, dans ce cas, vous conviendrez simplement avec votre auditeur d'un lieu de rendez-vous adapté, comme votre domicile par exemple.
L'audit de renouvellement, comme l'audit initial, a une durée supérieure à celle de l'audit de surveillance. Cependant, la durée exacte dépend de trois facteurs principaux : le chiffre d'affaires généré par le prestataire, le nombre de catégories d'actions de formations à auditer, et le nombre de sites à auditer.
Voici comment calculer le temps que durera votre audit de renouvellement :
→ Inclure schéma avec les durées
Pour optimiser vos chances de réussite, rien ne vaut une préparation en amont soignée. Revoyez vos processus, vérifiez que toute la documentation est à jour, et rassemblez toutes les preuves démontrant votre démarche d'amélioration continue. Révisez les 7 critères et les 32 indicateurs.
Réalisez un audit blanc, ça vous permettra d'identifier d'éventuels points faibles avant le jour J.
Enfin, profitez de ce renouvellement pour déclarer tout changement majeur : nouvelles formations, nouveaux locaux, recours à la sous-traitance, etc. Votre auditeur vérifiera alors que ces évolutions respectent bien le RNQ.
Si vous utilisez un logiciel de gestion comme Dendreo, tout est consigné il sera donc plus facile de préparer votre audit. Cela ne vous prendra que quelques minutes.
Réussir son audit de renouvellement est un accomplissement gratifiant, mais votre périple Qualiopi ne s'arrête pas là. Votre certificat est valide pour une nouvelle période de 3 ans, mais à l'issue de cette période, il faudra repartir pour un tour !
N'oubliez pas que votre process qualité devrait être un levier de croissance, pas une corvée administrative !
Bien que l'audit de renouvellement puisse paraître complexe et exigeant, Dendreo est là pour vous simplifier la vie. Notre solution intègre les critères précis du référentiel national qualité (RNQ) et permet de regrouper tous vos éléments de preuve en un seul endroit. Idéal pour vous préparer efficacement, que ce soit pour l'audit de renouvellement ou le suivi de votre démarche amélioration continue au quotidien.
Avec Dendreo, fini le casse-tête des audits Qualiopi ! Concentrez-vous sur votre cœur de métier, la formation, pendant que nous nous chargeons de la partie administrative.
Votre réussite est la nôtre : nous vous accompagnerons au quotidien, pour Qualiopi comme pour la gestion de votre OF !
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